第07章 使用PowerPoint制作演示文稿

电脑办公和上机实训第4章使用PowerPoint制作演示文稿PowerPoint是制作演示课件的有力工具，用户无论是向观众介绍一个计划、一种新产品，还是作报告、培训员工，只要事先使用PowerPoint做一个演示文稿，就会使阐述过程简明而又清晰，轻松而又丰富翔实，从而更有效地与他人沟通。电脑办公和上机实训通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容:PowerPoint的工作界面演示文稿的创建方法幻灯片的基本操作幻灯片的设计方法放映和打印演示文稿演示文稿的打包和解包电脑办公和上机实训本章章节内容安排如下：7.1熟悉PowerPoint工作界面7.2创建演示文稿7.3编辑修改幻灯片7.4设计幻灯片7.5放映演示文稿7.6打印演示文稿7.7保存与打包演示文稿7.8思考与练习电脑办公和上机实训7.1熟悉PowerPoint工作界面选择“开始”|“程序”|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficePowerPoint2003命令，可以打开PowerPoint2003的工作窗口，如下图所示。标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏任务窗格状态栏备注窗格栏幻灯片编辑窗格视图切换大纲与幻灯片方式切换图形工具栏电脑办公和上机实训7.2创建演示文稿在PowerPoint2003中，用户可以使用多种方法来创建演示文稿，例如使用模板、向导或根据现有文档创建。创建空演示文稿根据设计模板创建演示文稿根据内容提示向导创建演示文稿根据现有演示文稿创建新演示文稿电脑办公和上机实训创建空演示文稿空演示文稿是一种形式最简单的演示文稿，没有应用设计模板、配色方案以及动画方案，但空演示文稿留给用户的设计余地却是最大的。在设计时，用户首先需要注意演示文稿的内容，然后再去对其进行修饰，从而设计出完美的演示文稿。电脑办公和上机实训根据设计模板创建演示文稿设计模板是预先定义好的演示文稿的样式、风格，包括幻灯片的背景、装饰图案、文字布局及颜色大小等，PowerPoint为用户提供了许多美观的设计模板，用户在设计演示文稿时可以先选择演示文稿的整体风格，然后再作进一步的编辑修改。利用模板创建的演示文稿一开始就有漂亮的界面和统一的风格，利用这种方式新建的演示文稿一般会有背景或装饰图案，有助于用户在设计时就能随时调整内容的位置等以获得较好的画面效果。利用模板创建演示文稿可以让用户付出较少的时间而取得较好的效果。电脑办公和上机实训根据内容提示向导创建演示文稿利用内容提示向导创建的演示文稿中已经自动具有完整的结构、格式和统一的外观风格，其中一般包含了多张幻灯片，并且每张幻灯片都有典型的主题内容和相应的格式。这时，用户只需拖动窗口左边的滚动条来查看每张幻灯片的内容，将自己的内容按幻灯片中的提示进行修改或添加进去就可以了。下图所示为“内容提示向导”。电脑办公和上机实训根据现有演示文稿创建新演示文稿要根据现有的演示文稿创建新演示文稿，可以在菜单栏中选择“文件”|“新建”命令，并在“新建演示文稿”任务窗格中选择“根据现有的演示文稿创建”选项，打开“根据现有的演示文稿新建”对话框，然后选择希望使用的演示文稿名称，并单击“创建”按钮。电脑办公和上机实训7.3编辑修改幻灯片幻灯片是演示文稿的组成部分，演示文稿是由多个幻灯片构成的。在幻灯片演示文稿中，编辑每一张文稿就如同编辑一般的文档资料一样，可以对其进行添加、移动、删除等操作。添加、移动和删除幻灯片设置字体及字体对齐方式添加项目符号和编号更改幻灯片背景电脑办公和上机实训添加、移动和删除幻灯片添加新的幻灯有以下方法。在菜单栏中选择“插入”|“新幻灯片”命令。在普通视图中的“大纲”或“幻灯片”选项卡中，右击其中任意一个幻灯片，在打开的快捷菜单中，选择“新幻灯片”命令。在“格式”工具栏中，单击“新幻灯片”按钮。直接使用快捷键Ctrl+M。电脑办公和上机实训设置字体及字体对齐方式在演示文稿中设置字形、字号、字体颜色等项目与在Word中的设置基本相似。首先通过拖动鼠标选中需要更改的文字。然后，选择“格式”|“字体”命令，或者右击文本框的边框，在弹出的菜单中选择“字体”命令。此时，就会弹出如下图所示的“字体”对话框，在该对话框中可以对字体、字形和字号以及文字的颜色进行设置。如果需要，还可以对文字效果进行设置。电脑办公和上机实训添加项目符号和编号有时在演示文稿中会包含许多项目文档。下图所示为“项目符号和编号”对话框，通过该对话框可以给幻灯片添加常用的项目符号。电脑办公和上机实训更改幻灯片背景如果用户对演示文稿的默认背景色不满意，可以通过“背景”对话框进行背景色的设置。选择“格式”|“背景”命令，将会弹出下图所示的“背景”对话框，在此可以设置幻灯片的背景。电脑办公和上机实训7.4设计幻灯片使用PowerPoint制作演示文稿虽然简单方便，但要将其制作得细致精美，还需要对幻灯片进行设计，在其中添加必要的素材，如文字、图片、动画和声音等。插入文字插入表格插入图片和剪贴画插入声音插入影片电脑办公和上机实训插入文字在幻灯片中插入文字需要使用文本框。文本框是一种可移动、可调整大小的文字和图形容器，其特性与占位符非常相似。使用文本框，可以在幻灯片中放置多个文字块，可以使文字按不同的方向排列，可以打破幻灯片版式的制约，实现在幻灯片中的任意位置插入文字信息的目的。电脑办公和上机实训插入表格与页面文字相比较，表格采用行列化的形式，更能体现内容的对应性及内在的联系。表格的结构适合表现比较性、逻辑性、抽象性强的内容。在菜单栏中选择“插入”|“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如下图所示。电脑办公和上机实训插入图片要在文档中插入图片，可以单击“图形”工具栏上的“插入图片”按钮，或在菜单栏中选择“插入”|“图片”|“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。选择需要的图片，然后单击“插入”按钮。电脑办公和上机实训插入剪贴画在菜单栏中选择“插入”|“图片”|“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗格，此时任务窗格中的搜索结果列表区是空白的，单击任务窗格中的“搜索”按钮，即可列出符合条件的剪贴画。若不输入关键词，会列出全部剪辑。电脑办公和上机实训插入声音在PowerPoint中，用户不仅可以在幻灯片中添加视觉上的素材，还可以添加听觉上的素材。在幻灯片中插入声音素材，可以增加向观众传递信息的通道，增强幻灯片的感染力。插入声音文件时需要考虑到演讲时的实际需要，插入的声音不能影响演讲及观众的收听。电脑办公和上机实训插入影片PowerPoint中的影片包括视频和动画，用户可以在幻灯片中插入的视频格式有十几种，而可以插入的动画则主要是GIF动画。当用户的计算机上安装了新的媒体播放器后，PowerPoint所支持的影片格式也会随之增加。插入影片的方式主要有从剪辑管理器插入和从文件插入两种方式。电脑办公和上机实训7.5放映演示文稿PowerPoint除了提供强大的演示文稿编辑功能外，同时也为用户提供了灵活的幻灯片放映方式。用户可以在不同场合下使用不同的幻灯片放映类型。设置幻灯片的放映时间设置放映方式电脑办公和上机实训设置幻灯片的放映时间在放映演示文稿时，根据需要，并不是文稿中所有的幻灯片都显示同样的时间。在PowerPoint中，用户可以对幻灯片的放映时间进行控制，以满足不同用户在不同场合的放映需求。电脑办公和上机实训设置放映方式在PowerPoint中，用户不仅可以设置演示文稿的放映时间，还可以设置演示文稿的放映方式。在菜单栏中选择“幻灯片放映”|“设置放映方式”命令，可以打开“设置放映方式”对话框，如下图所示。在对话框中用户可以具体设置演示文稿的放映方式。电脑办公和上机实训7.6打印演示文稿在PowerPoint中用户可以将制作好的演示文稿通过打印机打印出来。在打印时，可以根据不同的目的将演示文稿打印为不同的形式，常用的打印稿形式有幻灯片、讲义、备注和大纲视图。页面设置打印预览电脑办公和上机实训页面设置在在打印演示文稿前，用户可以先打开“页面设置”对话框，根据需要对打印页面进行设置，使打印的形式和效果更符合用户的需要。选择“文件”|“页面设置”命令，可打开“页面设置”对话框，如下图所示。电脑办公和上机实训打印预览用户在“页面设置”对话框中设置好有关打印的参数后，在实际打印之前，可以利用“打印预览”功能先预览一下打印的效果。打印预览的效果与实际打印出来的效果非常相近，可以避免打印失误。选择“文件”|“打印预览”命令，切换到打印预览模式下。在打印预览模式下，用户可以按需要分别预览演示文稿的幻灯片、讲义、备注页及大纲形式。单击工具栏上的“打印内容”下拉列表框，可以选择预览的内容。电脑办公和上机实训演示文稿的打印当用户对当前的打印设置及预览效果满意后，可以连接打印机开始打印演示文稿。选择“文件”|“打印”命令，打开“打印”对话框，单击“确定”按钮即可，如下图所示。电脑办公和上机实训7.7保存与打包演示文稿通过保存操作，可以随时将自己的劳动成果妥善地保存在计算机硬盘上。而打包成CD，则是演示文稿的发布、分发方案。利用打包功能，PowerPoint会自动检测演示文稿中的所有链接文件及路径，并会自动在刻录光盘上创建相应的目录并自动将链接到的所有文件复制到相应的目录下。演示文稿的保存与另存为将演示文稿打包为CD电脑办公和上机实训演示文稿的保存与另存为当需要在已有文档的基础上制作新的演示文稿时，可以先打开已有的演示文稿，使用“另存为”命令将其保存为一个新的演示文稿后，再进行进一步的修改或编辑。新保存的演示文稿中已经具有了源演示文稿中的内容，新作的修改不会影响到源演示文稿。电脑办公和上机实训将演示文稿打包为CD在PowerPoint2003中，选择“文件”|“打包成CD”命令，可打开“打包成CD”对话框，如图7-34所示。利用该对话框，可以方便地将制作的演示文稿及其链接的各种媒体文件一次性打包到CD上，轻松实现演示文稿的分发，或将其转移到其他计算机上进行演示。如下图所示为“打包到CD”对话框。电脑办公和上机实训7.8思考与练习填空题1.是预先定义好的演示文稿的样式、风格，包括幻灯片的背景、装饰图案、文字布局及颜色大小等。2.是演示文稿的组成部分，演示文稿是由多个构成的。3.在PowerPoint中设计幻灯片时，可以添加各种素材，如、、和等。电脑办公和上机实训7.8思考与练习填空题4.对于一个较大的演示文稿来说，可以通过命令记录每张幻灯片的放映时间。5.在PowerPoint中，插入图片的两种方法分别是和。6.在演示文稿中经常需要使用一些声音和图像文件，如果这些文件只是以链接的方式插入演示文稿中，则将保存后的演示文稿复制到其他电脑上时，将会造成这些声音和图像文件的丢失。使用则可以把这些文件连同演示文稿一起保存至一个文件当中。电脑办公和上机实训7.8思考与练习选择题7.添加新的幻灯片时，可以直接使用()快捷键完成添加操作。A.Ctrl+MB.Ctrl+VC.Ctrl+FD.Ctrl+N8.在将演示文稿打包到CD时，系统不会将()复制到CD中。A.PowerPoint播放器B.除当前演示文稿外的其他演示文稿C.PowerPoint编辑器D.链接文件及TrueType字体电脑办公和上机实训7.8思考与练习选择题9.在PowerPoint中，不能将制作演示文稿打印成()。A.幻灯片B.讲义(每页8张幻灯片)C.大纲视图D.备注面10.有关将演示文稿保存为“PowerPoint放映(*.pps)”，叙述不正确的是()。A.打开演示文稿后自动进入幻灯片放映状态，用户不能对其内容进行修改B.用户可以根据PowerPoint放映生成一个与其完全相同的演示文稿再进行编辑C.带有与源幻灯片相同的动画效果及切换效果D.是将演示文稿发布到因特网上的最常用形式电脑办公和上机实训7.8思考与练习操作题11.根据设计模板创建演示文稿。12.在幻灯片中插入剪贴画。13.放映已完成的演示文稿。