浙江省财政厅机关档案暂行管理办法

浙江省财政厅机关档案暂行管理办法第一章总则第一条为了加强厅机关档案工作，使财政档案管理规范化、标准化，充分发挥档案在财政工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《机关档案工作条例》，结合我厅工作实际，制定本办法。第二条本厅档案是指厅机关和直属单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机软盘等不同形式的历史记录。第三条本厅的文件材料以处室局为立卷单位，实行文书处理部门立卷制。各处室局应指定兼职文书立卷员，在厅档案室指导下进行本处室局文件的收集、保管、归档工作。第四条除人事档案按有关规定由专门部门另行保管外，本机关在工作活动中形成的全部档案由厅档案室集中统一管理。第五条厅档案室的主要职责：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立、健全本厅档案工作各项规章制度，加强档案现代化管理，不断提高科学管理水平。（二）统一管理、接收、整理、保管和统计本厅的全部档案材料，收集、整理文件汇编及其他重要资料，并积极提供利用。（三）指导监督各处室局文书立卷工作。（四）在“统一领导、分级管理”的原则下，负责对所属单位和本系统的档案工作进行指导、监督与检查。（五）负责组织有关人员对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（六）按规定向省档案馆移交档案。第六条档案工作人员必须忠于职守，保守秘密，钻研业务，努力提高自身政治素质和业务水平。第二章文件材料的接收、整理、归档第七条厅机关档案室应建立、健全归档制度，各处室局领导及有关人员应重视和支持文书立卷归档工作，将该工作列入处室局及有关人员的职责范围。经办文件人员办理完毕的文件材料，应及时将文稿和有关材料交文书立卷人员保管，不得据为己有。文书立卷人员对具有保存价值的各种门类、各种载体的材料，要收集齐全，及时归档。第八条文件材料的收集范围按《厅机关文件材料归档与不归档范围》的规定执行。第九条立卷归档的案卷应依照文件材料自然形成规律，保持文件之间的联系，以问题为主，结合其他特征，考虑文件材料的数量多少和保管期限的不同组合立卷。具体要求是：（一）立卷归档的文件材料应齐全完整。每份文件的正件与附件，印本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件，应分别组合在一起，不得分开。文件和电报按其内容联系合一立卷。（二）档案文件应按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复在批复年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计在针对年度的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案；跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷；纪检案件材料在结案年度立卷。（三）文件的立卷，按照“谁主办谁立卷”的原则办理。综合性文件由办公室或综合性单位立卷。（四）立卷文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；批转文件在前，被批转文件在后；法规性文件和其他重要文件定稿在前，历次稿在后；纪检案件文件，结论性材料在前，依据性材料在后。（五）立卷归档的案卷，应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录。（六）案卷封面应用毛笔或钢笔填写。字迹要工整、清晰。案卷题名简明扼要，反映卷内文件内容，保管期限划分准确。案卷存在问题的，应在备考表中注明。（七）卷内文件材料要去掉金属物，对破损文件进行修复。案卷装订要结实、美观，不影响阅读。（八）声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。第十条案卷立好以后，分别按永久、长期、短期的保管期限编写顺序号，打印案卷目录。第十一条各处室每年应归档的文件材料，应在次年6月底以前移交厅档案室，交接双方根据移交清单进行核对，并签字。第十二条各处室归档完毕后，如又发现具有保存价值的文件，应及时交厅档案室整理立卷或插卷。第三章案卷的保管和统计第十三条本厅在工作活动中形成的各种档案为一个全宗，案卷应按年代——机构分类进行整理、保管。第十四条厅档案室应设全宗卷，将有关全宗历史发展情况的文件材料集中立卷保管。第十五条档案库房必须坚固，库房内要保持清洁，做好防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作。库内禁止吸烟，不得堆放杂物。第十六条案卷存放要平展，排列松紧要适当。发现文件破损或字迹失真的，要及时进行修补或复制。第十七条厅档案室对保管的档案应根据需要定期进行全面检查或重点检查。平时应注意档案的保存情况，发现问题，报告领导，及时解决。第十八条档案工作人员调动工作时，离职前须将本人保管的档案数量和状况交待清楚。第十九条厅档案室应建立登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等进行统计，并按规定向省档案局报送档案工作基本情况统计表。第四章档案的利用第二十条厅档案室应建立档案的利用制度，根据档案机密程度，确定不同的利用范围和审批手续。第二十一条档案工作人员要熟悉室藏档案情况，主动了解各部门对档案的需求，积极做好提供利用工作，并注意收集和掌握档案的利用效果。第二十二条厅档案室应根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，提供利用，为机关工作服务。第五章档案的鉴定和移交第二十三条厅档案室应根据国家有关规定，结合本厅情况，编制厅机关《档案材料保管期限表》，作为鉴定档案的依据。第二十四条由有关人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定，及时调整档案密级，确定档案存毁，对失去保存价值的档案提出处理意见，对应销毁的档案造具清册，销毁手续齐全。第二十五条厅档案室根据国家关于档案馆接收范围和年限的有关规定，按时向档案馆移交应进馆的档案。第二十六条本厅所属单位如有撤销（含临时性的工作机构）、增设或其他变动，其档案材料属于归本厅档案的，原建制部门应负责将其齐全完整地立卷归档。涉及厅外机关有关档案处理时，应在保持档案完整和便于利用的原则下，根据具体情况提出处理意见，经办公室领导批准并商得省档案局同意后进行处理。第六章附则第二十七条会计档案的管理，按照《会计档案管理办法》和《浙江省会计档案管理实施办法》办理。第二十八条基建档案的管理，按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》办理。第二十九条照片档案的管理，按照《照片档案管理规范》办理。第三十条档案的归档范围、保管期限、利用、保密等按有关规定执行。第三十一条本办法自2001年1月1日起实行。原《浙江省财政厅档案管理制度》[（1997）财办12号]同时废止。文件材料的归档与不归档范围凡论述、反映本机关历史面貌和主要业务活动，具有查考和利用价值的文件材料（包括明传电报、内部材料、信息、刊物等的底稿和印本）均应立卷归档。一、应归档文件范围1、上级党、政领导机关颁发的关于财政工作的命令、决定、指示、通知等文件。2、上级党、政领导机关颁发的与本机关工作密切相关的文件。3、上级党、政领导机关的领导同志有关财政工作的重要讲话、指示、批示等文件。4、上级机关召开的与本厅工作有关的重要会议文件。5、本厅向上级机关的请示、报告、汇报提纲及上级机关的批复（转）文件。6、本厅提请省人民代表大会、省人大常委会、省政府审议颁发的各种财政法规和省人民代表大会、省人大常委讨论通过的全省预算、决算报告、审查报告、决议等文件。7、本厅编制的中、长期财政计划，年度预算、决算，总会计帐、明细帐，财政、财务、统计资料等。8、本厅颁发的以及与有关单位联合颁发的各种财政、国有资本金基础管理、财务、会计管理法规性文件和规章制度性文件。9、省本级、市、县以及汇总的财政决算资料，包括业务处室的决算资料、财政部的结算单，对市县的综合对帐单、金库年报等重要文件。10、厅领导在本厅召开的全省财政会议、专业会议和其他重要会议上的讲话、报告等重要文件。11、本厅办理世界银行等贷款业务的请示、报告、协议、评估报告、会计帐簿、结算凭证及项目谈判、转贷款中形成的重要文件，在项目关帐后统一归档。12、各业务处室周转金和专项资金的分配使用、清理回收情况，会计帐册、报表，全省及省级行政事业单位决算、基本建设决算等重要资料。13、本厅出国考察访问、接待外宾来访等形成的重要文件。14、本厅年度工作计划、总结、大事记及信访工作中的重要文件。15、本厅在调研工作中形成的重要材料。16、本厅印发的《浙江财政信息》、《浙江省财政收支情况》及其他公开发行或内部发行的刊物等的原稿和印刷件。17、本厅党组会议、厅长办公会议、处长例会会议记录、纪要。18、本厅机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、评定职称、调资晋级和职工名册、工资名册、机关工作条例、章程制度、启用印章等文件。19、本厅干部出国出境政审材料。20、本厅机关党委和纪检、监察、保卫部门关于发展组织、处理违纪案件、机关安全保卫等方面的重要文件。21、本厅机关党委、工会、团委、妇委会形成的重要文件。22、本厅召开的重要会议及其他重要活动中形成的照片、录音、录像等材料。23、本厅机关经费年度预算、决算、帐簿、凭证和基建、房产等文件。24、各类交办件及人大建议、政协提案办理意见的印件和底稿。25、本机关在新闻媒体上发布的有关公告、通告的印件和底稿。26、其他具有史料价值的文件材料。二、不归档文件范围1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件及普发供参阅、不需办理的文件材料。2、外单位征求意见的未定稿，一般性文件的修改稿。3、未经签发、采用的文、电草稿。4、无查考利用价值的事务性、临时性文件。5、外单位发来的不需本机关执行和办理的文件。6、一般来信来访材料，无特殊保存价值的信封。7、机关内部互相抄送的文件材料。8、已被季度、年度计划包括了的各种月计划和月报表。9、以处室名义行文的文件，由各处室自行保管。不归档文件由各单位暂存，定期销毁。档案保管期限表档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保存年限为16---50年，短期为1---15年。确定档案保管期限的原则是：1、凡是记述和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的档案，应划为永久保管。2、凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，应划为长期保管。3、凡是在较短时期内对机关工作有参考价值的档案，一般作为短期保管。4、对于较难确定保管期限的档案，一般遵从“靠上不靠下”原则。一、文书档案保管期限表（一）上级文件1、上级机关颁发的命令、决定、决议、通知等文件（1）重要的、属于本厅主管业务的永久或长期（2）一般的短期2、上级机关召开的会议文件（1）本厅领导在会议上的发言材料永久（2）需贯彻执行的文件短期3、中央、国务院、财政部、省级领导部门和领导人对本厅工作的指示、批示等文件材料永久4、财政部和上级领导同志视察、检查本厅工作时形成的题词、讲话等重要文件材料永久（二）本厅文件1、本厅党组和行政办公会议记录、纪要（1）重要的永久（2）一般的长期或短期2、本厅党组文件永久3、本厅召开的全省财政工作会议材料（1）重要的永久（2）一般的短期4、本厅各部门召开的全省性重要专业会议材料（1）重要的长期（2）一般的短期5、本厅综合性的工作计划、总结、意见、报告等材料（1）年度的、专题的永久（2）季度、月度的短期6、本厅各部门的工作计划、总结、报告（1）年度的、专题的永久或长期（2）季度、月度的短期7、本厅各部门在调查研究中形成的材料（1）各项成果、方案、总结、报告永久（2）原始记录短期8、本厅各部门编印的信息、简报等原稿和印刷件长期或短期9、本厅提请上级政府讨论通过的全省预、决算报告、审查报告等文件永久10、本厅颁发的及与有关单位联合颁发的决定、规定、办法、条例、通知（1）各种财政、国有资本金基础管理、财务、会计管理法规性文件和规章制度性文件永久（2）一般业务问题的长期（3）事务性近期有参考价值的短期11、本厅参与外事活动形成的材料（1）重要的长期（2）一般的短期12、本厅大事记永久13、本厅干部任免的文件材料（1）上级或本厅批准的永久（2）下级报本厅备案的短期14、本机关干部、职工评定职称的文件材料（1）上级或本厅批准的永久（2）下级报本厅备案的短期15、本厅干部、职工