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主讲：钟泽欢公司行政公文处理常识公文写作基础知识常用商务公文写作规范商务公文写作原则与技巧一、公文写作基础知识1.公文的定义2.公文的特点3.公文的种类4.公文行文规范5.公文常用词汇6.公文结构用语2020/6/17公文定义•公文是公务文书的简称，它是党政机关、•企事业单位、法定团体等组织在公务活动中•形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。公文=公务文书=公务文件2020/6/17公文特点规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。从具体的文种来看，根据2012年7月1日，国务院发布的《党政机关公文处理工作条例》的规定，有下列15文种：决议；决定；命令；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要。公文种类2020/6/17按照行文关系和行文方向可分为上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上行文下行文平行文（一）公文的行文关系1.隶属（上下级）关系：国务院—南昌市人民政府—东湖区人民政府—南昌县人民政府2.指导关系：（人事部—市人事局—区人事局）3.平级关系：市人事局—市卫生局区交通局—镇政府4.不相隶属关系：某大学—区政府公文行文规范（二）公文的行文方式1.根据发文机关划分：单独行文——联合行文2.根据受文对象划分：纵向行文——横向行文2020/6/17（三）公文行文规则1.依据隶属关系行文的规则：党政分开行文2.上行文的规则:•要单头主送，不要多头主送•要逐级行文，不要越级行文•要向机关行文，不要向领导者个人行文•请示的行文规则：一文一事不能一文数事2020/6/17（三）公文行文规则3.下行文的规则：按照职权范围行文,部门之间应当经过协商一致,方可就有关问题向下行文。4.联合行文的规则：同级或准同级同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以；政府部门和相应的党组织和军队机关可以；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以。公文格式及常用词汇抄送机关主题词落款主送机关标题发文字号发文机关公文字体、字号要求一、标题、字号1.主标题二号宋体2.一级标题：“一、”三号黑体3.二级标题：“（一）”三号楷体4.三级标题：“1.”仿宋加黑5.四级标题：“（1）”6.五级标题：“①”二、纸张、页边距1.所有材料一律采用标准A4纸2.页边距：上3.8厘米下3.6厘米左2.7厘米右2.5厘米三、注意事项1.正文统一用三号仿宋字体2.所有标题自成一行时不加标点。2020/6/17•发文机关发文字号标题落款抄送机关主送机关主题词•一、开头用语。用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。•如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。•二、结尾用语。如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。•三、过渡用语。如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。•四、经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。•五、称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等。公文结构用语二、常用商务公文写作规范报告通知函会议纪要2020/6/17请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位成文时间2020/6/17报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间2020/6/172020/6/17通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知正文（一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求结语（特此通知）单位成文时间写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。2020/6/17通知的结构、内容和写法通知种类印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘用通知2020/6/171.含义：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。以不相隶属机关为主送机关的平行文。不相隶属机关：在行政组织系统上，没有领导与被领导；在业务系统上，没有管辖与被管辖。2.特点：使用的广泛性：应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性：有的具有：请示性质，可以“请求批准”事项批复性质，可以“答复审批”事项通知、通报性质，可以告知事项、传达情况写法的灵活性：篇幅：短小；内容：单一语气：请批函谦恭；批答函庄重；商洽函亲切。函商洽函：不相隶属机关间商洽工作的函。就问题进行沟通联络、讨论处理某事的意见、洽谈公务等（特点：无需答复）问答函：不相隶属机关间询问和答复问题的函。询问函—答复函是一一对应的。去函为问，复函为答。去函的目的明确，复函的回答具体。请批函、批答函：不相隶属机关间请求批准和答复审批的函。（二者是一一对应）请批函：向有关部门“请求批准”的函批答函：向有关部门“批复、回答事项”的函4.结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期3.类型：2020/6/175.写法：正文：发文缘由函事项：去函：说明具体事项、商谈事宜、通报信息、要求解决的问题等复函：回答相应的问题。（如果无法回答，应加以解释）结尾：礼节性的尾语。如：商洽函：“不知贵方意见如何，请函告”“望大力协助，盼复”询问函：“请速回复”、“盼复”、“请予复函请批函：“请审查批准”、“当否，请审批”答复函、批答函：“特此函复”、“专此函告”6.函的格式：信函式格式——文件式格式：行政公文（讲义）会议纪要1.定义：记载、传达会议情况和议定事项的公文。可上：报告会议精神可平：与不相隶属机关联系可下：指导工作会议纪要：总结性文件——会议记录：原始记录2.特点：纪实性：基点提要性：提炼会议要点、总结会议情况、概括会议精神指导性：其议事事项，一经下发，便具有权威性。3.类型：情况会议纪要——议定事项会议纪要（讲义）4.结构：标题+成文日期+正文2020/6/175.写法：标题：正文：会议概况：简要概括会议情况（类似于导语）会议事项：陈述会议主要精神讨论具体问题、交流的经验、提出的意见、领导的指示、今后的任务与决定事项等结尾：提出希望、号召对会议进行评价+对会议主持单位表示感谢。2020/6/17商务公文写作原则与技巧商务公文写作技巧商务公文写作技巧具体内容具体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。体谅为对方着想，站在对方的立场。尤其是在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，多多使用对方较易理解的用语，沟通才会卓有成效。礼貌文字表达的预期上应表现职业修养，客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，坦诚以待。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。正确表达的用词用语及标点符号应正确无误，因商务公文的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错会造成不必要的麻烦。清晰所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当的告诉对方。完整应完整表达所要表达的内容和意思，遵循5W原则（何人、何时、何地、何事，何种原因等）简洁在无损礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。2020/6/17行政公文管理和制发的责任单位公文格式发文办理公司行政公文处理常识ACB（一）行政公文管理和制发的责任单位公司办公室是公司行政公文制发的管理机构，主管本机关的公文制发并指导各直属单位、分公司、子公司和各分支机构的公文制发工作。各职能部门负责属于部门职权范围内事务的行政公文的起草。•公文标题中除法规、规章制度类名称加书名号外，一般不用标点符号。•公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。写在正文之下，成文日期之上。•公文除“会议纪要”以外，都应加盖印章。•成文日期以负责人签发的日期为准。（二）公文格式发文办理是指公司名义制度发文的全过程，即：草拟——本处室负责人签字——会签——审核——签发——登记、批发文字号——打字——校对——缮印——用印——登记、分发。要明确几个问题：1.引用公文应先引标题，后引发文字号2.公文结构层次序数3.应当适用国家法定计量单位4.公文中的数字5.拟制公文6.装订要求7.公文的版面要求（三）发文办理2020/6/17谢谢观看