温州市统计局档案管理办法

58温州市统计局档案管理办法第一章总则第一条为实现我局档案管理制度化、规范化、标准化，提高档案现代化管理水平和服务水平，以适应统计改革和发展的需要。根据《档案法》、《统计法》和国家、省、市档案局有关机关档案业务建设规范的要求，结合我局的实际，制定本制度。第二条局机关的档案，是指局、队过去和现在的从事统计管理、调查、分析和研究，及对本级和全市实行行政、业务管理等活动直接形成的对党和政府、社会各界和局、队有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条档案是国家的宝贵财富，各部门每个工作人员都有提供、保护本局档案的职责和义务，应维护档案的完整和安全，自觉遵守本制度。档案属国家财产，任何人不得据为已有。人事档案管理办法另行制定。第四条各部门应加强对档案工作的组织领导，将档案工作列入本部门的年度工作计划，并落实到人，督促有关人员做好档案收集、整理工作。第五条本局机关档案工作由局主要领导分管，办公室主任具体负责，设综合档案室并配备专人管理。59第六条本局的全部材料（干部档案除外）均由综合档案室集中统一管理，任何处室和个人不得私自保存应该归档的文件材料。第七条综合档案室任务（一）统一管理本单位各种门类和载体的档案资料，确保档案完整与安全。（二）对本单位各处室形成的文书（含收文、发文薄）、统计和会计等文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。档案员还应及时收集：重要的群众来信及答复，人大、政协会议的提案、建议及答复，在报刊上以统计局名义发布的公报、公告、布告，以及荣誉材料、统计年鉴、资料汇编、声像材料、大型普查资料汇编等。（三）制订本单位档案工作计划、档案管理各项制度以及档案人员岗位责任制，并按规定对失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。（四）编制各种检索工具，编写档案编研材料，做好日常查档接待工作，不断提高档案利用价值，充分发挥档案作用。（五）认真做好档案登记、统计工作，及时、准确向档案行政管理部门报送档案统计资料。（六）加强档案库房管理，采取各种保管措施，做好“八防三无”工作。（七）按规定定期向市档案馆移交档案。60第二章立卷第八条本单位文书处理部门和业务部门对上年度办理完毕的具有保存价值的文件材料，应及时收集、整理、组卷并向综合档案室履行归档手续，任何部门、个人不得据为已有。第九条立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十条立卷的文件材料要按照规范化要求，做到书写工整、字迹清楚、格式统一、图象清晰，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久字迹材料。第十一条立卷的文件材料应齐全完整，能准确、真实地反映本单位工作活动。第三章档案分类、整理和保管第十二条凡反映本局机关主要工作活动中具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等载体的历史记录，编辑出版的资料刊物等都应按不同保管期限分门别类地进行归档。第十三条本局档案分文书档案、统计档案、会计档案、科技档案和特种载体档案五大门类。（一）文书档案按《国家档案法》和《国家行政机关公文处理办法》，立卷整理归档。按年度、问题、保管期限分类。（二）统计档案按时间、保管期限、问题分处室立卷。统计档案分二大类九属类。大类为：统计报表类、统计资料汇编61类。九属类按统计专业处室划为：（1）综合平衡；（2）农村；（3）工业和交通邮电业；（4）物资（能源）；（5）固定资产投资和建筑业；（6）贸易（商业）；（7）劳动工资；（8）科技；（9）社会（三）会计档案由会计室人员负责，按会计档案归档要求整理立卷、装订，当年的会计档案由会计部门保管。归档范围包括：各类会计报表、各类帐薄、各类凭证等。（四）科技档案包括基建档案和设备档案。基建档案包括本局关于基建工程的申请、有关部门的批复，基建任务计划书、合同书、勘察设计基础材料、设计图、竣工图、验收证明及工程造价预决算等。设备档案指价值面额在5000元以上的固定资产档案，它是指办公设备或工具的使用说明书、产品合格证和保修单等。科技档案在材料形成一个月内交于综合档案室。（五）特种载体档案包括照片、录音、录像、软盘、光盘和奖杯、奖状、锦旗等荣誉材料。（六）凡是反映本局重要统计活动的、有利用价值的声像档案应归档。声像档案归档必须加注文字说明，要求文字简洁、通顺。录音、录像的文字说明按内容、时间、地点、主要人物、拍摄者等要素。一般以录音、录像带和自然盒为单位编写。照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，一般以照片的自然张为单位编写，底片和照片62的影像必须相符，也应归档。（七）荣誉档案是指本局在工作中直接形成的，有保存价值的奖状、奖牌、奖章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体的记录，归档的荣誉材料必须是原件。归档的范围：市委、市委办公室、市政府、市政府办公室、国家统计局、省统计局颁发的，以及统计科研、经济研究等方面荣获市级以上奖励材料。（八）电子档案是指各专业上报省统计局年报、季报、月报，各县（市区）及有关部门上报本局的年度汇总电子数据，以及各种普查、专项调查、抽样调查中形成的电子数据和文书档案处理中形成的电子档案。电子档案由各科室按电子档案的归档管理规定移交。（电子档案归档管理规定另行制定）。第十四条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。凡是反映本机关主要职能活动，对本机关、地方建设和历史研究有长久使用价值的档案列为永久保管。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考使用价值的列为长期保管。凡是较短时间内对本机关有参考价值的列为短期保管。第十五条根据本局、省、市档案局有关规定，本局统计会计档案实行部门立卷，在规定时间内向局档案室移交，实行集中管理。第十六条重要文件实行两套制。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件、印件与定稿，请示与批复，转发63文件与原件，分别放在一起，不得分开。卷内文件按内容、时间排列；密不可分的文件材料应依序排列，即批复在前请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十七条卷内文件材料，按照文件材料的内容和作用及形成的规律、特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值准确地划定保管期。第十八条卷内文件材料应按排列顺序，依次编页号。页号应该统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；图表和声像材料等也应在装具上逐件编号。第十九条每卷案卷必须逐件打印卷内文件目录，正确填写，卷内目录必须按统一格式文书档案以件为单位填写归档文件目标。第二十条有关卷内文件的情况说明，都应填写在备考表内，若无情况说明每卷也应填写立卷人、检查人的姓名和时间以示负责。第二十一条案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容、文种等，并用毛笔或钢笔（黑墨水）书写，字迹工整，清晰。文书档案按归档文件目录封面内容填写：包括全宗名称、年度、保管期限机构（问题）等。第二十二条档案以卷、册、盒三种形式为保管单位，文书、统计档案分别按年代、问题（表种）保管期限顺序排64列。第二十三条办公室要定期检查、研究档案工作，及时添置必要的档案设备，不断改善档案存放条件。档案库房内严禁烟火，做好“八防三无”，即防水、防盗、防尘、防虫、防火、防潮、防鼠、防强光；无虫蛀、无霉变、无差错。第二十四条库房内箱柜做到排架整齐、不堆放与档案无关的物品，并保持好库房内整洁、卫生。第二十五条非档案室人员，未经档案人员允许，不得擅自进入档案库房。第二十六条库内档案箱应按不同保管期限分别排放有序，做到整齐美观，查找方便，调阅后的案卷要及时放回原处。第四章档案的移交、鉴定和销毁第二十七条档案工作人员因事长时间外出或调离工作岗位，须经领导同意，并落实好接替人员，办好移交手续。同时妥善保管好档案室锁匙。第二十八条档案实行定期移交。局档案室向市档案馆移交档案，一般以二十年左右移交一次。第二十九条各处室向局档案室移交统计档案、会计档案，应在次年六月底前按归档要要求整理立卷，保管期限是长期的统计档案、会计档案在业务处室保存一年，一年后移交本65单位综合档案室。荣誉档案在次年与统计文书一起移交。第三十条特种载体档案。在活动结束后一周内，由负责摄、录的人员将照片、底片、音带、胶带、实物及文字说明整理移交综合档案室。第三十一条移交的档案必须是收集齐全、组卷正确。整理有序、装订结实、书写规范的档案。移交时应随附清册一式两份，交接双方留存。第三十二条定期对到期档案进行鉴定，经鉴定确无利用价值的档案，作销毁处理。成立局档案鉴定小组，负责全局档案鉴定和销毁，编制鉴定报告及销毁清册。第三十三条需销毁的档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由鉴定小组审查批准后，指派两人以上负责监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。第五章档案的查阅与开发利用第三十四条本局各部门、单位工作人员查阅（复印）与其业务有关的没有密级的档案可向档案室直接借阅（复印），办理借阅手续，用后及时归还；查阅（复印）有密级的档案，须由办公室主任批准，办理登记手续，并只能在档案室查阅，66复印档案要注明复印份数、使用范围。第三十五条查阅党组会议记录须经局党组书记批准，并只能在档案室查阅。查阅会计档案必须经局领导或办公室主任同意，方可查阅。外单位人员借阅档案，应凭介绍信，经办公室主任同意，办理登记手续后查阅，一律不外借。第三十六条借阅人员要爱护档案，注意安全和保存，不得在案卷上划圈划线条、做记号、不得抽拆、损坏和转借给无关人员翻阅，不得将档案带离本局办公场所。第三十七条档案室工作人员要严格按规定借阅档案，热情耐心，搞好服务。要及时催收外借档案。要做好档案利用情况的登记、统计工作。第三十八条综合档案室通过各种方式和途径，科学地编制各种检索工具和编研资料，积极主动地开展档案利用工作，为本单位各项工作提供服务，并加强利用效果反馈意见的收集、登记和宣传工作。第六章档案的保密和责任第三十九条有下列行为之一的，对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分；构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任；（一）损毁、丢失档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档67案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（五）故意不按规定归档或者不按期移交档案的；（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（八）在档案使用、保管过程中泄密的。第四十条各部门、单位的会计档案，各调查队的文书档案，每年上半年由局办公室牵头，组织有关对各部门、单位自行管理的会计、文书档案进行检查，检查情况进行通报。各部门、单位保管的与档案内容相同的资料保管、使用，依照本局资料管理的保管、使用。第四十一条本办法从发文之日起施行，由办公室负责详释。68温州市统计局文件材料立卷归档制度为了把本局在工作中形成的具有利用、保存价值的文件材料很好地保存下来，便于保管、保密和利用，根据《档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合本局的实际情况，对本局文件材料的立卷归档特作如下规定：一、归档范围：1、凡本局在政治、经济、科学、技术等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文件资料、图表、声像、盘片材料等（简称文件材料）。均属于立卷归档的范围。2、各类归档文件范围①上级机关的文件。主要指上级机关发来的需要贯彻执行的文件。包括上级领导针对本机关的讲话指示；上级机关转发本机关的文件。②本局文件。反映本机关主要活动和基本历史面貌，有利用价值的文件。包括：本机关制定的统计法规文件，处理重要问题形成的文件材料；本局召开全区性会议的文件；各类请示、报告，工作计划和总结；机构设置变动干部任免，人事处理，表彰的市级以上先进单位及个人，统计报表制度，调查方案等。69③同级机关和非隶属单位的文件。非本机关业务，但需要执行的法规性文件，有关业务机关检查本单位工作形成的文件及机关间相互联系，协商工作形成的重要往来文件。二、不归档范围：1、上级机关普发