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1/20目录序言.........................................................................................................................2第一讲公司会议体系的基本概念...........................................................................2第二讲会议的前期组织...........................................................................................5第一节会议前期准备..........................................................................................5第二节会务服务前期准备..................................................................................9第三节会场的布置............................................................................................12第三讲会中和会后的服务工作.............................................................................15第四讲会议工作落实.............................................................................................19附：会议室布置标准图片.........................................................................................202/20序言随着集团连锁事业稳步快速发展，各类会议已成为我们推进日常工作的重要工具之一。规范、有序的会议组织和会务服务工作不仅能够保障会议的正常召开，也一定程度上体现了公司的管理水平，同时也培养了会议组织者的细心与责任心。为实现集团会议组织及会务服务的标准化、统一化，从而进一步提升整个集团会议的组织与服务水平，雨花培训中心与总裁办、集团办共同编写了《会议与会务》学习课程，详细的为大家介绍会议从组织到会议物品的准备、会议召开时的服务及会后的收尾工作，希望为大家日常的会议与会务的组织服务工作提供一定的指导和帮助。第一讲公司会议体系的基本概念一、会议的作用随着集团连锁事业的不断发展，各种形式的会议成为推动和指导我们日常工作的重要工具之一。通过不断的梳理，也形成了一套集团固有的会议体系，通过各种会议的召开，强化各级沟通效率和实现管理整合，切实提升会议绩效，真正解决及协调存在问题，合理部署及指导相关工作，确保各公司、各大区、各中心、各总部3/20年度及各级分解计划目标的达成。4-1-1会议的作用二、会议时间层级的划分集团依据“至上而下”计划目标制定和工作指导部署的原则进行会议排期和议题设定，根据计划执行管理时间纬度划分会议的层级，分别为：年度会议半年度会议季度会议月度例会三、会议体系架构层级的组成1、集团层面工作会议年度表彰大会/春季工作规划部署会议季度会议（集团第二、三、四次会议）月度经营例会（主要是阶段性会议或专项会议）总裁办层面周工作会议（总裁办高层例会、中心工作汇报会）2、体系层面工作会议中心层面工作会议（包括本中心和跨中心沟通会议）大区层面工作会议（大区/子公司月度分析会、大区/子公司总经理沟通会）3、公司/体系内部工作会议公司/体系周例会集思广益、科学决策的作用。发扬民主，密切干群关系的作用。交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用。协调矛盾、统一思想、推动工作的作用。4/20部门周例会双周培训会部门晨会四、相关会议具体时间要求及会议内容1、年度总结和表彰大会（1）会议排期及形式：每年春节前2-3天组织召开。会议采取视频形式，集团总部设主会场，各地设分会场。（2）会议议题：第一部分：董事长作集团年度工作总结报告；第二部分：集团年度评优表彰及颁奖；第三部分：集团各体系宣誓。（3）参会人员：全体员工2、季度管理会议（1）会议排期：每年四次会议，分别于春节后（即：春季工作部署会议）、四月、八月（半年度工作会议即第三次工作会议）、十一月组织召开，会期2-4天。（2）参会人员集团总部总裁办公室与五大管理总部、中心高层管理人员、各部门负责人；各地区管理中心高层管理人员，各部门负责人；各子公司高层管理人员，各部门负责人。其中要求大区第一负责人和B类公司第一负责人返宁参会，其他人员在当地公司参加视频会议。（注：除春季工作规划部署会议返宁人员为最大化，其他会议视具体其概况而定。）3、周末例会（1）会议时间总部各部门周五晚，各大区周四晚，具体时间可视情况调整。5/20（2）会议议题：各部门学习集团最新工作要求，总结一周工作情况，对下周工作进行部署的会议。由各部门自行组织召开。（3）参会人员各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。4、双周培训会（1）会议时间每月第二和第四周周一至周四晚。会议时间1.5～2小时。（2）会议议题是各部门学习钻研本岗位工作技巧提高工作能力和效率的会议。由各部门自行组织召开。内容包括：岗位应知应会、专业技巧、制度流程、操作规范等。（3）参会人员各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。5、晨会（1）会议时间每日早晨正式工作前。会议时间10—20分钟。（2）会议议题各部门总结前一天工作，安排下一天工作的简短例会。（3）参会人员各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。第二讲会议的前期组织第一节会议前期准备1、明确会议的目的在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基6/20本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个体系、部门的经营策略与集团目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。【准备会议的6Ｗ原则】在每次准备会议的时候，秘书可以用“6Ｗ”问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题。4-2-1准备会议的原则2、撰写会议通知明确会议时间：与高管秘书沟通高管行程安排，确定具体会议时间；确定会议地点：预定会议室（预定时要明确会议主题、参会人数、参会领导、会议需要设备包括投影仪、视频设备、激光笔等）；确定会议主持：a.集团例会制度规定；b.会议发起领导；确定参会人员：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题，发起领导确认；确定会议秘书、记录秘书、会务秘书（会议秘书是会议整体牵头安排秘书，记录秘书为现场纪要人员，会务秘书是会务工作准备责任秘书）；明确会议议题：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题确定，包括会议需要讨论的问题，对与会者的要求（如书面建议、发言提纲的准备），需要与会议主持人及参会领导沟通补充；c.如需要与会者发言，需与发言者事先沟通确定发言时间或直接由会议组织方明确规定每个人的发言时间；其他工作落实，包括会场纪律控制人员、着装要求通知、拍照人员安排、参会人员请假要求、座次表等。7/20确定会务人员工作分工，制定会议准备工作推进表。4-2-2准备会议的注意事项3、领导审核、签发文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交主管的领导人审核批准、发布。4、下发会议通知发会议通知后，电话提醒、确认与会人员查收会议通知。5、准备会议资料（1）文件资料的收集与汇总会议议程表、会议通知。领导讲话稿、参考性文件，参会人员发言用的资料等（会前跟进资料的上报，负责拷贝到发言席电脑）。签到、请假表。文件的校对、文件的打印和复制、文件的分类。（2）准备工作的内容与要求按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明会议文件等字样。分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。准备会议的注意事项：考虑周全选择合适的会议场所用文字记录会议的相关事项8/20一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。4-2-3会议准备的注意事项6、跟踪确认参会人员注意事项:发会议通知要注意准确性。发文件尤其是发文书文件要填写清楚。注意文件密级。9/20第二节会务服务前期准备根据会议性质、规模确定会议室及相关会务准备工作：1、公司会议所涉及的部门（1）会议负责部门总部会议的会务组织工作由集团办会务接待部组织并操作。大区/子公司会议的会务组织工作由总经办或办公室指定1人作为本公司会务负责人牵头组织并操作。（2）会议协作部门市场策划部：负责背景板、条幅、欢迎刊板等物料的设计；行政管理部：负责背景板、条幅、欢迎刊板等物料的制作；会议期间人员用餐、住宿等；信息部：会议期间的视频保障和音乐、音响的播放保障。2、制订会务保障方案会务保障方案需要包含会前准备、会中控制及会后收尾等工作的详细安排。制作工作分工表，明确工作内容、工作效果、工作责任人和完成工作的时间等。3、物品准备项目子项目工作要求备注会前准备背景板常规性会议：使用会议室日常通用背景板，格式：蓝底白字，右上角为苏宁LOGO，内容以各地年度或阶段性奋斗目标为主题。专项性会议：需要制作特定背景板，以喷绘形式制作，内容为会议主题、格式根据集团要求操作。例如：集团年初（春季工作规划与部署）、年中（上半年工作总结及下半年工作部署）、年未（总结表彰大会）例会或新闻发布会等。背景板位置为视频镜头正前方位置，若正前方有会议室门，背景板面积以整个墙面为准；若正前方为荣誉架，可以横幅（红底白字）代替。10/20会前准备电子显示屏根据会议主题及会议议程制作电子显示屏会前：“热烈祝贺××会议隆重召开！”会中：每场会议时间、主题会后：“热烈祝贺××会议胜利闭幕！”签到表根据参会人员范围制作每场会议的签到表。座次表根据参会人员的职务级别、资历制作每场会议的座次表。座次排列以居中为上、右为上、远门为上为原则。席卡根据会议需求打印参会人员席卡大席卡：隶书、96号字小席卡：隶书、72号字物料准备根据会议需要，提前打报告购买会议所需物品。后勤保障根据会议需要，提前做好参会人员吃、住、行安排。视频调试一般性会议：提前30分钟调试视频，并与会议组织部门办理好交接手续；重要性会议：提前1天做好与各分会场视频设备及线路调试工作，并与网络运营商联系，以确保会议期间线路的畅通和安全；同时在会议召开当天提前1小时将视频打开，对会场内音响、视频等设备进行调试，保证会前半小时调试到位。检查视频会议的麦克风是否为静音状态（红色灯亮）；调节摄像头的位置，保证各会场都能看到视频标识牌、所有参会人员及背景板等；检查是否与主会场连接，是否能听到主会场人员讲话。摄影摄像做好摄影摄像器材的调试、准备工作。会议桌椅一般性会议：为会议室日常所设置的长方型或椭圆型会议桌椅，如图：特殊性会议：以表彰大会为例，需布置如图：座椅需高度统一，摆放整齐。电视/投影屏幕11/20鲜花一般性会议：内部会议不放置鲜花，重要会议或接待放置平铺式鲜花特殊性会议：放置平铺式鲜花若主会场有发言席的可放置下垂式鲜花（详见附图）。烟灰缸根据会议或接待需求放置。会场布置盒装抽