财务部岗位工作流程

财务部岗位工作流程一、采购工作流程政策：建立政策程序来确保酒店营业所产生的一切物品采购处理正当；保障酒店资源能发挥最大效益，避免浪费及采购必须经过报价及审批程序。此政策包括采购申请、报价、审批、执行及验收等之程序。程序：（一）、填写采购申请单；对于新采购项目所需的资金花费必须事前作出预算，如没有采购预算，一定要提所采购项目的采购标准，并要有供充足采购理由，必须经部门批示、财务部门审核、总经理批示后方可执行。1、对于补充采购，当仓库中的物品即将用完时，仓库管理员必须开一张采购申请单并注明每个月的平均用量、现有库存量及申购物料量的用量时间。2、如果部门经理要更新已有的用具，在提出更新要求前必须向财务经理提交一份关于货物遗失、破坏的报告，阐清更新理由。3、请购单填写的规定：请购单共一式三联，在物品及要求一栏中详细填写，如尺寸、直径、体积、型号等规格。4、采购单上要写明上次的采购情况，包括日期、数量、单价和供应商名。仓库开出的采购单必须由部门经理开出并签字。5、采购单由部门主管签字后才生效6、核实采购要求：核实采购是否有效，核实采购的填写正确无误及是否经过部门主管签字认可。核实数量：核查手头的库存及月消耗量，以确定采购货物的准确数量。（二）、采购申请单审批；1、填好的采购申请单经请购部门主管签字后需交财务部仓库核签。财务部仓库主要核查仓库里有无该种物品或有无可代用的物品，把好采购关。如果有可以直接在仓库领取的，就不需再申报采购，申报程序就此结束。2、请购单经财务部核签后，需要申购，按照酒店规定的审批程序报财务经理、总经理审批。（三）、采购执行；采购员发展供应商应考虑的以下因素：1、选择供应商的标准：为了确保酒店的正常操作，货物的供应必须从多方面考虑，例如质量、数量、送货时间。其它供应商和来源的信息也是需要的，因为有时固定的供应商也有可能发生货物不全，或价格偏高的现象。2、供应商的地域；从数量和质量方面来考虑，尽可能的选择本地的供应商，以降低各种税收、运输费、保险费等其它有关费用。3、供应商的报价；依据质量，运货条件和其它情况符合操作要求，质量相同报价不同的情况下，应选择质量好价格底的物品。对需要购买的各种物品要从不同的供应商处得到至少三个以上供应商的报价。4、供应商所能提供的保养技术；5、在购买需提供维修保养的设备时，要严格检验供应商售后服务及维修保养的能力。（四）、样品评估；评估过程中仔细考虑所有的报价，选择最好的产品。在此过程中，使用部门的建议应于以考虑，以确保得到最好的采购效果。样品测试应遵循以下规定：1、采购供应部应要求供应商提供测试所用的样品。2、收集起来的样品应交给使用部门进行测试（比如酒和食品的测试，洗衣房台布，床单的测试，清洁用具的测试等。）3、为公平起见，使用部门不能知道不同产品的供应商的名字。4、测试时，采购供应部应有一名员工在场，证实效果。5、使用部门要把测试结果的报告送至采购供应部作决定。6、样品一般要交还给供应商，除今后仍需保留的物品除外。(五)、订单的确认；订单的确认需经采购供应部经理、财务经理及总经理的签字认可才正真生效。采购订单一式三联，正本（白色）--计划财务部；第二联（绿色）--收货部；第三联（粉红）--采购供应部。(六)、记录和归档；1、为加强采购的作用，全面和有效的记录保存是有必要的采购情况。2、价格记录；价格记录必须一直保存，以显示此项目的最新价格，应该包括定单上的一些情况，例如价格，购买日期、供应商、数量、折扣等。这些记录能反映价格的变化，帮助采购供应部员工预测价格的趋势，又能避免重复购买。3、库存和消耗记录；库存和消耗的记录由计划财务部提供，以显示月消耗量和每样物品手头的余量。这个情况能帮助采购供应部预测将来的购买量，以例与供应商协商。最重要的是，这能帮助采购供应部按价格的变化建议仓库所需物品的数量，以免造成浪费。举例来说，当采购供应部预测某项物品的价格有上涨时，可以通过和部门的协商调整所需的数量，使价格变动和库存费用相抵销。4、供应商记录：保存供应商的记录是确保酒店得到满意的服务及合适的价格的保证。供应商的情况记录包括价格，提供的服务，运货时间等。这些价格情况对于判断卖方的等级和评估很有用，选供应商主要也取决于此。仓库管理员工作程序一、验收政策：须建立政策程序来确保所收取的一切物料达到酒店要求及标准；保证酒店资源运用正确及发挥最高效益，防止不良现象的发生。此政策包括验收规定、验收操作，接收授权及财务记录等之程序。所有用于酒店方面的，以酒店名义采购的物品都必须交仓库验收。没有签收支持文件或合法批文任何采购物品都不可验收。二、验收程序：1、审验所购的物料是否具有完整的审批文件及其合法性。核查采购单上请购部门的签字，仓管核查、财务经理及总经理的签署是否有效齐全;并根据其提供的信息，及时的安排仓位和验收人员。对没有支持文件验收的操作程序;①查询采购供应部。②查询申购部门③通报上级查证④暂不开正式的验收记录作结算凭证2、根据用货部门的具体要求，逐一检验物品的品牌、产地、规格、生产日期与实用期限及包装这五大要素是否与申购一致。3、对物料的数量及质量进行检验，首先对物料的质量进行全面或抽样核查，对不符合规定的物料做及时的退回,并通过过称和数数精确的记录物料的数量。4、核对定价及进货商核对该物料的申购价、历史价及进货商，对价格偏高的物料进行跟踪调查并及时的报告。5、.开具验收凭证。验收凭证一式三联，第一联正本送计划财务部应付帐，第二联送使用部门，第三联做供应商结算凭证。6、及时通知有关部门将合格的商品送抵相应的仓库或用货部门。三、验收规定：1.所有进入酒店的一切物料必须执行物料验收程序，验收合格后才能分发至各部门使用。2.所有进入酒店之物品必须先送往财务部仓库；财务部仓库将负责执行及控制有关之程序。3、验收部开放时间为：周一至周六（08:00至18:00）；周日（08:30至12:00）;法定假期另行通知。4、.所有食品每天从12:00至13:00不进行验收，采购员与供应商安排妥当。（特殊紧急情况除外。）5、所有物料必须根据已审批的采购单进行验收；验收内容包括：质量、数量、规格、有效期及价格等。6、验收物料时，以下所述之人员必须到场执行物料检查及作接收授权之程序。接收授权程序：物料类接收授权人备注食品各分部厨师长/仓管员特别是海鲜类食品食品（员工餐厅）员工餐厅厨师长/仓管员两方人员必须同时到场酒类餐饮部经理/酒吧员/仓管员只限於贵重酒类营业用具有关之部门经理/仓管员一次性用品有关之部门经理/仓管员确认第一次到货之物料表格有关之部门经理/仓管员确认第一次到货之物料工程用品工程部经理主管/仓管员专业验收仓库补充品会计主管/仓库员确认补充之货物1.每当货物到达验收部时，验收部人员必须立即了解货物的使用部门及采购单编号；电话通知有关的接收授权人到场验收。2.有关的接收授权人必须在十分钟内到达验收部执行任务。3.在验收时如有任何争议或不接收之情况，采购人员必须召唤到场了解及处理。4.在验收现金采购类食品及海鲜类食品时，对任何争议的问题采购供应部经理应立即提出并做现场处理。5.验收过程完成及认可接收货物时；接收授权人必须立即及当日在验收记录上签收。6.所有物料接收后使用部门自行安排，财务仓库不作运送，存放及看管协助。财务记录：为配合资产管理及一切财务规定，以下之财务记录必须办理妥当：供应商送货单；验收过程完成及认可接收货物时，验收部门应在供应商之送货单盖上验收部印章作证明酒店已收取货物；供应商在追款时作核对用。四、验收记录：1.所有物料在认可接收使用时，验收部人员必须填写每一项的物料及登记在“验收记录”（看附表）上，填写完成后必须及时获得接收授权人之签署。2.验收部每日下班前必须将当日所有处理之验收记录汇总在“收货日报表”及送往成本控制部处理。五、其它重要事项：1.如有大量物料进行验收，采购员应预先通知财务部仓库做人手排。如物料在验收时发现并未有任何采购申请单支持或从未办理采购申请之情况，验收部必须立即汇报成本会计经理并获得财务经理同意后才可进行验收手续。2.如价格、数量或供应商与采购申请单有差异，采购供应部经理必须知会到场进行了解及办理，如同意接收之情况采购供应部经理必须在采购申请单上注明原因，并获得财务经理同意后才可进行验收手续，更改后之采购申请单验收部必须复印一份连同验收记录送往应付款部。六、物品检验标准：1.百货用品：严格的按照采购申请单中的具体要求检验物品的五大要素，坚决的杜绝不合格及三无产品的入库。2.营业用品：严格的按照星级饭店的等级标准来检验营业用品。对于用量特别大的一次性用品作尽可能全面的抽样核查与记录。对不符合规定的用品做及时的退回和统计，并汇报采购供应部和成本部以更新供应商的信用档案。3.酒水与饮料：严格的检验酒水的品牌、规格、酒精度是否符合既定的要求。对特别名贵的瓶装酒应在餐饮部经理的陪同下检验。严格检查瓶装酒的包装与密封程度，对于已开封的瓶装酒应做退回处理。对进口的洋酒要认真检查其是否有中文标签、生产商及代理商。4.工程用具：应在总工程师及高级工程师的陪同下，对所购的工程用品进行型号、尺寸、规格、性能等方面的专业测试验收。5.进口商品：应根据《中华人民共和国进出口商品管理条例》、《进口食品卫生管理条例》以及其它相关法规来全面的审核进口商品证件的完整性和合法性。6.食品应跟据相关的食品卫生管理条例及野生动物保护法来严格检验鲜活类、肉类、冷冻类食品的新鲜度及合法性。七、存货管理政策：为确保供给各营业部门的突发而紧急的需求,以保证货品的质量等级标准和成本价在一定时期内的相对稳定,和能有效地控制物料的投入耗用在合理范围内,及能有效地减少不必要的损耗和浪费特制定本政策和程序。此政策包括：八、存货管理程序：为了尽可能的避免货品的自然质损，使其在一定时期内有相对稳定的成本价以使成本核算有统一性、可比性，以及更好的配合各用货部门的标准变更，最大限度的减少浪费，存货管理必须严格执行“先进先出”原则。1、仓库货区分类及货品摆设规定。按物料的性质类别分食品库、酒水库、烟草库、百货用品库、营业用具库、工程用品库及危险品库，确保相应的物料入其相应的仓库。严格的按照有关仓储卫生管理条例来摆设物品，并充分考虑其照明、通风、周转、货运、湿度、气味等因素。应根据货品的规格、包装特点及进出货标准不同，严格区分散货区和货架区的布置。货品的摆设应符合先进先出的操作规则且方便定期的盘查核点，作到整齐规划、安全稳固、取放方便。2、存货台账的填制要求；①存货台账帐是记录商品物质进出货的账目，格式为三栏式。②进货登记；应详细登记发货当日日期、领货部门名称、领货单号、出库数量、出库单号、结存余额。③每月的月末两日为仓库盘存日，应详细的记录盘点日期、摘要事项、盘存实数余额及盘点人签名。存货台账上记录的余额必须与实物相符；与仓库账目相符；进出货单号与验收单或领货单相符。存货台账上的任何更改都须签名确认。3、仓库的补货程序。仓库主管在发现某种货品低于最高存量的六成余量时，应核实实际库存并填制“采购申请单”开始仓库的补货程序。“采购申请单”的填制必须遵循以下的规定：①采购申请单为一式三联（见附件）。②必须清楚的填写出单日期、申购部门名称及部门主管签字。③应准确的填写现库存商品的数量及既定的计量单位，以整包装数为准。④根据近段时间上存货台账的进出量来估算一下到当天为止的这个月内的平均用量，据以确定申购的数量。本地采购的货物，应在月平均数的30%左右开出一个月用量的采购单。异地采购、进口的货物一般应在月平均数的50%-70%左右开出1-3个月的用量。所有物品的申购数均不应超过最高存量为限。⑤应详尽的填写申购物品的品名、品牌、产地、规格、生产日期与实用期限及包装要素及上次采购的相关资讯。⑥按同类货品的顺序依次进行填写，印刷品作为独立部分进行顺号填写。4、仓库的进货程序；①对所有到仓的物品逐一检验物品的品牌、产地、规格、生产日期与实用期限及包装这五大要素是否符合既定的标准。②核实所到货品的订单数量、单价是否与实际相符。③核实物品的生产日