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管理制度４.物资采购供应管理制度4.1.物资采购供应管理办法4.1.1.总则4.1.1.1．根据明珠矿生产建设发展的总体要求，结合社会市场发展变化的状况，为了贯彻落实国家及行业物资政策和股东双方的规定，进一步加强物资供应管理工作，理顺明珠矿物资管理程序，划清职能、明确责任，实现节能降耗，经济效益最大化，特制定本办法。4.1.1.2．物资供应工作必须认真贯彻执行国家有关经济法规法令和物资工作的各项方针政策。供应部门要力争做到保证明珠矿生产建设所需物资的及时、配套、按质按量供应。4.1.1.3．坚持勤俭办企业，供应和节约并重的原则，全体物资工作人员要面向生产、面向基层，挖掘内部潜力，充分利用资源，千方百计地为生产建设提供优质服务。4.1.1.4．加强物资管理，建立健全以岗位责任制为中心的各项管理制度。既要保证做好物资的供应工作，又要监督检查物资的合理使用，做到供应按计划、消耗按定额、管理按制度。4.1.1.5．采供中心严格按照审批计划对各部门实行统筹计划，分级负责的采购管理办法。所有物资的采购供应必须按计划、按标准、按质量、按程序进行组织。物资采购要按吨煤成本为依据，逐月平衡生产投入资金。4.1.1.6．各部门的储存物资，可由采供中心统一调配、调拨，各部门不得私自挪用或对外处理。各部门材料消耗计划由生产科、采供中心根据生产计划统一核定考核。4.1.1.7．严格执行各项节奖超罚规定，对物资供应管理和物资回收节约、修旧利废有贡献者，依据上级有关规定可给予一定的奖励。4.1.2.计划管理4.1.2.1．物资供应计划是合理组织统筹安排，保证供应，盘活物资，降低材料消耗，合理减少投入和库存物资的可靠依据。严格执行计划，维护计划的严肃性，是物资工作人员共同遵守的一项纪律和原则。采供中心要协助各部门认真编制物资申请计划和物资供应采购计划。4.1.2.2．各部门物资计划的申报必须以生产任务、基本建设计划为依据，以各项消耗指标为原则认真测算，尽量做到不虚报、漏报、瞒报。如遇特殊情况急需购买的物品，要及时按程序办理应急采购审批手续，经分管矿长和矿长签字后方可购买。同时，还必须纳入下月计划内。否则，采供中心拒绝采购，责任自负。4.1.2.3．各部门必须严格执行矿发文件有关规定，认真细致，全面落实编报月度物资需要计划。机电科、生产科要根据生产衔接审批各单位的用料计划，并按时报回矿计财科进行汇总。各单位如有需要加工、制做特别是外委的材料，必须提前10-15天在华晋明珠矿管理制度汇编有计划的前提下附加工图纸办理审批手续后，送交采供中心及时组织购买和加工。否则，耽误工期，由使用单位负责。4.1.2.4．基本建设和专用资金所需设备，依据落实的投资来源，建设项目和设备分别按规定时间上报计划，经领导审批后计划部门下达基建设备和专项基建设备计划，采供中心按规定程序统一组织议标、签订合同，然后进行订货采购。4.1.2.5．物资供应计划汇总编报完成后，如遇生产任务变动、设计变更，自然条件发生变化，需要调整计划时，要写出书面申请说明原因按程序办理审批手续后，送交采供中心。可根据采供周期和难易情况，及时组织采购。4.1.2.6．机电科、生产科、采供中心要认真审核各部门的月度用料计划，依据生产任务，合理制定消耗指标，摸清各队库存实际，搞好平衡。把各单位每月常用材料备好备足。做到对全月所需物资积极组织、及时供应，以确保生产建设任务的顺利完成。4.1.2.7．采供中心根据各单位所报计划的名称、数量、规格、型号、生产厂家，及时组织货源。对于规格、型号不清或无计划的物资可拒绝采购。影响生产，责任自负。4.1.3.采购管理4.1.3.1物资采购严格按照矿计财科每月核定审批的计划执行，不得超范围随意采购。4.1.3.2物资采购方式；（一）公开招标：对于大型设备和大中材料批次采购，采购量在50万元以上的全部实行公开招标方式。大中材料（单批次采购量在50万元以上）和大型设备（单台套价值50万元以上以及涉及井下安全生产的其它设备）根据华晋焦煤发[2010]354号文件《关于下发华晋焦煤有限责任公司资源整合矿井物资采购供应管理暂行规定的通知》，要根据年度生产建设计划，组织编制物资需用计划，按照生产建设作业计划要求，定期编制物资采购计划，并按照分级分类管理办法及时上报华晋焦煤公司招标办、机电处和物资供应公司。提报采购供应之前，大型设备的选型需报经华晋焦煤公司设备选型委员会批准，大中材料涉及煤矿安全生产的主要材料选型需经华晋焦煤公司生产技术部门审核认定。提前将拟定的招标技术文件和商务文件报公司物资招投标办公室（物资供应公司）由物资招标办公室组织审核后，方可进入招标程序。（二）邀请招标：必须有适合的前提条件，如选定的工矿技术条件，特定的时间等要求，在符合条件的厂家较少的情况下，经主管领导审核后再采用。（三）定点采购：专营物资和指定产品及配件的采购可采用本方式。1、汽柴油、指定润滑油品及各类油脂、备用减速器、专用电机、汽车、工程车辆、汽配、电脑家电等。2、单一来源的产品，进口设备及配件等。管理制度3、为保质、保量、保价、保服务，不走市场走原厂（或原厂的配套厂家）采购的配件。（四）代储代销：大型专用设备，其备件消耗较大且不稳定的情况下可采用，如掘进机、采煤机、支架、开关、综保等原厂配件。（五）以下情况可采取市场采购方式。1、不具备招标条件的，品种多而批量额度小的物资采购。2、形不成采购批量的零星小额度的采购业务，器具、小电器、防护用品及其它小型材料等。以上两种情况，采供中心应根据社会市场分类，依质量优先、货源充足、价格合理的原则分别确定2-3家长期合作的煤矿物资供应商，以保证生产物资所需。3、应急采购事项，如抢险救援、故障状态或生产急需，而按上述采购方式不能满足生产要求的，本方式需经当日的矿井主值班及分管矿领导指示后采用。以上（三）~（五）采购方式：一般情况下需经分管矿领导审批后采用，特殊情况，单批次采购50万元以上的经明珠公司总经理、董事长审批，上报华晋焦煤公司批准后采用。4.1.3.3．供应商的选择，物资采购需坚持同等质量比价格，同等价格比质量，同质同价比服务，比远近，比付款方式等有利条件的原则。4.1.3.4．订货数量的确定，采供中心要严格按照各部门所报计划限量采购，不得形成超储积压，如果采购代用规格的物资，必须征得使用部门的同意，市场上属于长线产品部分，提倡“零库存”管理。4.1.3.5．供应商资格审查，所有与机电供应发生业务的供应商，必须提供其营业执照、税务登记及所供物资需要出具有关资格报告等资质证书，以便对供应商进行严格审查，审查通过后，采供中心要对供应商资质证明建档登记，凡是有业务往来的供应商，每年年底对其经营资格进行一次复审，如发现有企业变更、改制以及不守信誉、偷税漏税、以次充好、投机供应等不良行为，要及时调整采购，与其解除供需关系。4.1.4.合同管理4.1.4.1．物资采购合同的订立，必须遵循《经济合同法》、《工矿产品合同试行条例》等法律法规和《华晋焦煤有限责任公司合同管理办法》中有关规定。4.1.4.2．明珠矿要根据本单位的实际情况，参照《华晋焦煤有限责任公司合同管理办法》制定合同管理办法，报华晋焦煤公司审批，报物资供应公司备案。4.1.4.3．物资采购价值在10万元以上的必须全部订立合同，如遇紧急采购的物资或一次性结清的业务也必须严格履行审批程序和手续。4.1.4.4．严格合同管理，登记合同台帐，建立合同档案，审查合同执行情况，严格履行合同管理程序。华晋明珠矿管理制度汇编4.1.5.价格管理4.1.5.1．采供中心要建立价格管理机制，建立健全采购比价台帐，对所签合同全面登记，对物资价格进行对比，同品种同规格的物资，价格高于上期的必须在签订合同时附“调价说明书”，说明涨价原因，随合同一起履行审批手续，否则不予签订合同。4.1.5.2．采购员在采购时，不管到什么地方，采购什么东西一定要本着在保证产品质量的前提下，再谈价格。谈好价格后必须向单位主管和分管矿领导汇报商定后方可采购。否则，擅自做主，开回的发票不予签字报销，一切责任自负。采购员在采购过程中的价格必须做到公开、透明，向本单位负责。不准用任何手段和办法协同厂家、商家搞秘密价格封锁，从中吃回扣，捞好处。否则，一经发现或查出，要严肃追究责任，给予严肃处理。采购员购回的各种物资包括外委加工，开发票报帐前，必须附有入库货物明细清单和库房保管员入库验收签字单。否则，不予签字，不得报销。责任自负。4.1.5.3.采供中心主任、物资管理工作人员要定期或不定期搜集市场信息和价格动态，分析整理，作为价格调整审定的依据，同时开启电脑网络监控管理价格，为物资供应工作全过程实现全面网络监控做好基础工作。4.1.6.审批程序4.1.6.1．设备、配件、材料在本月计划内并经有关领导按程序审批确定的，可根据生产所需的轻重、缓急进行正常采购。4.1.6.1.1．计划以外的、特殊情况下，急需的设备、配件、材料采购，必须由使用单位申请，以报告形式，经分管矿领导和矿长签字并纳入本月或次月计划后方可进行采购。否则，采供中心可拒绝采供。4.1.6.1.2．计划以内的材料、配件价值在2万元以内的，由采供中心主任直接安排进行正常采购。价值在2万元以上至10万元以内的，采购员要用表格形式，写清品名、规格、型号、生产厂家、数量、单价、金额等一切需要提供的依据，经分管矿领导审批签字后方可采购。4.1.6.1.3．价值在10万以上的，采购员要组织收集提供3个以上厂家或供货商进行询价、比价、议标，定标后再进行采购。4.1.6.1.4．计划以外或应急材料、配件的报告必须注明规格、型号、生产厂家和其他需要提供的时间等数据。否则，一律不予考虑，责任自负。4.1.6.1.5．每月申报计划，各单位必须在本月20日前报回矿计财科，超过时间不予汇总，责任自负。不纳入计划的，包括各类报告函件审批的材料、配件，都不能及时考虑，必须重新申报本月增补计划或纳入次月计划中，否则不予采购。4.1.6.1.6．各单位凡需要购买计划以外的材料、配件或设备，必须提前按程序办理报告审批手续，及时送交采购中心进行安排，但要根据组织、加工制做的实际需要给予5-10天的组织时间。如能及时办理的一定及时组织采购。管理制度4.1.7.验收与质量管理4.1.7.1．物资入库必须认真履行验收手续，依据合同的规定检验标准，对货物进行认真验收，属于非标准件的物资使用部门技术负责人或主要领导要参与验收。4.1.7.2．仓库的物资验收必须及时准确，经采购、保管以及验收相关人员，确认验收无误后要及时办理签证手续，记帐入库，如有问题，要做好记录，明确责任，对于不合格物资由采购责任者及时进行退货、更换。4.1.7.3．验收误差，以重量为计量单位的准许有千分之三的误差；贵重金属不得有误差；以长度为计量单位的准许有千分之一的误差；以立方米为计量单位的准许有百分之一的误差。误差较大的不准入库，一切后果由责任方承担。4.1.7.4．对技术性能较强的大型设备和精密仪器的验收，在货到三日内组织有关单位和技术人员到现场进行验收。认真填报验收记录，及时办理相关签证手续。不合格的设备、仪器一律不准入库，严禁伪劣产品下井。4.1.7.5．加强对井下使用材料、设备的监督与管理，凡井下使用的物资必须证件齐全，符合国家或煤炭行业标准，否则不得验收入库、下井。4.1.8.物资消耗管理4.1.8.1．物资消耗金额是编制计划加强经济核算的依据，采供中心要配合生产部门根据生产建设任务，制定主要物资的单项消耗金额和综合消耗金额。4.1.8.2．各生产辅助及生产建设物资使用部门的材料消耗实行定额、定量，定资金限额的管理办法。4.1.8.3．生产使用主要物资均应列入定额供应范围，对消耗量大、价值高、占成本比重大的大型物资，均应列入定额、定量供应范围，且应达到总供应额的70%以上，一般零星物资实行资金限额供应。4.1.8.4.物资消耗定额是测算吨煤材料费消耗指标的基础，是分析考核材料节约超支的依据，采供中心、生产科等部门要根据实事求是，不得粗估冒算，力争先进合理的原则