电邮写作及礼仪

商务英语电子邮件与备忘录写作前言商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视。本章将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式、应遵循的相关原则以及相应的写作技巧。英语电子邮件的基本格式From:TankZhang([e-mail])To:[e-mail]:Cc:Bcc:Attachments:DearMr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，正文BestRegards,/YoursSincerely,XXX商务英语电子邮件的基本格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤签名：写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼或DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSirorMadam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼。正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。关于发送，抄送和密送的区别发邮件一共有三种发送方式,即:正常发送,抄送,密送.抄送:将邮件同时发送给收信人以外的人，抄送人可以看到收信人。密送:将邮件同时发送给收信人以外的人，但收信人和抄送人都看不到密送人。看下面的例子.如：A发送邮件给B，抄送给C，密送给了D那么：A知道发送给了B，抄送给了C，密送给了D。B知道这封是A发送给自己的，并且抄送给了C。C知道这封是A发送给B的，并且抄送给了自己。D知道这封是A发送给B的，并且抄送给了C，而且密送给了自己。邮件主题①.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Suppliertraining；NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）②.主题框的内容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达；YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation③.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!邮件正文①.邮件第一段开头可以说到自己是谁(Thisis××(人名)from××(公司名))，也可以不说；②.感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。⑵.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”⑸.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”邮件正文-注意事项正文中，每段定格写，不用空两格。段与段之间空一行书写。正文中的人称选择：I,You,We等，如果邮件很长的话，you的使用不能过多；I和We的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We，你是代表公司的；当然该用I表示你个人的时候还是要用I的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如：NO:Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.邮件结尾⑴.Ifyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的结尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结尾，他不懂的或者建议，可以联系你。⑵.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.结尾的感谢用语⑶.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的尽快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“尽快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。⑷.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。邮件结尾⑸.Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。⑹.Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。⑺.Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。⑻.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。检查①.注意拼写是否正确，尤其是标题。人称，时态，语法，名词单复数等细节②.邮件内容用5C原则检查一下，现在的工作中用到的邮件一般都不会很长。Clear(信息明了)Complete(内容完整)Correct(准确无误)Concise(简明扼要)Courteous(礼貌周到)Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!例：DearMr.XXX,I‘msorryabouttheproblemofoursystem.Isincerelyapologizeforitandwe’lltryourbesttosolvetheprobleminaweek.（此处可加上具体的解决方案）Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX原文修改稿问题点整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格。①语句不完整，this指什么？②同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系。③④语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。英文商务邮件写作必备的黄金句子1.发起会议：IwouldliketotalktoyouoverthephoneregardingissuesabouttheXXproject.我想跟你电话讨论下XX项目的情况。IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。2.反馈/建议：Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反馈建议！Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.有任何问题，欢迎和我们联系。3.附件：Ienclose…foryourreference.我附加了…供您阅读。Pleasechecktheattachedfilefor….…请在附件里查收。4.列表：Someitemsneedyourattention:1…2…。以下方面需提请注意：1…2…。5.提议：Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……6.感谢：Thankyousomuchforthecooperation.感谢你的合作！7.致歉：Isincerelyapologizefor…!对…我真诚道歉！Iapologizeforthelatereplyingandwe‘ll……ASAP(assoonaspossible).很抱歉现在才回复，但我们会尽快…。结语随着国际商务活动