物业管理有限公司-人事行政管理制度

光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/01目录1.2004年度质量目标展开表2.行政办公室职责3.行政办公室人员任职条件与岗位职责4.行政办公室工作流程图5.工作要求6.行政管理制度6.1会议管理规定6.2文件管理规定6.3证件、图书、档案管理规定5.4印章管理规定6.5机动车辆管理规定6.6乘坐出租车管理规定6.7员工就餐管理规定6.8工服管理规定6.9日常报销管理规定6.10资源节约管理规定6.11制订各类计划/总结的管理规定6.12物资采购及管理控制程序6.13行政表格清单及样表7.人事管理制度7.1总则7.2招聘与辞退管理规定7.3考勤制度7.4分配制度7.5福利管理规定7.6奖惩条例7.7员工培训制度7.8员工考核制度光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/027.9附则7.10人事表格清单及样表8.环境因素清单光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/011.年度质量目标展开表CJ-BG-018编号：序号质量目标目标值落实措施计划完成时间责任部门检查部门备注光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/022.行政办公室工作职责1.负责管理体系的策划、运行.改进的归口管理;2.负责组织编制、评审修订管理体系文件；3.负责文件的控制，负责收集、登记、更新、传达适用的法律法规和其他要求的文件及其管理；4.负责公司记录的归口管理:a)负责形成公司“记录一览表”;b)负责编制公司通用记录格式;c)负责指导、监督各部门记录表格的形成、使用。5.负责推动管理方针的贯彻及管理目标、指标的完成a)通过会议、培训等方式宣传管理方针、目标指标；b)将质量目标分解至相关部门并组织制定落实措施；c)监督目标指标落实及完成情况。6.负责公司信息交流与沟通的归口管理工作a)办公会b)文件传阅c)信息沟通7.负责人力资源管理的归口管理和培训工作a)人事b)劳资c)培训需求的调研，培训工作的组织、实施及有效性评价；d)人员教育、培训，技能和经验记录的形成。8.负责组织各部门识别、评价、确定、更新环境因素。9.负责公司服务、环境运行活动的监督检查，负责内审和管理评审的组织工作；10.负责工作环境的监督管理11.负责公司办公设备、用品的采购管理a)采购b)库房管理光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/03c)物品发放12.负责公司设备设施的综合管理；13.负责参与新物业项目的筹备工作；14.负责顾客满意的监督测量；15.负责识别并实施公司各项持续改进活动，包括对不符合、纠正预防措施的归口管理；16.负责组织公司相关数据的收集、分析和利用；17.负责公司行政后勤管理工作。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/043.行政办公室员工任职条件与岗位职责岗位岗位职责任职条件行政办公室主任a)负责制定人力资源的发展规划和年度计划；b)协助公司领导对中层管理人员的晋升或调整；c)负责制定员工的发展培训计划；d)负责提出薪酬体系建议；e)负责制定绩效考核具体指标和考核办法；f)负责制定制定福利政策；g)负责人力资源整体管理工作；h)负责督促检查公司决定的执行与落实；i)负责拟定公司人事行政各项规章制度；g)协助各部门编制公司年度工作计划及公司经营指标；k)负责组织起草各类公文函件并审核待签发的文稿；l)负责筹备股东会、董事会、总经理办公会会议的召开；m)负责协调、平衡各部门之间及公司内外的关系。n)负责本部门团队建设。1.具有大专以上或同等学历；2.具有三年以上人事行政工作经验；3.具有高度的责任感和严谨的工作态度；4.具有较强的沟通协调能力和独立解决问题能力；5.对物业经营略微了解。人力资源管理岗a)协助组织员工招聘,负责员工入职、转正及离职手续；b)协助办公室主任制定培训计划；c)负责组织员工培训；d)负责考勤管理及工资的发放；e)负责办理员工档案、社会保险事项；f)负责人事档案的管理；g)协助制定福利制度，制作员工各项福利报表；h)协助编写人力资源管理制度。1.具有相关专业大专以上学历；2.熟悉国家劳动法律法规3.具有一年以上人事工作经验；4.为人正直、原则性强、沟通协调能力较强。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/05岗位岗位职责任职条件行政管理岗a)负责各类公文的起草,指导、监督、检查各项决议的落实；b)负责会议的安排及记录；c)负责行政档案的管理；d)负责公司内外部信息收集及信息沟通；e)负责印章及公司证件的管理；f)负责员工餐饮管理；g)负责行政文件的签收、呈送、分发；h)协助编制行政管理制度并整理公司各部门制度；i)负责重要环境因素的管理；j).负责对机动车辆使用管理。1.具有大专以上或同等学历；2.具有一年以上工作经验；3.有一定组织能力和协调能力；4.了解物业经营状况；5.熟练掌握办公室软件的操作。采购员a)负责采购计划及月资金计划的汇总；b)负责采购物资的市场调研；c)负责物资的采购；d)负责物品说明书、保修卡的收集e)负责收集、整理各管理中心工程档案、设备设施资料及相关图纸。1.高中以上学历；2.北京市户口；3.有驾照；4.能熟练操作EXCEL工作表库管员a)负责对资产的定期盘点；b)负责库房的管理；c)负责对采购物资的收货及发货；d)负责劳务食堂的管理；e)负责公司各中心物资的协调。1.中专以上学历；2.有一定的统计能力；3.能熟练操作EXCEL工作表。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/064.行政办公室工作流程图行政办公室工作QMS/EMS工作环境管理文件编制、审核、批准文件记录管理监督检查管理评审内审持续改进活动监视和测量管理体系运行文件编写管理体系策划信息交流与沟通有效性评价后勤管理人力资源管理工程项目管理采购记录文件记录管理人事劳资培训设备环境管理工作服管理劳务人员食堂工程资料管理新项目筹备采购库管发放环境控制环境因素识别光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/075．工作要求5.1行政管理工作要求5.1.1建立沟通网络平台,保证公司上下、内外信息交流通畅。5.1.2指导、督促各部门对公司决议和各项计划的实施状况,对各项工作进行有效的控制。5.1.3制订、完善行政管理制度及各项工作程序,监督制度的执行情况,做到严格控制工作程序。5.1.4加强集中采购,降低物资采购成本。保证物品质量的情况下控制较低的价格。5.1.5加强各类资料的管理。对档案进行分类及妥善保管,不得遗失、损坏并能简洁快速的进行翻阅；对资料的外借做好登记；做好档案保密工作。5.1.6对固定资产进行定期盘点,加强对库房的管理,严格控制物品质量验收及领用,控制物耗成本,避免资源浪费。5.1.7司机安全行使机动车,做到不犯交规,按时对车辆进行检修及年检。5.1.8热情接待公司客户及相关单位人员。5.1.9加强企业文化建设,建立学习型组织,形成轻松舒适而又有条不紊的工作环境,树立良好的公司形象。5.2人力资源管理工作要求5.2.1依照国家法律法规和相关部门及公司的规章制度办理一切事务,做到办事有依据,不凭个人感情办事。5.2.2未经公开或讨论的事宜,不得擅自传播,做执行纪律的模范,提倡团结、严谨、求实、和谐的人际关系和工作作风。5.2.3对公司人事规划、员工工资、员工档案及考核评估结果要做到严格保密。5.2.4针对公司发展规划做好人员需求计划,并做好岗位分析,编写岗位说明书。5.2.5为公司招聘高质量、高素质人才,做到因岗设人,人尽其才。5.2.6为新员工做好入职培训,使全体员工全面了解公司的发展历史、规模、愿景及各项管理制度。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/085.2.7为加强员工专业技能培训,拟定年度培训计划,做好人力资源的开发与培训,加强员工自身提高。5.2.8严格遵循公司薪酬体系,认真发放员工工资,不得出现遗失或遗漏工资。5.2.9为新员工及时作好社保续接手续和档案调入工作,为离职员工妥善处理其社保档案和个人档案。5.2.9按时对员工做绩效考核,作好评估并及时反馈。考核应本着公平、保密的原则。5.2.10关心员工,了解员工,提高员工工作积极性。5.2.11公正、平和解决员工劳动纠纷。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/096.行政管理制度6.1会议管理规定6.1.1总则为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度。6.1.2会议分类及组织总经理办公会。主持人:常务副总,参会人:公司副总、总经理助理、行政部办公室主任。中心主任会。主持人:常务副总,参会人:公司副总、公司部门经理、中心主任。中心例会。主持人:中心主任,参会人:中心各部门主管。其它会议。6.1.3会议安排为避免会议过多或重复,公司正常性会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。参会人员及相关部门接到会议通知后,应做好有关准备工作。包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、布置会场等6.1.4会议后续工作文员做好会议纪要,上报公司领导并分发给各参会人员.行政办公室监督会议决议的落实情况。6.2文件管理规定6.2.1总则:6.2.1.1目的：为使文件管理制度化，增进文件处理之品质及效率，畅通信息沟通渠道，特制订本规定。6.2.1.2范围：本规则所称文书管理,指公司各部门、中心之间及公司内部与外界来往的文书(包括信函、传真、电报、签呈等),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/0106.2.2工作职责：a)总经理负责对外发文及对全公司发文的审批。b)行政办公室为公司层文书管理的归口部门,负责对往来文件进行核稿及收发、拆封、分文、稽催、校对、监印、记录、档案管理等事宜。c)中心主任负责本中心对公司层、本中心内部发文及对客户/业主发文的审批。d)中心文员为管理中心层文书管理的归口部门,负责对往来文件进行核稿及收发、拆封、分文、稽催、校对、监印、记录、档案管理等事宜。e)发文部门负责起草文件。f)收文部门负责文件政策的落实。6.2.3工作程序：6.2.3.1行文格式6.2.3.1.1公司行文主要分为以下几种格式:a)公告/通知:主管业务向公众或特定对象宣布时使用。b)内部请示:下级对上级有所请示时使用。c)合同会签表:上级对签订合同审批时使用。d)公文处理单:公司外部来文处理时使用。e)公文传阅单:公司文件传阅时使用。f)公事通知单：公司内部同级部门之间发文时使用。g)表格式公文:政府机关规定的表格式公文及公司人事令、工程验收等,可依实际需要印为固定格式使用。6.2.3.1.2行文字体a)对外发文及内部《通知》：字体：仿宋体，标题为加黑三号字，文号为五号字，正文为四号字，行距：单倍行距，间距：标准。b)公司《制度/规定》：字体：标题为黑体小二号字，二级标题为四号加黑宋体字，正文为小四号宋体字，行距：1.5倍行距，间距：标准。一律按照质量管理体系文件格式编写。c)字迹清楚，易于辨认。6.2.3.2文件的审批及收发光大物业管理有限公司管理体系文件GDWY-QEC-BG-012004A/011a)中心部门向本中心部门或中心主任发文：发文部门起草文件中心文员登记中心主任审批中心文员签发、存档接收部门签收、执行。b)管理中心向客户/业主发文：发文部门起草文件中心主任审批中心文员登记、存档并反馈发文部门发文部门分发c)管理中心向公司或其它管理中心及公司外部（不含客户/业主）发文：发文部门起草文件中心文员登记中心主任审核交中心文员送行政办公室登记公司相关部门审核总经理审批行政办公室签发、存档、记录d)公司向外发文：公司发文部门起草文件总经理审核行政办公室签发、存档、记录。e)公司向管理中心发