第7章 建设工程信息文档管理

2020年6月17日星期三建设工程监理概论主编：徐锡权金从主审：王海超2020年6月17日星期三第7章建设工程信息文档管理7.1建设工程信息管理概述7.2建设工程信息管理的实施7.3建设工程文件档案资料管理7.4建设工程监理文件档案资料管理本章小结习题参考答案2020年6月17日星期三第7章建设工程信息文档管理教学目标了解建设工程各个阶段监理信息收集的方法及加工整理方法，明确文件档案资料管理的职责、质量要求和组卷方法；了解建设工程档案验收与移交的步骤及注意事项；掌握建设工程监理文件档案资料管理的意义及内容。2020年6月17日星期三第7章建设工程信息文档管理教学要求能力目标知识要点权重自测分数了解建设工程信息管理的相关知识建设工程项目信息的概念、性质、分类及表现形式；建设工程项目信息管理的原则、环节和制度等15%了解建设工程中信息管理的实施过程建设工程信息管理流程的组成；监理信息的收集内容和加工整理过程25%掌握建设工程文件档案资料管理方法建设工程文件档案资料管理职责；归档文件的质量要求和组卷方法；建设工程档案的验收与移交30%掌握建设工程监理文件档案资料管理方法建设工程监理文档资料管理内容；建设工程施工阶段监理工作的基本表式30%2020年6月17日星期三第7章建设工程信息文档管理锦华集团办公楼工程建设项目，业主建设单位委托方正监理公司承担该项目施工阶段的监理工作，要求建设工程档案管理和分类按照《建设工程文件归档整理规范》执行。工程开始后，总监理工程师任命了一位负责信息管理的专业监理工程师，并根据《建设工程监理规范》建立了监理报表体系，制定了监理主要文件档案清单，并按建设工程信息管理各环节的要求进行建设工程的文档管理，竣工后又按要求向相关单位移交了监理文件。引例2020年6月17日星期三第7章建设工程信息文档管理思考以下问题。(1)建设工程信息管理有哪些环节?(2)按照《建设工程文件归档整理规范》规定，建设工程档案资料分为哪几大类?(3)根据《建设工程监理规范》的规定，构成监理报表体系的有哪几大类?监理主要文件档案有哪些?(4)监理机构应向哪些单位移交需要归档保存的监理文件?引例2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述建设工程监理的主要工作是控制，控制的基础是信息，信息管理是建设监理的一项重要内容。7.1.1信息1．数据•数据是客观实体属性的反映，是一组表示数量、行为和目标，可以记录下来加以鉴别的符号。2．信息的概念•信息和数据是不可分割的。信息来源于数据，又高于数据，信息是数据的灵魂，数据是信息的载体。•使用信息的目的是为决策和管理服务。2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述7.1.1信息3．信息的时态•信息有3个时态：信息的过去时是知识，现在时是数据，将来时是情报。•(1)知识是前人经验的总结，是人类对自然界规律的认识和掌握，是一种系统化的信息。•(2)信息的现在时是数据。•(3)信息的将来时是情报。2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述7.1.1信息4．信息的特点为了深刻理解信息的含义和充分利用信息资源，必须了解信息的特征。一般来说，信息具有以下特征。•1)真实性•2)时效性•3)系统性•4)不完全性•5)层次性2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述7.1.2建设工程项目管理中的信息1．建设工程项目信息的特点•1)来源广、信息量大•2)动态性强2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述2．建设工程项目信息的分类•1)按照建设工程的控制目标划分–(1)投资控制信息：–(2)质量控制信息：–(3)进度控制信息：–(4)合同管理信息：•2)按照建设工程项目信息的来源划分–(1)项目内部信息：–(2)项目外部信息：•3)按照信息的稳定程度划分–(1)固定信息：–(2)流动信息：•4)按照信息的层次划分–(1)战略性信息：–(2)管理型信息：–(3)业务性信息：2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述2．建设工程项目信息的分类•5)按照信息的性质划分–将建设项目信息按项目管理功能划分为：组织类信息、管理类信息、经济类信息和技术类信息四大类。•6)按其他标准划分–(1)按照信息范围的不同，可以把建设工程项目信息分为精细的信息和摘要的信息两类。–(2)按照信息时间的不同，可以把建设工程项目信息分为历史性信息、即时信息和测性信息三大类。–(3)按照监理阶段的不同，可以把建设工程项目信息分为计划的、作业的、核算的、报告的信息。–(4)按照对信息的期待性不同，可以把建设工程项目信息分为预知的和突发的信息两类2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述7.1.3建设工程项目信息管理1．信息管理的原则•(1)及时、准确和全面地提供信息，以支持决策的科学性；应规格化、规范化地对信息编码，以简化信息的表达。•(2)用定量的方法分析数据、定性的方法归纳知识，以实施控制和优化方案•(3)适应不同管理层的不同要求。•(4)尽可能高效、低耗地处理信息，以提高信息的利用率和效益。2．信息管理的环节•(1)信息收集•(2)信息处理•(3)信息存储•(4)信息传递•(5)信息使用3．信息管理制度2020年6月17日星期三7.1建设工程信息管理概述7.1.4监理信息系统信息系统是由人和计算机等组成，以系统思想为依据，以计算机为手段，进行数据收集、传递、处理、存储、分发，加工产生信息，为决策和管理提供依据的系统。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施7.2.1建设工程信息管理流程1．建设工程信息流程的组成•建设工程信息流由建设各方各自的信息流组成，监理单位的信息系统作为建设工程系统的一个子系统，监理的信息流仅仅是其中的一部分信息流。建设工程信息流程如图7.1所示。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施2．监理单位及项目部信息流程的组成•监理单位内部也有一个信息流程，监理单位的信息系统更偏重于公司内部管理和对项目监理部的宏观管理。对于项目监理部，总监理工程师也要组织必要的信息流程，加强项目数据和信息的微观管理，相应的流程图如图7.2和图7.3所示。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施7.2.2监理信息的收集1．项目决策阶段的信息收集在项目决策阶段，信息收集从以下几方面进行。•(1)项目相关市场方面的信息，•(2)项目资源相关方面的信息，•(3)自然环境相关方面的信息，•(4)新技术、新设备、新工艺、新材料，专业配套能力方面的信息。•(5)政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育方面的信息。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施2．设计阶段的信息收集监理单位在设计阶段的信息收集要从以下几方面进行。•(1)可行性研究报告，•(2)同类工程相关信息•(3)拟建工程所在地相关信息•(4)勘察、测量、设计单位相关信息•(5)工程所在地政府相关信息•(6)设计中的设计进度计划2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施3．施工招投标阶段的信息收集•(1)工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计概算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是该建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量等有关信息。•(2)建设单位建设前期报审文件：立项文件，建设用地、征地，拆迁文件。•(3)工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件，设备、劳动力差异。•(4)当地施工单位管理水平，质量保证体系、施工质量、设备、机具能力。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施3．施工招投标阶段的信息收集•(5)本工程适用的规范、规程、标准，特别是强制性规范。•(6)所在地关于招投标有关法规、规定，国际招标、国际贷款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在。•(7)所在地招投标代理机构能力、特点，所在地招投标管理机构及管理程序。•(8)该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程度、经验、措施。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施4．施工阶段的信息收集施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期3个子阶段分别进行。•1)施工准备期施工准备期指从建设工程合同签订到项目开工这个阶段，在施工招投标阶段监理未介入时，本阶段是施工阶段监理信息收集的关键阶段，•2)施工实施期施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据、由施工单位层层收集上来，容易实现规范化。施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，•3)竣工保修期•在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。2020年6月17日星期三7.2建设工程信息管理的实施7.2.3监理信息的加工整理所谓监理信息的加工整理，是对收集来的大量原始信息进行筛选、分类、排序、压缩、分析、比较、计算等的过程。在建设项目的施工过程中，监理工程师加工整理的监理信息主要有以下几个方面。(1)现场监理日报表(2)现场监理工程师周报(3)监理工程师月报2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理7.3.1建设工程文件档案资料1．建设工程文件的概念•建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的记录信息，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。2．建设工程档案的概念•建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理3．建设工程文件档案资料的概念•建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。4．建设工程文件档案资料载体•(1)纸质载体•(2)缩微品载体•(3)光盘载体•(4)磁性载体5．文件归档范围•(1)对于与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。•(2)工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理7.3.2建设工程文件档案资料管理职责建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档有三方面含义。(1)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交。(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。(3)建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)要求将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理1．通用职责2．建设单位职责3．监理单位职责4．施工单位职责5．地方城建档案管理部门职责2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理7.3.3归档文件的质量要求和组卷方法1．归档文件的质量要求2．归档工程文件的组卷要求•1)立卷的原则和方法•2)卷内文件的排列3．案卷的编目•(1)编制卷内文件页号应符合下列规定。•(2)卷内目录的编制应符合下列规定。•(3)卷内备考表的编制应符合下列规定。•(4)案卷封面的编制应符合下列规定。•(5)卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅画统一采用A4幅画。2020年6月17日星期三7.3建设工程文件档案资料管理7.3.4建设工程档案验收与移交1．验收•(1)列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建