物资供应部供方管理办法

物资供应部供方管理办法（2009年修订）1、目的为进一步加强供方管理，稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系。通过对供应商的供货能力进行评估与选择，保证供应商之间，公平有序竞争，激励先进、淘汰落后。2、适用范围；适用于物资供应部焦炭、废钢、生铁、铁合金、设备及备件、材料等物资的供应商管理。3、职责负责焦炭、废钢、生铁、铁合金、设备及备件、材料等物资供应商的管理。4、供方管理4.1供方资质认定包括内容:4.1.1营业执照。4.1.2税务登记证。4.1.3组织机构代码证。4.1.4生产许可证、专营、专卖证。4.1.5能证明其质量保证能力、供货能力等资质的其他保证材料、装备水平、技术实力、检测能力、各种证书、供货业绩等。4.1.6中间商应提供所供产品的相关资料及委托代理资质。4．2潜在供方的管理由综合计划科牵头，组织计划员、采购员经常深入未开发或未接触区域（潜在区域），也可通过互联网，广泛进行市场调研，行情分析。不断收集各方面的供方信息和资料，建立潜在供方档案，以备参考。4．3供方考察计划员、采购员根据供方考察收集的供方信息以及业务实际需要，提出考察申请主管部长批准后对供方进行考察，考察结束后，依据考察结果填写《供方调查表》。必要时，可写出考察报告，交评审小组参考。若评审人员对考察结果有异议或疑问，可实行重复考察，或委派其他相关人员考察。4．4新供方的引进4．4．1.计划员、采购员通过各种渠道（网上了解、实地考察、其他单位证明、其他供方介绍）收集的供方信息，拟提新供方，由采购员签写《供应商评价表》，办理相关会签手续。4．4.2.新供方必须资质齐全，且在质量、价格、技术条件、资金、售后服务等方面应有优势。4．4.3.新供方必须签订试用合同，并交纳使用费200～2000元，用于生产单位试验费50%，年底一次性奖励兑现。试用合格后，由生产单位出具相关试用报告，签写《新供应商试用评价表》，经评审合格进入合格供方名录。4．5对供方管理内容4.5．1质量水平：供货合格率、指标的波动差异大小，优良品率；对质量问题的处理能力（响应时间、调整时间、整改速度或整改措施的落实到位情况）。4．5．2交货能力：数量完成率、稳定均匀供货情况（连续性、与合同要求的相符程度等）。4．5．3价格水平：报价与市场行情的一致性、有无优惠事项。4．5.4合作状况：合同履约率，供货比重，垫资情况、战略合作关系。4．5．5服从管理：严格按照龙钢公司和物资供应部的相关制度执行，能在限定区域内进行采购，若要调换采购区域必须征得物资供应部同意后，方可介入采购。能积极配合物资供应部的采购工作，及时传递发货信息和相关资料、票据，沟通及时，执行有序。4．6建立合格供方档案经评价合格的供应商,纳入合格供应商名录,并经主管总经理批准后执行,并建立合格供方档案:供应商基本资料表（如供应商名称、地址、开户行、账号、税号、联系人、电话、传真等）供应商调查报告供应商交货（服务）记录合格供应商名录供应商物资（服务）改进通知单供应商物资（服务）保证书设备图纸、技术资料供应商所提供物资（服务）标准营业执照、税务登记证、体系证书等相关复印件。4.7合格供方年审每年年底12月份由评价小组组织相关业务部门及使用单位对合格供方进行年度评审，年度评审按评审条件以会议的形式进行评审，并作好记录，在年度供应商座谈会上分优秀合作伙伴（得分在90分以上且为战略合作伙伴）和重点供方（得分在90分以上）予以表彰奖励，不合格的予以淘汰。4.8合格供方复审4.8.1若供方供货的必要条件、产品质量标准、交货、价格或服务发生重大变异时，可以随时对供方进行复审。4.8.2.发生一次严重质量事故（直接或间接损失超过3万元以上的）或两次一般质量事故（有损失，但金额不大），暂停供货，并对供方进行复审评价。4.8.3复审时填写〈合格供方复审表〉，对复审合格的供应商继续列入〈合格供应商名录〉；复审不合格，取消其合格供方资格。如需使用，按新供方对待；4.8.4.出现以下供货劣迹的:1.违反公司的有关制度规定，受到严肃处理和处罚的，罚款1-5万元。2.恶意竞争，掺杂掺假，无理取闹，造成极坏影响或较大损失的，罚款1-5万元。3.合同执行不力，无故撕毁合同，终止合同，不执行合同等，造成很大经济损失的，罚款1-5万元。4.因供方原因，造成公司出现重大质量事故或重大不安全事故，受到严肃处理或处罚的，罚款1-5万元。5.提供虚假信息或供货不及时，严重影响工作或工程进度，造成很大经济损失，受到严肃处理或处罚的,罚款1-5万元。6.出现质量异议不能及时处理,推诿扯皮、不愿承担责任，造成极坏影响的，罚款0.5-1万元。暂停供货，视其整改结果，按新供方重新引进。4．9.计划接收与下达：计划科计划员接收物资总库的需求计划，审核物资的名称、规格型号、数量、技术参数、到货时间等，符合采购要求，分配给各采购科实施采购，否则退回物资总库处理，旬量、旬价推进物资，每月21日物资供应部价格领导小组召开例会，确定下月物资采购方案及下月第一旬旬量、旬价采购方案，每月逢1日、11日对中旬及下旬采购方案进行确定，报公司价格领导小组批准执行，若不批准，重新调整采购方案，批准后执行。4．10．合同评审及合同签订：按总库的需求计划，旬量、旬价推进物资按批准的采购方案，由计划科牵头组织有关部门人员进行合同谈判、评审.4.10.1合同评审的进行：当有以下情况发生时必须对合同进行评审：4.10.1.1市场发生变化。所供产品和所供产品上游原材料等出现价格的大幅波动。4.10.1.2.有更具优势的新供应商参与或供方对合同提出异议需要修改合同的。4.10.1.3.采购物资的标准、质量技术要求等发生变化；出现新的未采购过的物资。4.10.1.4.招投标、议标确定的时间到期。有以上情况发生时，价格领导小组必须迅速反应，召集相关单位进行合同评审；并根据计划要求分年度、季度、月度或旬等确定供应商签订合同.4.10.2签订合同时，供方应缴纳合同总金额的1%作为合同履约保证金；在合同履行过程中应有合同总金额的5-10%质量保证金（龙钢公司有应付账款的可不缴纳，但合同条文中必须明确若违约或质量得不到保证须从应付账款中扣除），以提高合同的履约率和质量保证率；4.10.3合同在履行过程中，合同约定原则不变；代储代管物资，以出库消耗数量为准结算；年、季度合同原则是锁定资源、保持长期稳定的战略关系，合同约定随时间和市场有变化时，以月、旬合同约定为准，有特殊情况，双方协商解决。旬合同超供部分，原则转入下一旬结算，价格执行两旬最低价，并在下一旬合同数量上减去超供部分；旬合同短供部分，原则下一旬必须补足，价格执行两旬最低价；连续三旬仍无法补足，对该供方进行复审，重新确定其供应量；有库存保价协议的，每季度初签订合同时，由各采购科以及相关人员共同核定当期期初风险库存量及风险库存材料期初价格（废钢各旬要确定毛料价格，便于核算），每季度核算清零一次。具体根据风险库存周转天数及每季度旬价格变化情况进行计算（计算公式：溢价或损价额=9旬Σ风险库存量*每旬价格*旬天数10/风险库存周转天数-期初风险库存量*风险库存材料期初价格*季度天数/风险库存周转天数），溢价或损价部分在下一季度初签订合同时予以扣补。4.10.4合同履约率低于50%确系供方原因的、不在规定区域或不按约定要求进行采购，造成极坏影响的、出现供货劣迹的，除接受规定处罚外，所交合同履约保证金和质量保证金不予退还或扣除。4.10.5公司定期或不定期到供方货源处对所提供的物资进行质量检测或现场抽查验收。4.10.6对有发展潜力、符合公司投资发展方向的供方，年初由物资供应部牵头双方签订战略合作协议书。4.10.7供方每月底前，旬推进物资，每月21日前各供方将下月及下月第一旬（每月1日将中旬、11日将下旬）所供应的货物质量指标、数量、价格等信息书面提供物资供应部，以便于我们统筹安排下月及下月各旬的采购计划，若不按时提供的，在下月供应中视为自动放弃或在供方考核中扣除得分处理。其他物资依据合同交货期，在发货前或到货前1天书面通知采购员，（发货清单、车号，机械备件的重量、是否需吊车卸货等）。4.10.8供应商提出的信息传递、卸车、计量、质量、结算等异议的问题，各个负责该项业务的主管、主办积极协调相关部门进行解决，各个负责人必要时及时将解决结果汇报给副部长或部长。负责该项业务人员若有推脱、刁难找种种借口不积极协调等现象的，供方可直接反映到副部长、部长等上级领导。4．11结算4．11．1计量性物资结算以到厂复皮时间为准，代储代管物资以出库消耗时间为准，其它物资以到厂验收时间为准，4．11．2合同执行完后，采购员应将合同交计划科，由计划科主管人员逐合同对执行和落实情况进行考核。4．11．3.经过考核后，将结果和结算意见传递给财务结算中心。4．11．4由结算中心办理结算手续，出据结算单。4．11．5结算中心出据结算单后，采购员及时向供方索要发票，供方限定在20天内开据发票。4．11．6采购员收到发票后，10天内交计划科主管人员核对统计，统一交财务结算中心验收入库。4．11．7经财务结算中心验收发票后，采购员及时记好应付帐款台帐并定期核对，发现问题，及时查对。4．11．8自供方开具发票二个月内验收完毕交财务，票据要妥善保存，坚决杜绝票据丢失、过期作废退票等现象。4．12、供方具体考评方法4．12．1供方考评分A、B、C、D四个标准。：（1）A类供方：供方考评得分90分以上。（2）B类供方：供方考评得分80分以上。（3）C类供方：供方考评得分70分以上。（4）D类供方：供方考评得分60-70分。（5）考评每月进行一次，设备、备件、材料类每季度一次，根据得分情况确定优惠政策。4．12．2对供方考核（1）对A类供方在货款支付上根据不同时期确定优先支付货款；在确定一定的垫资额度后，付款比例100%，（2）对B类供方在货款支付比例上低于A类10%。（3）对C类供方在货款支付比例上低于B类10%。（4）对D类供方在货款支付比例上低于C类10%。（5）考评分低于60分，暂停付款一个月，设备、备件、材料类暂停付款三个月。（6）新引进供方，在试用期内不参加考评，试用期满经评审合格后方可纳入考评。（7）连续三个月，设备、备件、材料类连续三季度达不到D类供方的，予以淘汰。（8）垫资额度：焦炭年供应额的10%铁合金年供应额的3%生铁年供应额的2%废钢年供应额的5%设备备件、耐火及其它材料年供应额的20%原则在年初确定垫资额度后，保持相对的稳定，如有变化以物资供应部的通知为准。4.12.3对供方考核的开展及时间要求：（1）每月月末26号（下月资金平衡会之前），设备、备件、材料类季度末的下月1号前，由各业务口科长组织相关人员按照各类供方考评表（见附页）进行打分，经各业务部长签字后，交部价格领导小组办公室。（2）部价格领导小组根据各供方得分情况，确定下月付款比例及其它优惠或处罚政策。物资供应部09．9．10附页1：生铁供应商管理考评表供应商：序号考核内容细则满分考核得分1数量完成率1.数量完成率在95%以上得25分2.数量完成率在90%以上得20分3.数量完成率在80%以上得10分4.数量完成率低于80%以下不得分5.与合同的相符性5分，6.三旬均匀持续供货得10分，一旬不持续得8分，二旬不持续得6分，三旬不持续不得分402质量合格率1.合格率大于95%得20分2.合格率大于90%得15分3.合格率大于85%得10分4.合格率低于80%以下不得分5.无质量异议得15分，连续发生三次质量异议暂停供货并重新评价分，每发生一次扣5分，353价格水平1.报价与市场行情相差5%之内得10分，相差5%与10%之间得5分，大于10%不得分，2.有无优惠事项有优惠事项的加5分，无优惠的不加分155服从管理1.能在限定区域内进行采购得5分，如要调换采购区域必须征得物资供应部同意后，方可介入采购，不按要求采购发生一次扣3分。2.积极配合物资采购工作，及时传递发货信息和票据，及时沟通，执行有序，得5分.不按要求执行的发生一次扣2分。10合计：备注