物资管理制度

重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第1页共30页公司物资管理制度目录第一章总则P2第二章物资定义分类P2第三章物资请购管理P3第四章供应商管理P5第五章物资采购管理P9第六章物资管理P15第七章物资盘点管理P26第八章附则P30重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第2页共30页第一章总则一、为加强我公司物资的管理工作，规范管理程序，降低资金占用，节约采购成本，特制订本制度。二、物资管理工作必须贯彻执行国家有关法律、法规和政策、行业规章和标准，以降低成本、确保工程质量、提高经济效益为中心，强化管理，为公司安全生产提供优质服务。三、本制度规定生产及行政物资的计划、采购、验收、保管、发放、货款结算及废料回收等程序规范。四、本制度适用于公司各部门所有物资及技术、广告、咨询服务等的采购。第二章物资定义分类一、固定资产的定义---单位价值二千元以上或者使用年限超过一年以上的房屋、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。二、生产资产的定义---进行工程生产所需使用的各种设备材料等。三、流动资产的定义---是指企业可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者运用的资产。根据公司的情况，特规定单位价值在二千元以下三十元以上或确定为流动资产的，使用年限在一年以内，不作为固定资产核算的各种用具、物品以及在经营中使用的包装物、周转容器等，为流动资产。四、易耗品的定义---根据公司的情况，特规定单位价值在三十元以下或确定为易耗品的，价格低廉，使用时间短，易损易碎，更换频繁的为易耗品，如：电池、复印纸、垃圾袋、各种耗材等。五、伙食物资的定义---员工食堂使用的大米、油、调味料、餐具、各种蔬菜肉类等。六、其他---包含技术、广告、咨询服务等。重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第3页共30页第三章物资请购管理一、物资请购流程1、固定资产的请购1.1库房物资由库管员依据安全库存量进行请购，非库房物资由使用部门负责请购。1.2申请购买固定资产时由需求部门/库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→预算审核部审批（以下简称审核部）→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。2、生产资产的请购2.1库房常备生产材料由库管员根据库存最低备货量进行请购→库管员填写《请购单》→部门经理审批→生产部经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。2.2除库房常备材料以外的生产所需的材料，由生产部根据工程情况提出《工程材料需求计划表》附《请购单》→部门经理审批→副总审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→以上审批通过后，采购方可购买。2.3工程紧急材料的请购：单次需求金额预算在2000元以下的由副总授权生产部经理或采购就近购买，报销时补办相关手续并说明原因，副总签字。单次需求金额预算在2000元及以上的由生产部根据工程情况提出《工程材料需求计划表》附《请购单》按本章2.2条流程进行购买。3、流动资产的请购3.1库房常备流动资产由库管员根据库存最低备货量进行请购→库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。3.2除库房常备流动资产以外需要新增的，由各需求部门负责请购，→需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第4页共30页4、易耗品的请购4.1库房常备的易耗品由库管员根据库存最低备货量进行请购，→库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后，采购方可购买。4.2除库房常备易耗品以外需要新增的，由各需求部门负责请购→需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后，采购方可购买。5、伙食物资的请购5.1由管理员工伙食负责人根据厨房物资最低备货量进行请购，→伙食负责人填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后，采购方可购买。6、其他请购包含技术、广告、咨询服务等6.1由各需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。7、各需求部门、库管员等需要请购填写请购单时必须注明：物资名称、规格型号、单位、数量、需求时间、用途、要求等信息。8、紧急采购的物资，需注明需求日期，并在请购单注明“紧急”字样。9、各部门填写的《请购单》必须有经办人、部门经理、行政部签字后，采购方可询价购买。（行政部主要核对库房有无请购的物资，避免造成重复购买）二、请购周期1、固定资产：不限制请购周期。根据各部门及公司需求情况，需要购买时可直接申请进行请购。2、生产资产2.1库房常备材料：限制请购周期一个月请购两次。由生产部经理、副总根据工程使用情况定出常备材料最低备货量，库管员根据库房材料最低备货量每半个月进行请购一次。2.2除库房常备材料以外的生产工程所需的材料：不限制请购周期。由生产重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第5页共30页部经理根据工程情况进行请购材料。3、流动资产3.1库房常备流动资产：限制请购周期一个月申购两次。由行政部经理根据使用情况合理定出最低备货量，库管员根据库房低值易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。3.2除库房常备流动资产以外需要新增的：不限制请购周期。由需求部门根据实际情况进行请购。4、易耗品4.1库房常备易耗品：限制请购周期，一个月请购两次。由行政部经理根据使用情况合理定出最低备货量，库管员根据库房易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。4.2除库房常备易耗品以外需要新增的：不限制请购周期，由各需求部门根据实际情况进行请购。5、伙食物资5.1可以存放的物资：如大米、油、调味料等，限制请购周期，一个月请购两次。由伙食负责人根据使用情况合理定出最低备货量每半个月请购一次。5.2不能存放的物资：如新鲜蔬菜、新鲜肉类等，不限制请购周期，由伙食负责人根据员工伙食实际情况合理进行采购。6、其他：不限制请购周期，由需求部门根据实际情况合理进行请购。第四章供应商管理一、供应商的调查与选定1、采购提供的供应商信息，由采购部门调查填写《供应商调查表》；《供应商调查表》作为选择供应厂商的参考，应包括下列内容：1.1公司名称、地址、电话、传真、邮箱、网址、负责人、联系人等。1.2公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息等。1.3设备状况。1.4主要产品及原材料。重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第6页共30页1.5主要客户。二、生产材料设备类供应商的选定1、供应商初选根据本公司所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，采购部门从各种渠道了解供应商信息，填写《供应商调查表》；采购部门根据供应商调查表了解的信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。2、生产部或采购部根据采购质量标准对样品进行检测、试用，或对设备、备品备件技术指标向供应商质询，并出具书面意见。3、必要时，经总经理批准后，由采购部组织生产部相关人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果出具书面报告。4、依据《供应商调查表》、检测或试用意见、现场考察，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。5、采购时，从《合格供应商名单》中确定采购物资供应商进行采购。三、市场经销商类供应商的选定1、通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。2、填写《供应商调查表》。3、在购买地点进行时货检验。4、必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。5、经过试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。四、服务类供应商选定1、服务类供应商包括校准、运输、设计和化验等供应商。2、对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查表：2.1服务范围，资格及其资质证明文件；2.2服务价格；2.3准时提供服务的能力；2.4技术力量与服务设施。重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第7页共30页3、对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门和供应部门共同出具书面意见。4、根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。五、每个合格供应商，由采购部门负责建立《供应商资料表》及供应商档案。六、采购部应将《供应商资料表》定期更新汇总后，交至审核部及财务部门备档，作为后续报销审核的依据。七、供应商的考核和评估1、对重要物资、服务的采购或年采购金额≥5万的供应商，其每次供货后，采购部门均应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。行政部负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况。2、每年6月，由行政部组织采购部、生产部及其它使用部门，对《合格供应商名单》进行复审。结合供应商的实际供货情况及其信用记录，从品质、交期、价格、服务等几个方面对供应商进行考核和评估。考核和评估后，形成新的《合格供应商名单》，经总经理办公会审批后传递到相关部门执行。采购部应做好供应商的调查和管理工作，原则上应保证主要设备材料的合格供应商名单不少于三个。3、对重要原材料、涉及安全方面的仪器设备的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。4、发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。5、一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行：5.1供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：品质：40分；交期：25分；价格：15分；服务：15分；其他：5分。5.2评分标准（1）品质评分质量可靠，技术先进：36~40分质量可靠，技术一般：30~36分重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第8页共30页质量基本能满足要求，技术先进：25~30分质量、技术基本能满足要求：20~25分质量基本不能满足要求：20分以下（2）交期评分依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分25分。延迟1~2日每批次扣2分。延迟3~4日每批次扣5分。延迟5~6日每批次扣10分。延迟7日以上不得分。（3）价格评分价格公平合理，报价迅速：10分。价格尚属公平，报价缓慢：8分。价格稍微偏高，报价迅速：6分。价格稍微偏高，报价缓慢：3分。价格甚不合理或报价十分低效：0分。（4）服务评鉴1）抱怨处理评分诚意改善：8分。尚能诚意改善：5分。改善诚意不足：2分。置之不理：0分。2）退货交换行动评分按期更换：7分。偶尔拖延：5分。经常拖延：2分。置之不理：0分。5.3依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下的重庆新拓荣电力设备有限公司物资管理文件XTR-(WZ)201705（01）号文件第9页共30页为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商。八、建立采购平台1、采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案，供应商档案至少包括《供应商资料卡》、《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。2、在采购部的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品—价格—供应商”资料库，形成公司的采购平台。价格平台应包含以下内容：2.1材料（设备）名称；2.2规格型号；2.3主要技