物资采购管理制度

1某某集团物资管理办法（征求意见稿）第一章：总则第二章：机构与职责第三章：物资分类与管理第四章：采购计划管理第五章：合同的签订和管理第六章：物资入库验收管理第七章：物资保管和养护第八章：物资领发料管理第九章：物资盘点管理第十章：物资报废管理第十一章：物资结算管理第十二章：附则附则1：物资供应计划编制细则----------16页附则2：询价采购管理细则---------------20页附则3：应急采购管理细则---------------24页附则4：合同管理细则-------------------26页附则5：供应商管理细则-----------------38页附则6：物资入库管理细则---------------41页2附则7：物资领发料管理细则-------------46页附则8：库存盘点及呆滞物资管理细则-----49页附则9：物资仓储管理细则---------------52页附则10：废旧物资管理细则---------------56页第一章总则第一条为符合集团公司战略发展，整合资源，优化管理，贯彻落实“集中、集约”的要求，充分发挥集中采购的优势，有效降低公司采购成本，建立公开、阳光、透明的采购机制，特制定本办法。第二条集团物资供应管理工作的工作方针是统一管理、集采集结、全面推进、分块实施。第二章机构与职责第三条集团物资部主要管理下属集采物资（商贸）公司及各企业供应处。集团物资部的职责为：负责全集团所需物资的集中采购；负责集团及下属企业供应人员的管理，负责下属各企业采购计划的审核及分配；负责物资管理制度的编制、修订、落实及考核等工作，负责搭建集采平台。商贸公司的职责为：商贸公司是集中采购的载体，负责对外采购工作和对内供应工作。3各企业供应处的职责为：贯彻落实集团物资管理制度，所在单位采购计划的审核、上报，负责本单位的物资出入库管理，保证生产经营所需物资供应，负责集团物资部下达的物资采购任务，负责与指定的商贸公司采购合同的签订。第四条集团下属企业供应处骨干（处长、副处长、处长助理、备件主管、原料主管、计划主管，仓储主管）需要聘任时，下属企业拥有选聘组织权、人选考察权、人选提名权，提名情况须书面报送物资部审核，审核通过后由集团物资部下文执行，集团物资部可根据实际工作情况对上述人员进行调动，提名升职、撤换、免职等。各下属企业主管供应的副总经理由集团物资部提名，报集团分管领导批准，由集团公司下文任命。第三章物资分类与管理第五条本制度所指物资是指集团下属各企业所有采购物资的总称。为便于科学化管理，推广信息化技术在物资管理中应用，物资按品种多少和资金占用额大小实行ABC分类管理。A类：品种数量少（物资品种累计占全部品种的5%～10%）、占有资金多（占全部物资资金总额的70%）的物资；C类：品种数量多（累计占全部物资品种的70%）、占用资金量少（资金累计占全部资金总额的10%）的物资；其它物资品种累计占全部物资品种、资金累计占全部资金占用总额均为420%的物资为B类物资（见附表）。集团涉及到的行业较多，物资部根据工作需要对物资进行分类。同行业物资分类逐步实现统一。第六条集团物资部管理方式是：商贸公司以A类物资采购为主、下属各企业供应处以B、C类物资采购为主，可根据具体情况调整物资分类，但所有对外的采购合同必须有商贸公司签订。第四章采购计划管理第七条各单位根据集团年度生产经营计划、物资消耗定额及适当余量的物资储备编制年度、季度、月度、临时物资采购计划，报集团物资部批准后执行。第八条按计划采购，按定额储备，计划、采购和验收必须由不同的人员担任，专人负责。采购申请人员和各级审核、批准责任人，严格按规定流程实施采购。第九条采购流程必须公开、公平、公正。采购物资属于招标项目范围的，具体执行《招标管理办法》。不进行招、议标的必须由下属企业供应处提出书面报告，作出市场价格分析，说明该物资或设备的真实成本及市场正常价格，经物资部主管领导确认同意。第十条加强采购合同管理。严格按合同签订的付款进度支付款项。财务部门必须杜绝无合同付款行为；根据生产经营需要和合同约定及时、合理组织和调配货源，满足生产5用料，节约费用。按照集团合同管理办法的规定，与集团或各单位合同主管做好沟通配合，做好合同评审,预防合同风险。在满足物资均衡供应的前提下，最大程度地降低物资采购合同风险。第十一条生产中零星急用物资经主管供应领导批准后优先安排采购；生产经营急需的A类物资临时采购必须请示集团主管领导（或下属管理型公司主管领导），经同意后办理，采购完成办理入库手续后，以书面形式将本次采购过程逐级上报至集团物资部，接受监督和管理。详见附则1。第五章合同的签订和管理第十二条某某集团所属企业所有采购合同必需依据《合同法》签订执行，确保所签合同的真实有效，合同其它事项和编号编制规则遵照《某某集团合同管理办法》执行。第十三条各分、子公司供应部门负责合同的签订与实施，合同必须要有相关部门会签和具有最终审批权限的领导审批意见。第十四条除零星物资外，各单位采购时均应签订合同。应签订而未签订合同购进的物资，一律不予结算。第三十一条特殊情况下，无法签订合同时，经分、子公司分管领导批准，可草签供货协议书，但分、子公司总经理必须在供货协议书上签字，否则，财务不予结算。第十五条对所需的特殊物资因技术含量高，签约合同6时会同生产技术部门签约技术附件。第十六条各分、子公司于每月3日前将上月属统管的物资采购合同（电子版）报备物资部。第十七条合同签约后交财务加章备案，做结算支付的依据。第十八条合同资料整理完善后要有专人负责，进行有程序地整编、归类、建档工作，所有合同都要登记并建立合同台帐，对合同执行情况进行记录。第六章物资入库验收管理第十九条物资到库前，计划员、采购员和仓储保管员要做好物资验收前的准备工作，包括资料、运输工具、检测工具在内的各项准备工作。第二十条核对货物证件。凡要入库的物资，应检查下列资料：主管计划人员的计划单，核查供货单位发票，发货明细表，装箱单和产品合格证等质量证明书（妥善处理保管，如入账、归档等），承运单位的运单等。第二十一条当场做好详细验收记录。记录内容主要包括货物的品名、规格、供货单位、运单号、到达日期、应收数量、实收数量（长度、重量、面积）、验收完毕日期及验收负责人。第二十二条进入料场的原材料、燃料，验收人员要到7现场验收。验收中必须要核实随车票证、磅码单、成份单，并对照实物名称、产地、规格指定位置卸车。记录车号，督促来车卸空，并注意检查原材料、燃煤、废钢铁中是否有易燃易爆物品。第二十三条办理入库手续。货物验收完毕，应立即办理入库手续，登帐，建卡。登帐：每一种规格、不同级别的物资明细账。建卡：实物标签，标明物资名称、规格、型号、级别、储备定额和实物数量，挂在货位上。第二十四条验收时凡需要经过取样理化试验才能决定质量合格与否的物资可先入库，但要做好明显待检标记，并及时通知检验。对检验不合格的物资报主管领导组织处理。主管领导要及时采取补救措施补充货源。第二十五条对验收不合格物资的处理。报告部门领导，与对方确认。通知供货商将物品退回或暂存侍处理。对暂存物资应写明暂存原因，择地堆放并注意避免二次损坏。第二十六条物品实物数量与进货物资名细表不符、物品丢失、物资损坏或包装箱损坏等，应在货运单、交接单上详细注明。并用照相等方法作取证材料，与对方确认。上述记录资料归档妥当保管，作为处理合同纠纷和结算款项原始凭证。第二十七条工程用物资可按照工程建设项目管理规定进行管理。集团物资部负责为工程提供材料，项目经理、工8程技术人员、工程监理对物资质量共同把关验收；隐蔽工程用物资质量要更为严格控制；发货时要做到按定额发料和按进度发料。第七章物资的保管、防护和保养第二十八条各单位充分利用现有保管场所，根据安全、方便、多储的原则，采取分区分类仓储，实行货位编号。第二十九条仓库保管员要对入库的物资采用科学保管方法和合理码垛，建帐建卡，坚持日清月结，做到帐、卡、物相符合。第三十条不能混放的物资（如氧气和乙炔）要分开存放并保持规定距离。易燃易爆物品、化工物品如油漆等应设专库存放，保持通风，并设有明显的警示安全标识。第三十一条有特殊要求的物资（如仪器仪表等）的存放，要做好防腐、防霉、通风工作。瓶装氧气、二氧化碳外部温度不得超过规定温度。对有防潮要求的物资（如水泥等）要离地200mm以上存放并有防雨措施。室外放钢材下方要用枕木或砼柱垫平。精密设备存放要上盖下垫。交换器等设备管道装置要封口，防止物品堵塞；设备专用油和普通用油、成品油和废油应明显标识。第三十二条设备随机装置、专用工具、试验器材、文件资料要做好标记，拆检后要恢复装箱随主机同存，安装单9位使用应办理借用手续，保管人员应负责借用人员及时归还。第三十三条通用工具记入个人工具领用台帐，其它工卡量具办理借用，丢失损坏由责任人按规定赔偿；使用人离职要办理完退库手续后方可办理离职手续。第三十四条各单位料场堆放的不易移动的物资，要制作料牌，写明名称、规格，产地，牌随货移。不同规格物料不准混堆，其间留有运输通道。第三十五条搞好库存物资的维护保养工作，对不同性质的物资采用不同的养护方法。对发生霉变、腐蚀的物资应报告主管领导，经技术人员鉴定确认不能用的物品，坚决做到不流入生产环节。第三十六条认真做好库存物资的检查工作，发现问题要及时解决，减少库存物资损耗，降低物资储存成本。第三十七条做好仓库的安全保卫工作。非经许可任何人不得进入仓库。按物资种类配备适合的消防器材，并定期检验其有效性。第八章物资领发料管理第三十八条材料领用单由集团统一格式，印发领用。领料单一式四份，分单位留存、财务记账、仓库保存、出门备查。第三十九条各单位必须明确申请领料审核批准人。审10核人应对领用物品的用途、规格、数量和领用人签字认真审定，审核完毕由审核人签字。财务部门加盖财务专用章，并实行监督。第四十条仓储保管员凭领料单发放物资时，要认真审核领料单，查看领料单手续是否完全，把好物资出库复核关，防止发货出错。对料单不真实，填写不符合规定的，仓库保管员可拒绝发料。料单不允许私自涂改，不准用白条子领料。第四十一条发放物资要坚持先进先出原则，物资发放要先进先发，易损先发，保证物资在有效期内使用，减少浪费。第四十二条物资发放要选择适用的计量方法、计量单位和计量标准，做到发放物资与领料单载明的品质、规格、数量相符。第四十三条领用仓库没有储备的物资按第十一条办法处理。第四十四条虽然经过办理入库手续，但还需经过理化分析才能最后确定是否合格的物资需要紧急进入生产环节时，需通过技术人员和检验单位同意并报分管领导批准后才可发货。第四十五条发料后，保管员要随时进行清点，保证帐、卡、物相同。第四十六条退料处理11（一）使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，由使用单位提出申请，材料计划员开退料单，使用单位应把退料单连同材料交回库房。同时技术人员应会同生产工人对巳经流入生产的同批物料进行跟踪处理。（二）材料质量异常欲退料时，应先将退料品送质量管理部门检验，并将检验结果记录在退料单内，连同退料交回库房。（三）对于使用单位退回的材料，保管人员应根据检验退回的原因，配合计划和采购人员研究判断处理对策，如原因系由于供应商所造成者，采购人员应立即通知供应商处理。第四十条外单位提货或本单位有货物外运必须持有出门证并接受门卫检查。第九章库存盘点管理第四十七条集团集中盘点。每年进行一次全系统物资大清查，统计标准时间定于每年的九月三十日二十四时，与集团资产清查同步进行。库存物资盘点是保证库存物资达到账、物、卡完全相符，摸清家底的重要措施，各单位要高度重视。第四十八条日常盘点。由保管员自己盘点，要求每日对有动态的物资盘点一次；另外每月抽查盘点自己所管库存12物资的30％，须与料卡的结存数相符，盘点应有盘点记录。每月仓库管理人员要协助财务人员签帐。第四十九条临时盘点。一般根据特殊需要而进行。如保管员因调离库房要与接替人员进行交接或日常收发料中，因数量交接不清，堆垛排列混乱而引起的数量疑问时进行。第五十条每年集团