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贵州省特需商品供应公司采购供应管理制度（初稿）2011年9月编订人：代酉 企业采购管理制度 一、组织架构图 二、采购管理： 1、采购管理机制：集团采购制度遵循集中管理、集中采购制； 2、采购管理原则：采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则； 3、采购类别：分为小额零星采购和大额集中采购；（注：临时采购 金额在1000元以下属小额零星采购。由供货商长期固定供货时间超过一个月以上或单笔采购金额超过1000元以上属于大额集中采购); 4、采购计划：各个公司每月25日前上报下月《申购明细表》，集团采购部根据分公司采购明细表并根据不同物料库存和需求情况拟定采购计划，并按时间要求进行采购供货；、集团采购部工作职责：1、科学合理的进行询价、比价、议价、订购工作；2、供货商送货进度控制与督促；3、来货质量、数量异常处理；4、付款整理、审查；5、提交采购工作报告。6、集团采购部采购基本原则：1)自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；2)严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；3)加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；4)所有采购,必须事前获得批准.计划外采购，除紧急采购外特殊处理，紧急采购需分公司总经理、集团采购部经理和集团财务总监签字审核后报集团总经理签批；5)凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，由各申购部门提出请购，经审批后由集团采购部集中办理采购；)采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；7)科学、客观、认真地进行收货质量检查；7、供货商的确定原则1)供货商： a)必须有法人资格营业执照，具备相应生产能力和合作愿望； b)具有保证产品质量的技术、设备、管理能力和检测手段；c)具备所需的特殊工种岗位技术证书及相应生产许可证。d)集团采购部要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。 2)试用供货商：集团采购部对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。3)确定供货商： 在试用两个月的基础上，由集团采购部、集团财务部、分公司总经理、副总经理组成评审小组，经过筛选共同确定合格供货商4)签定供货合同：a)大额采购合同由集团采购部、集团财务部、分公司总经理、副总经理组成评审小组共同审核供货合同。)小额零星采购由各分公司填写申购单由分公司总经理审批后上报集团采购部审批并备案，集团采购部同意后由分公司自行采购。c)确定供货商后，由集团采购部与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。供货合同一式三份：一份供应商、一份财务部、一份集团采购部。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。5)供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。6)采购流程图： 填单申购 分公司总经理签字审批合同评审 合同签订 监督供货 物资交检 退换货品 付款 物资入库 询价、筛选 集团采购部审批 流程注释： 1、司采购员填写采购清单； 2、分公司总经理签字审批； 3、集团采购部审批； 4、集团采购部根据采购计划和采购项目内容进行市场询价寻找供货商； 5、集团采购部牵头财务部和分公司领导对供货商各项指标进行评审； 6、集团采购部负责对供货商采购合同进行审核并签订采购合同； 7、集团采购部对供货商供货进度和时间进行督促 8、集团采购部对供货商提供货品进行严格检查和检测，检验员验收后，库管员做好入库工作。（采购员、检验员、库管员根据检验结果签字接收） 9、如在检查和检测过程中发现质量、数量不达标等情况，库管员拒绝入库。由采购员联系供货商进行退换货事宜。