合同管理办法

合同管理办法第1页共10页合同管理办法1.目的为加强公司合同（协议）管理，规范合同管理流程，预防风险，减少经济纠纷，维护公司合法权益，保证公司经营活动依法、健康进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司的合同管理，文中所说的合同均包含协议。3.术语3.1合同：合同是平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。3.2合同资料：合同原件及其附件，与合同有关的电报、信函、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等文件，包括发货、提货、托运及验收单据、发票、汇票、本票、支票、信用证等结算凭证，以及其他与合同有关的书证、物证等材料。3.3合同管理：本办法规定的合同管理是指对合同签约人的授权管理；对合同评审、合同纠纷的处理及其它与合同有关的事项；合同谈判、评审、签约、履约过程中形成的全部合同资料的管理。5.职责5.1公司综合管理部是公司合同的归口管理单位；5.1.1拟定公司合同管理制度并组织实施；5.1.2办理因合同(含产品质量、劳动争议、交通事故等)引起的诉讼及非诉讼案件，定期进行综合分析，提出建设性总结报告；5.1.3重大、疑难合同（其它）纠纷确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头组织诉讼或非诉讼事务；5.1.5负责合同管理员的配置、业务培训和管理，授权委托人员的业务培训；合同管理办法第2页共10页5.1.6合同相关业务的经济法律制度调研。5.2各部门合同管理员的职责5.2.1认真贯彻执行公司各项规章制度；5.2.2收集、整理、保管合同原件、附件及相关合同资料；5.2.3建立本部门合同管理台账，每季度末归档，每年的一月将上一年的合同汇编成卷，存放至少三年；5.2.4配合合同履行责任人对合同履行的全过程进行了解、协调、监督检查；5.3了解和及时反映本部门合同管理中存在的问题，提出改进意见和建议。5.4各部门合同管理职责5.4.1销售部负责产品买卖、服务合同及与其相关的合同业务的管理；5.4.2采购部负责采购合同及与其相关合同业务的管理；5.4.3财务部负责对合同中涉及财务业务具体条款的审查及本部门合同业务的管理；5.4.4审计部负责对合同进行审计，按照合同管理办法审查公司各部门合同；5.4.5其它部门负责本职责范围内合同业务的管理。6.管理内容与规定6.1合同签订授权6.1.1公司对签约人实行经理授权委托制度，合同签订授权人员有权签订合同，正常情况下，合同签订授权人员及授权范围见附件一；6.1.2综合管理部负责公司授权事宜的办理。每年12月，相关部门可根据实际业务需要按照附件二的格式提报授权人员名单，经部门领导签字后报综合管理部，综合管理部编制授权通知，经总经理批准后下发执行；6.1.3被授权人只能在授权的权限范围和期限内签订合同。超越权限或期限签订的合同，除法律有规定或公司追认以外，由签约人自己承担法律后果，公司不承担责任，但公司保留根据相关规定对签约人和责任人给予处罚的权利；6.1.4授权人如有岗位变动或职务调整的，本部门应及时向综合管理部申请变更，保证合同签订、履行工作的连续性和实效性。6.2合同的立项及签订合同管理办法第3页共10页6.2.1各部门在对外发生经济业务往来中，在财务预算内的每笔业务首先要以申请的方式立项，内容包括业务概况、实现目标、费用预计等，经部长审核、主管公司领导审定后，报总经理批准；6.2.2以下合同：资产重组、投资类合同、国际合作、知识产权类合同，技术转让、技术许可、技术委托、技术咨询合同，期间在一年以上的租赁合同，标的额超过（含）壹佰万元的及其它需要董事长批准的合同，上报集团公司董事长批示后执行；6.2.3合同前期的谈判、协商、合同文本的确定由业务部门负责；6.2.4合同审查必须按照附件三《合同评审单》的要求进行，申报部门负责审查签约对方情况的真实性，包括对方主体资格、注册资金、信用等级、所有制形式、对方履约能力，对方代理人的情况、合同条款的可履行性，合同价款及其支付方式，副部长及以上部门领导签字确认；6.2.5审计部门负责对合同价格、结算方式、风险评估的审核，审计部部长及以上领导签字确认；6.2.6综合管理部法律事务员负责审查合同条款的规范性、合法性、合理性和合同内容的完备性、严密性，并签字确认；申报部门因提报材料不全，法律事务员可退回，要求提报完整材料；6.2.7合同必须由有授权权限的人签订，除了及时清结的情况外，合同必须采取书面的方式订立；合同标的额单项为壹佰万元以下（不包含本数）的，由主管副总级领导负责与对方签订合同（或协议）；单项壹佰万元以上（包含本数）的，由主管副总负责与对方签订合同（或协议），但须经总经理批准，重大合同必须董事长批准。6.2.8每笔合同经过6.2规定的程序后，部门经办人可持编号的合同到财务部加盖合同印章，财务部监印人对业务部门、审计部门、法律事务员及签约人签字情况进行审核，对合同是否在签约人授权权限范围内进行审核，无误后填写《合同（协议）用印登记台帐》（见附件四）盖章；若发现存在问题，一律给予退回。6.3合同的履行合同管理办法第4页共10页6.3.1每一件合同都必须明确有一个合同履行责任人。一般情况下，合同签约人就是合同履行责任人，重大合同（指合同标的额为壹佰万元以上的）必须由总经理、董事长签字的，由具体业务部门作为合同履行责任人；6.3.2合同履行责任人对所签订合同的履行情况和全过程负有协调、检查、监督的责任，并及时反映汇报合同履行中的各种情况和存在的问题；6.3.3财务部门对无年度预算的项目，不予开支；对于超月度预算的项目，公司将以停止付款等手段来确保各项费用不超月度预算，并确保全年各项费用控制在年度预算范围之内；6.3.4合同履行过程中，在公司向对方支付款项时，业务部门应按照合同的规定提供相应的书面依据，如货物验收合格单、设备验收单等，单项资金超过（含）壹拾万元的，需总经理、董事长批准，单项资金小于壹拾万元的，由主管副总级领导批准，否则，财务部门有权拒付款项；6.3.5合同在履行中需要变更的，应由双方当事人协商一致，并采取书面的形式进行确认，不允许单方变更合同的内容。对于变更的内容，业务部门应按原评审程序进行评审；6.3.6合同在履行过程中因相对人经营状况恶化或其他原因导致合同不能按约定履行的，履行责任人应及时报主管领导批示，并采取相应措施；6.4合同的保管6.4.1合同签订并履行完毕后，履行责任人必须将所有合同资料交合同管理员归档，确保合同资料的完整性。中途变更履行责任人的，应做好交接手续。因保管不善给公司造成损失的，给保管责任人处以损失1%-5%的罚款；6.4.2合同由本部门的合同管理员保管，并按照海得威公司合同（协议）管理台帐（格式同附件三）的要求登记造册，如需交公司档案部门归档的，合同管理员应按照档案管理的要求执行；6.4.3各部门可以根据本部门情况，制定有关合同保管内容、程序、方法、责任的实施细则。6.5合同纠纷的处理6.5.1出现合同（含其它）纠纷，由各签约部门先行交涉、处理。合同管理办法第5页共10页6.5.2各部门发生合同（含其它）纠纷难以解决的，应按《案件申报单》（见附件五）的格式要求报综合管理部，由综合管理部会同相关部门，召开专题会议，提出解决问题的措施；6.5.3疑难合同（含其它）纠纷，确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头解决诉讼或非诉讼事务。6.6合同管理的检查、考核6.6.1综合管理部负责对公司合同管理工作的检查、考核；6.6.2正式的合同管理检查，综合管理部要出具合同管理意见书，相关部门要按照意见书要求限期改正并将落实情况报告综合管理部；6.6.3综合管理部在合同管理检查过程中，发现签约部门未按签订的合同履行或者在与对方发生争议或诉讼时发现签约部门未按签订的合同履行、未按综合管理部审查意见修改合同的，给予签约部门处罚，具体处罚方式或处罚金额由公司根据具体情况决定。7.激励对合同管理措施不得力，合同履行不及时，给公司造成经济损失的部门，处以损失额1%-5%的罚款；对个人因玩忽职守签订无效合同，货款回收不及时形成呆坏帐损失的，处以500元-2000元的罚款；对公司造成巨大损失，或与对方通谋欺诈侵犯公司利益的，提交公司相关部门处理。构成犯罪的，移交司法机关处理。8.附则本办法由公司综合管理部起草并负责解释。9.附件附件一：授权申请单附件二：合同评审单附件三：合同（协议）用印登记台帐附件四：案件申报单附加说明：本办法提出部门：综合管理部合同管理办法第6页共10页本办法归口部门：综合管理部本办法起草人：办法审核人：本办法批准人：本办法发放范围：公司领导、各部门附件一授权申请单表号：生效日期：编号：授权申报单位：申报时间：年月日申请被授权人现任职务所在单位身份证号码主要业务及申请授权内容申请授权期限自年月日至年月日申报单位意见负责人签字（公章）：财务部意见综合管理部意见主管副总意见总经理意见合同管理办法第7页共10页备注附件二合同评审单表号：生效日期：编号：报审单位：合同编号合同项目来源□公司计划□公司领导批示□报审单位请求合同名称合同标的额万元签约各方甲：乙：必须送审的材料□立项申请□合同文本及附件□营业执照复印件□招投标文件合同履行责任人姓名联系电话对方单位情况是否公司长期客户：□是□否对其是否进行了调查：□是□否授权代理人姓名授权代理权限合同文本来源□报审单位自制□对方提供□公司或集团提供是否存档：□是□否合同履行责任人意见签字：年月日对方主体资格、合同条款完整性、合法性及履行存在风险评估。报审人联系电话部门领导签字报审日期审计部评审意见签字：年月日合同金额、支付/结算方式风险的审查。法律事务员评审意见：签字：年月日合同条款完整性、规范性、合法性、准确性审查，合同文本存在潜在风险评估；是否需要办理审批、登记、过户、签证、公证等手续。合同履行单位修改情况已经按照上述部门提出的意见对合同文本进行了修改，并且□已经取得/□未取得合同各方意见的一致。未取得一致意见的分歧点：部门领导签字：年月日按上述部门意见对合同文本进行修改，并与合同各方协商。法律事务员复核签字：年月日对合同文本修改及与合同各方协商结果进行确认。合同管理办法第8页共10页合同签订及用印的审批签字：年月日负责合同签订及用印的审批备注注：签约各方写单位全称。本审查单具有保密性，不得向合同相对方泄露。附件三合同（协议）用印登记台帐序号合同名称部门评审人审计部评审人法律事务评审人签约人经办人编号日期合同（协议）编号说明：合同编号格式XXXXXX（部门前两个字拼音大写第一个字母）XXX年份部门合同登记序号合同管理办法第9页共10页例如：采购部2010年签订的第一份合同编号应为：2010cg001附件四案件申报表申报单位：申报时间：申报单位联系人：对方单位名称：涉案金额：案件性质：费用负担：1、经济往来过程及目前状态：2、处理该案的困难和症结所在：3、申报单位对该案未来结果的预测：申报部门领导签字及意见：提出解决问题的措施和方案：法律事务员签字：综合管理部意见：主管副总意见：董事长意见：