高效时间管理

高效的时间管理课斯维首席讲师姚琼培训大纲1.时间的概念2.时间管理沿革3.时间管理现状4.第一天５.优先管理６.了解自我7.回顾与总结要事第一培训大纲1.高效会议2.授权3.工作目标4.黄金时间第二天５.拒绝拖沓６.拒绝干扰８.回顾与总结7.时间管理宝典课程目标找到时间浪费的根源明确目标设定的意义了解目标优先顺序的原则理解重要和紧急事务的判断和安排找到有效利用时间的方法掌握自我管理的有效方法学会在与他人共事中时间的掌控了解良好时间管理的习惯一、时间概论什么是“时间”时间的定义：从过去——通过现在——到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。“时间”的公平性每个人拥有以同样速度度过的时间；但每个人怎样利用时间却并不相同；任何人都绝对无法获得更多的时间。关键词：选择以及控制事件决定生活的质量！时间与“事件”的关系时间的意义：“时间”本身不以如何人的意志为转移；因此，时间对如何人都没有实际意义。怎样使时间具有意义：学习怎样选择和控制“事件”！“事件”的控制我们能够控制的：去哪、吃啥、干啥、不干啥……；我们不能够控制的：宇宙规律、自然现象、既定原则……。“事件”与“资源”的关系成功要素：任何事件的成功均需要相应的资源，而最希缺的资源就成为那块“短板”！资源的种类：大气、水源、矿产、动植物……资金、技术、设备、人才……关键词：“时间”也是非常重要的资源！“水桶效应”的启迪水桶效应：一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！问题：哪一块是我们走向成功的“短板”？关键词：必须设法找到那块短板！必须充分利用那块短板！“时间”的特性特性一：时间不可再生；特性二：时间不可逆转；特性三：时间不可停滞；特性五：时间不可伸缩；特性六：时间不可替代。关键词：“时间”是世界上最希缺的资源！“时间”是最珍贵的资源—短板！“时间”是否能管理事实：你绝对不能够让时间停止下来。因此：时间本身是不能够被“管理”的。所以：能够被管理的是你和你的选择。时间管理的关键时间管理的具体内容：选择、支配、调整、驾驭；分析、计划、理解、实施。关键词：将不可控因素影响减到最小。危险的信号不想上班，没兴趣；什么事情都看不惯；待办工作堆积如山；天天是救火队队长；不能判断轻重缓急；工作总是被人干扰；与同事们很难相处；害怕见自己的上司；平日及假日经常加班；健忘，身体越来越差；没乐趣，今天不回家！不想活动，越来越懒；惧怕新工作和新挑战。很内疚，不是好丈夫、好父亲、好子女；别理我，烦着呢！不同的态度差异被动的心态：1、我实在不行2、我就这样了3、他使我失控4、他无法合作5、我是被迫的6、我不能做到7、我只好这样8、先等等再说主动的心态：1、我完全能行2、我可以改变3、我可以控制4、我和他沟通5、我是主动的6、我能够做到7、我愿意合作8、我马上行动计算时间价值年薪每天价值每小时价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小时，每年242个工作日睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年一个活到72岁的美国人一生的时间分配年月日签名：我的生命已用去天，我的生命只剩下天。请算一下暂以30000天(82.4岁)记，你已用去了多少天，还剩下多少天？把计算结果填入下表：学习时间管理的目的误区：在单位时间内比以前做更多的事。目的：学习判断那些是对你最重要的事；充分的利用时间产生最大的价值。关键词：获得更大的“效益”和更加“舒适”！为什么要做好时间管理？普遍性的好处：1、在工作、家庭生活及个人爱好方面获得更多的成果2、拥有一种协调的生活状态3、减轻生活中的压力4、变得更加自律5、拥有更多的动力实现自己的目标6、在个人生涯中获得更多的成功7、增强自尊和自信感8、获得更大的动力——相信自己“能做”为什么要做好时间管理？职业上的好处：1、更加让人信赖2、更有生产力3、更有能力把握各种机遇4、工作方法更系统化5、更能代理别人办事6、更能工作在点子上7、更能应付各种干扰8、更能避免办事拖沓9、更能举行有效的会议10、更能发展优秀的团队精神为什么要做好时间管理？对其他人的好处：1、每一个人的时间管理都会得到优化2、集体纪律性的提高3、其他人时间的有效利用4、树立好的榜样5、经过授权使被授权人工作责任心和技能都得到增长6、对人们所处的位置和他们相应的要求有一个更深入的了解浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重任务目标不清信息不足领导决定拖延同事拖延沟通有去无回机械工作太多需要阅读的资料太多别人的打断干扰电话缺乏时间计划习惯开会秘书太漂亮人员能力不足授权不足自我纪律不够来访客人太多培训新员工缺优先顺序时间浪费分析表（1）时间浪费分析表（2）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重“救火”现象临时会议要找人时找不到垃圾电子邮件档案管理太差疲劳缺流程照顾办公室内同事关系缺工作焦点缺管理工具找我帮忙的人太多缺人手身体不够好同时有太多目标太喜欢说话，话匣子常开个性无法拒绝别人做决定太仓促办公室士气太低时间浪费分析表（3）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重常犯错常犯一样的错误返工太多秘书工作不够严谨有责无权同事﹑员工个人问题太多大家讲关系，不能就事论事人来疯，好热闹凡事自己来凡事大家来越级汇报聆听习惯不够二、时间管理的沿革第一代：“公鸡型”做个备忘录，当日事当日毕。好处：知道自己做了那些工作；坏处：你被各种“事件”所控制。结果：逢山开路、遇水架桥；后知后觉，忙而无效！“公鸡型”的问题注重“事件”：定义：所做之事均有记录。问题：是否真正需要做这些事情？关键词：你可能成为时间的“奴隶”！第二代：“仓鼠型”事先做一个工作计划，未雨绸缪；好处：事先有准备，效率明显提高；坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。关键词：你可能会成为一个忙碌的“工兵”！“仓鼠型”的问题追求“效率”：定义：少用时间，做更多的事情。问题：你真正需要和追求的是“效率”吗？关键词：你会成为一架不停工作的“机器”！第三代：“北极熊型”先明确个人价值观与目标的关系；好处：确立了个人价值观及与目标；确定优先级坏处：可能会缺乏整体的团队观念。结果：对事件的判断取决于个人价值观。“北极熊型”的问题追求自身利益：定义：个人价值观和利益至上。问题：个人英雄主义时代已经过去了！关键词：你可能会成为一个“孤家寡人”！第四代：“熊猫型”追求个人理想与使命：定义：价值为中心，以角色为导向，追求自我价值！强调：一致:个人理想与使命,角色与目标,平衡:兼顾生活、事业、家庭、健康与个人发展.重人性、能变通。“熊猫型”的基本观念关键词：人为第一，事为第二领导层第一，管理层第二效果第一，效率第二目的第一，结构第二构想第一，方法第二。培训大纲1.时间的概念2.时间管理沿革3.时间管理现状4.要事第一第一天５.优先级管理６.了解自我7.回顾与总结个人使命角色1角色2角色3角色4角色5角色6角色7目标角色重要、不紧迫不重要、紧急重要、紧迫不重要、不紧迫重要不重要紧迫不紧迫紧急不紧急重要不重要•危机•急迫的问题•有期限压力的作业•防患未然•改进产能•建立人际关系•发掘新机会•规划、休闲•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的事•受欢迎的活动•玩游戏•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动‘重要’与‘紧要’之区别紧急重要不重要不紧急偏重第一类事务，结果•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局紧急重要不重要不紧急偏重第二类事务，结果•有远见，有理想•平衡•纪律•自制•少有危机紧急重要不重要不紧急偏重第三类事务，结果•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，怪罪他人•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生时间的四个象限不紧急但重要的紧急的和重要的（2）（1）不紧急也不重要的紧急但不重要的（4）（3）一象限文化这是你及你的团队一定要做的事情。问题：真的有那么多紧急和重要的事情吗？事实：投资二象限一象限工作会大幅减少！二象限文化紧急与重要的事情很少会同时出现。结果：我们往往忽视不紧急但很重要的事。事实：问题表象与实质不在同一时空出现！我们投资第二象限的回报是最高的！三象限文化如果总是忙而无效太不值得；很多企业的“西部牛仔”现象。结果：我绝对是最最不能缺少的人；很多人开会前5分钟最忙乱。事实：“忙乱”成为很多企业的文化！四象限文化犹豫、多疑、拖延、发呆；“明日歌”对于我们的启迪。结果：我们往往在白白浪费时光！事实：有益的活动并非第四象限！这是一个不必进入的象限！四象限的区分（示例）重大项目的谈判紧急问题的处理重要会议或工作陪女朋友逛大街—必须的！愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲陪客户逛大街——战略的！重要无谓的电话、信件、报告、会议、应酬符合别人期望的事打麻将三缺一陪岳母逛大街——无奈的！不重要各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动陪老婆逛大街——多余的!笨死了！紧急不紧急如何投资二象限时间本身并无多余无法增加。有效的方法：坚决的从第三象限腾出时间；第三象限的欺骗性是最大的。关键词：找回浪费在第三象限的时间！如何走出三象限问题：你真的无法把你的时间投资第二象限？建议：改变你的习惯，增强持续行动的能力；学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词：急迫性与重要性正邪两立，互为消长！如何进入第二象限问题：你的生命中最重要的是什么？你的人生意义和目的是什么？你的为人处事的原则是什么？你人生的基础：信念是什么？关键词：我们必须认真和深深的思考！否则，你只能是一个：混球！第二象限问题思考自我思考：你人生的理想和目标是？对于你最最重要的人是？对你最重要的三件事是？你最希望获得的建树是？假设剩30天命你做什么？改变传统的时间观念误区：在最短的时间内做最多的事。正确的方法：依照重要性程度来安排顺序；不轻易因紧急情况改变计划；认清紧急性与重要性的区别；要遵循你心中的目标和方向。紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正确的行事优先顺序Doit！(定出时间）4D原则Doit！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做laternow练习-----一个经理的工作优先安排一天工作内容：•共进午餐，讨论促销会策略1.5H•商讨索赔案处理1H•与华金公司讨论定价3H•中实公司的合作意向书2H•天际公司的货未到问题？•上级要求上报三个月的业绩报表2H•周五业务会提前1H•阅读内部刊物1H•打电话给12客户30M•聆听电话留言10M•完成文件归档1H•人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告重要不急不重要急1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧急的事不紧急的事重要的事不重要的事完美主义者1.您总觉得事情尚未完成2.您是自己最苛刻的批评者3.您经常要5毛,给1元.(超过别人的需求或愿望)4.您总是拨出额外的时间,来完善已经做完的任务.5.人们认为您不知何时该收手6.您对每件事都什么专注,不论其重要性如何7.您以难以取悦闻名,并以此为荣.8.您会与同事争论,修改他们的工作已符合您的标准.9.你的好胜心让您不达胜利决不罢休.10.您对自己的