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1第一章行政管理制度罗牛山生猪总部文件管理制度（一）总则第一条制定目的为规范文件管理，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二条制定原则以通过规范化管理，减少发文数量，提高办文速度和发文质量为制定原则。第三条适用范围本制度适用于公司所有部门。（二）文件种类、格式管理第四条文件种类：1、决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。2、指示:适用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。3、通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。4、通知:适用于发布各类规章、制度；传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项；任命和聘用人员。5、通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。6、报告:适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，请求指示、批准；答复7、上级单位的询问。8、函:适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题。9、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项（其管理办法由公司会议管理制度另文规定）。10、其它需要各部门联合办理的文件。11、股份公司下发的各种文件。12、政府法律、法规文件，当地政府的临时发文，其它相关联公司来文来函。第五条行文规则1、公司文件（内部的报告、函、其它需要各部门联合办理的文件除外）一般由公司名称、发文字号、横线、标题、主送、正文、附件、发文部门、成文时间、印章、附注、抄报，抄送等部分组成。2、函及其它需要各部门联合办理的文件（例如工作协作单）格式不做硬性规定，但原则上应如本章第一条所述规范的行文习惯，不可随便。3、文件用纸为A4型纸并左侧装订。（三）文件管理第六条管理部门职责1、办公室对公司文件进行统筹管理，同时各部门指定专人为部门文件管理者，负责文件的上传下达及管理。2、指导公司各部门的文件处理工作。第七条文件发文管理21、发文范围：公司发出的通知、决定、会议纪要和生产报表；发布公司的规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；发布公司机构变动或干部任免事项；发布公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。2、公司文件由起草部门负责人审核报分管副总同意后送总经理审批签发，。3、公司文件经总经理签发后，办公室负责发放并及时整理存档。4、各单位应根据文件要求组织员工学习或在场务公开栏张贴公示，要认真按文件要求作好相关工作，要及时向有关领导汇报执行情况。第八条文件审阅管理1、各级相关人员阅批文件，行文应明朗、清晰、具体，明确签署意见、姓名和审批时间，以明确责任。2、阅批文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。3、文件逐级办理时，各部门文件管理人员应遵循及时、快速、准确、安全的公文处理原则，各司其责，尽快审核文件，签署意见，按工作流程转交下一个办理部门。第九条文件签发管理1、政府行政主管部门或股份公司公司发来的文件，均由办公室统一签收，按文件要求呈阅、分发、填报（按部门职责）、反馈，按文件类别分类登记、存档。2、公司下发的文件则由各部门文件管理者、各场场长负责签收及归档管理。3、签发文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。4、文件一经签收，即视为接受该文件。5、收到文件后办公室以及文件管理者应根据文件内容及时送相关领导阅示。（四）文件存档管理第十条文件存档范围1、上级单位来文，包括上级对公司报告、申请的批复；2、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计和季度、年度报表等；3、总经理办公会、生产经营分析会以及各种例会记录；4、上级单位领导来总部检查视察工作的报告、指示记录，以及总部向上级进行汇报的提纲和材料；5、公司日志和大事记；6、公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。第十一条文件立卷管理1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第十二条文件存档管理1、工作流程的终结部门负责文件整理、归档。2、各种文件以及相关资料要妥善保管，如发生丢失，应认真查找，对丢失文件者要追究责任，严肃处理。33、文件的版本更改后，被更改的文件自行失效。失效的文件由文件使用单位收回并予以标示或销毁。4、工作人员调离时，必须清退其保留的全部文件。（五）附则第十三条附则1、本制度的拟订或修改由办公室负责，报总经理审定后执行。2、本制度由办公室负责解释。生猪总部二00九年九月附表一：牲猪总部报送文件签收单文件名称收文单位收文单位签收人签收时间备注附表二：文件发放登记表序号发放日期文件名称领取单位领用人签名4罗牛山生猪总部印章管理制度（一）总则第一条制定目的为规范海口农工贸(罗牛山)股份有限公司生猪总部（以下简称“公司”）印章刻制、保管，以及保证印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。第二条制定原则以满足公司运作规范需要，避免印章管理出现不规范行为，有效的维护公司利益为原则。第三条适用范围1、本制度所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、等具有法律效力的印章。2、本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。（二）印章刻制、启用管理第四条印章刻制管理1、印章的刻制由需刻印部门负责人根据工作需要提出雕刻印章的申请（因机构变动需刻制新印章时，更换旧印章须凭旧印章原样），报总经理批准后，由公司办公室负责办理。2、新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。第五条印章启用管理1、印章启用事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。（三）印章使用、保管管理第六条印章使用范围印章的使用范围：1、以公司名义发出的公文，须凭公司总经理签发批准后由办公室登记备案后予以办理盖章手续，凡未经公司总经理批准的文件和材料，办公室应拒绝盖章。2、对外签署的合同或协议，按公司合同管理规定审批程序，最终经总经理在合同或协议上签章后方可用印。3、公司使用的存根类介绍信、授权委托书等开具要严格履行审批手续，须按权限由相应领导签批后方可开具，开具时应按要求认真填写存根，严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。第七条印章使用管理1、公司各类印章实行用印登记制度，由公司办公室作好用印登记。“印章使用登记表”内容包括：日期、加盖印章的文件及函件内容、批准人、工作单位或部门、用印人签字、使用的印章、备注等。2、用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。3、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。4、使用印章时要十分谨慎，应审阅了解须盖章的文件内容，不能不看内容而盲目盖章。5、在公司总经理出差期间，用印事项应由印章管理人员电话请示总经理同意后，并在《印章使用登记表》上做好记录后方可用印。6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经股份公司法律部审核签字后方5可使用。7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。8、印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将公司印章、财务专用章、合同专用章带出使用的，应作好印章借还登记。“印章借还登记表”内容包括：借用日期、印章名称、借用人单位或部门、借用人、归还日期、备注等，印章借出时间原则上最长不超过15天。第八条印章的保管1、所有印章由办公室负责统一管理，能集中的要集中管理。不能集中的要进行登记，登记内容应包含保管人、印章名、交接日期，办公室要监督检查。2、因特殊原因需要停用印章的，由总经理决定并签字同意，由公司办公室将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。3、印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印。4、印章专管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告。（四）附则第九条附则1、本制度的拟订或修改由办公室负责，报总经理审定后执行。2、本制度由办公室负责解释。生猪总部二00九年十月6附表一：印章借还登记表序号借用日期借用内容借用人单位借用人归还日期备注123456附表二：印章使用登记表序号日期加盖印章的文件、函件内容批准人工作单位用印人使用的内容备注1234567罗牛山牲猪系统会议管理制度第一章总则第一条目的：1、为进一步规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，提高会议质量，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制订本制度。第二条适用范围：1、海口农工贸（罗牛山）股份有限公司牲猪总部，（下简称“公司”）；第三条职责：1、办公室负责会议管理，所有重要会议应在公司领导批准后到办公室登记备案。2、会务工作主要由办公室承办；其他部门主办或召集的会议，办公室应予协助。3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由办公室整理、分发、存档。第二章会议管理第四条会议分类：1、公司级会议：主要包括总经理办公会议、月度生产分析会等，应分别报请公司总经理批准后，由办公室负责组织召开并做好会议纪要。2、部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。3、各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。第五条会议安排：1、月度生产经营分析会此会议的举行时间为每月中旬，具体时间有办公室提前通知各部门，由公司高层管理人员、各部门负责人、财务部、结算部、审计部参加，主要是总结上月公司主要生产经营情况和财务情况分析，并有总经理作会议总结，分析影响生产指标的主要问题以及纠正预防措施。2、总经理办公会议此会议的举行时间不定期，具体时间有办公室提前通知各部门。由公司部门经理以上人员参加，总结各部门上一阶段工作情况，汇报下一阶段工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达股份公司的会议精神；布署下一阶段公司的整体工作。由办公室主任负责会议纪要的整理和分发。3、公司各部门工作会议各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。由部门负责人主持召开的专题会议，传达公司会议精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。4、其它会议安排凡涉及到多个部门参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前2-3天告知与会人员，方可召开。5、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司会议同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。6、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。第六条会议的准备：1、公司如有用投影设备的会议，会议组织者应提前通知办公室做好投影设备连接调试工作；82、会议之前，办公室应有专人负责会议资料的分发和文件的签收并做好会议签到工作，并准备好会议饮用水；3、上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，负责接待的人员应提前准备好水果和鲜花；4、根据会议规模需使用音响设备的，应提前做好音响调试安排；5、召开月度生产经营分析会时，办公室应提前一天通知食堂少做40人的饭菜用量。第七条其他规定：1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、与会人员做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。3、公司会议的会议纪要由办公室主任负责整理并由公司总经理审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并存档。4、会议结束后办公室或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进