用人单位规章制度相关操作实务及适用技巧(821)

规章制度相关操作实务及适用技巧主讲：沈威律师广东融关律师事务所高级合伙人、人力资源与劳动法事务部负责人，深圳律师协会劳动与社会保障法律专业委员会副主任。专注于解决用人单位HR管理中的劳动关系问题。欢迎HR交流！手机：[phone]邮箱：[e-mail]法律文件协助管理劳动争议解决123融关律师事务所劳动法业务领域法律文件审查、修改高级管理人员及其他员工的劳动合同、服务合同、劳务协议和劳务派遣协议；起草、修改员工保密协议、培训协议、竟业限制协议和其他劳动合同相关协议；起草国内和跨国外包方案、外国人雇佣文件，并起草相关劳动合同、劳务派遣协议和工作安排协议；起草和修改企业集体合同；从合规性、合理性和执行性等方面审查员工手册、劳动规章制度、员工行为守则、工资和福利支付、休假假期、奖惩措施、员工绩效考评、保密、工作场所安全以及员工培训相关文件；起草和改进高级管理人员、高级技术（业务）人员和其他高级职位的招聘制度、劳动合同管理制度和人员选用制度；起草和执行员工补充保险方案（企业年金方案）；审查、修改员工股权激励计划，并提出合规、执行建议协助管理设计企业并购相关的员工转移和补偿方案；设计高级管理人员在关联公司间的派遣、任命和撤换方案；设计企业裁员方案；设计企业解散和破产相关的员工转移和补偿方案；解决员工外包合同的相关法律问题；企业工会或职工代表大会的组建；选举和更换员工代表、职工监事和企业工会代表；企业内部工会职能的运行；企业内部职工代表大会职能的运行；起草和修改集体合同；代表公司客户进行集体谈判；进行劳动法和工会法的专家培训劳动争议解决代表公司客户进行劳动争议谈判；代表公司客户参加劳动争议仲裁；代表公司客户进行劳动诉讼和上诉；代表公司客户参与集体诉讼。关于规章制度，您是否存在以下疑惑？一、用人单位的规章制度中，哪些制度需要经过民主程序？二、单位内部的部门制定的规章制度是否有效？三、如何把握规章制度内容的“合理合法”？四、规章制度的规定与劳动合同或集体合同冲突时如何处理？五、规章制度的民主程序是否必须通过工会完成？六、没有建立工会的用人单位，民主程序如何完成？七、规章制度经平等协商无法达成一致，如何处理？八、《劳动合同法》实施前的规章制度，效力如何认定？九、《劳动合同法》实施后的规章制度，未经过民主程序，一定无效吗？……重要信息深圳市中级人民法院《关于审理劳动争议案件若干问题的指导性意见》（试行）（2009年4月15日起施行）（110条）1、出台背景2、对企业的意要意义一、劳动争议案件受理范围二、主体问题三、举证责任问题四、与仲裁衔接问题五、其他程序性问题六、执行与财产保全问题七、劳动关系的认定八、工资支付问题九、解除劳动合同的经济补偿问题十、其他实体问题3、内容【典型案例1】深圳某公司员工李某因工作失职给公司造成1万余元的损失，公司对其作出解除劳动合同的处理。理由是：公司《员工手册》关于奖惩制度里明确规定：“由于员工工作失职或营私舞弊给公司造成严重损失的，公司可以解除合同，并可以要求员工赔偿损失。”李某接到《解除合同通知书》后不服，向仲裁委提出申诉，认为公司没有明确“严重损失”的数额，自己造成的损失并不属于严重损失。最后仲裁委裁决公司解除合同不当。【典型案例2】某公司以连续旷工12天为由，单方解除了张某的劳动合同关系，并及时办理了退工等相应手续。办理退工手续后，张某向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁，要求支付经济补偿金。庭审中，双方各执一词：张某拿出自己手写的请假条以及部门经理的批准证明，用以证明这期间属于请事假而非旷工；而公司则出具了经过张某曾经签收的《员工手册》。该《员工手册》明确规定了各级员工的请假审批程序：“员工一次性请假1天以内的，由班组主管审批；一次性请假3天以内的由部门副经理审批；一次性请假5天以内的，由部门经理审批；一次性请假7天以内的，由公司分管领导审批；一次性请假8天以上的，由总经理批准。否则视为旷工。”同时，单位还规定了“连续旷工10天以上属于严重违反规章制度，公司可以单方解除劳动合同。”劳动争议仲裁委员会认为：单位的规章制度经过员工签收是合法有效的；而张某提供的请假条并没有按照单位《员工手册》规定的程序办理，手续不合法，应视为旷工。根据法律的规定，单位在有合法证据证明员工严重违反用人单位规章制度的情况下是可以单方解除劳动关系。劳动争议仲裁委员会最终支持了单位的主张。【沈威律师评析】案例1中员工给公司造成1万元损失，公司依据《员工手册》进行处理结果却败诉，原因在于公司的《员工手册》存在问题。公司《员工手册》的规定实际是照搬了劳动合同法39条的规定，并未具体界定员工给公司造成多大的损失属于重大损害，如果有规定“1万元以上的损失属于重大损害”，案件的裁决结果就会完全不同。案例2中公司胜诉的原因在于其规章制度比较科学和完善。公司对员工请假审批手续作出详细的规定，员工张某请假12天没有按照规定办理请假事宜最后被认定为旷工，而公司制度也明确规定连续旷工10天即属于严重违纪。企业规章制度不仅是企业管理的有效工具，更是企业劳动争议胜诉的关键。一、用人单位的规章制度中，哪些制度需要经过民主程序？1、规章制度范围：①经营管理制度②劳动规章制度管理制度操作规程劳动纪律奖惩办法一、用人单位的规章制度中，哪些制度需要经过民主程序？2、需要经过民主程序的规章制度：★直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项（八项制度）劳动报酬（薪酬制度）工作时间（考勤制度）休息休假（休息休假制度）劳动安全卫生（劳动保护制度）保险福利（福利制度）职工培训（培训制度）劳动纪律（奖惩制度）劳动定额管理（绩效考核制度）一、用人单位的规章制度中，哪些制度需要经过民主程序？3、《劳动合同法》没有规定的，我们认为应当经过民主程序的制度：“劳动合同”管理制度及其他行政管理制度。二、单位内部的部门制定的规章制度是否有效？财务管理制度…销售员管理制度…机动车管理办法门卫管理制度……123456制定主体不适格，应上升为用人单位的规章制度：三、如何把握规章制度内容的“合理合法”？1、合法：不能违反现行的法律法规规章。2、合理：规章制度条款中涉及“度”“量”等问题时，遵循公平合理原则，符合一般人的正常评判标准。“严重违纪”、“重大损害”的界定。例：规章制度中规定去卫生间的次数，每次的时间；厂区吸烟；对客户礼貌等等。四、规章制度的规定与劳动合同或集体合同冲突时如何处理？★★《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”【案例】王小姐于2003年12月29日进入某外资公司工作，合同期3年。双方签订的劳动合同中约定，每年年底根据考评的结果发放当年的年终奖。2005年12月，公司制订了新的年终奖制度，规定：从2006年1月1日起，公司将根据员工的工作时间实行年底双薪制度，即只要当年工作时间满12个月，且至当年12月31日仍在职的员工，就可以获得年底双薪作为奖励。2006年11月28日，公司通知王小姐，双方的劳动合同将于12月28日终止，不再与其续签劳动合同。王小姐要求公司按劳动合同约定支付她当年的年终考评奖金，公司只支付了王小姐12月份的工资，拒绝支付王小姐任何年终奖金。四、规章制度的规定与劳动合同或集体合同冲突时如何处理？法院审理后认为，虽然单位以规章制度的方式对年终奖励制度进行了变更，并且程序合法有效；但由于年终考评奖励制度属于双方当事人协商签订的劳动合同条款，而规章制度虽经民主协商程序，但属于用人单位单方制订的。因此其效力应低于合同条款。支持了王小姐的诉讼请求。四、规章制度的规定与劳动合同或集体合同冲突时如何处理？五、规章制度的民主程序是否必须通过工会完成？平等协商程序：①民主程序：规章制度草案应先提交职工代表大会或者全体职工讨论，由职工代表大会或全体职工提出方案和意见。②集中程序：由用人单位与工会或职工代表通过平等的协商程序予以确定。最佳选择：建立工会。六、没有建立工会的用人单位，民主程序如何完成？选择一：全体员工参与讨论→不现实！选择二：员工代表参与讨论→员工代表的代表性如何？一年中连续旷工5天或累计旷工10天的属于严重违反规章制度的行为。用人单位草案一年中连续旷工10天或累计旷工20天的属于严重违反规章制度的行为。职工代表大会会员不一致七、规章制度经平等协商无法达成一致，如何处理？★★深圳市中级人民法院关于《审理劳动争议案件若干问的指导意见》（2009.4.15）79、《劳动合同法》第四条第二款规定的“平等协商确定”指程序上的要求，如果平等协商无法达成一致，最后决定权在用人单位。如该规章制度违反法律法规的规定，给劳动者造成损害的，劳动者可依据《劳动合同法》第八十条寻求救济。七、规章制度经平等协商无法达成一致，如何处理？八、《劳动合同法》实施前的规章制度，效力如何认定？★★深圳市中级人民法院关于《审理劳动争议案件若干问题的指导意见》（2009.4.15）78、用人单位在《劳动合同法》实施以前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。九、《劳动合同法》实施后的规章制度，未经过民主程序，一定无效吗？★★深圳市中级人民法院关于《审理劳动争议案件若干问题的指导意见》（2009.4.15）78、《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重人事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。十、内部网络公示、公告栏公示或电子邮件公示的效力如何？未经公示的企业内部规章制度，劳动者无所适从，对劳动者不具有约束力。实践中，用人单位规章制度因缺乏这一程序而败诉的案例不胜枚举。用人单位应把握：如何无法律风险履行公示或告知程序。规章制度作为劳动合同附件法十、内部网络公示、公告栏公示或电子邮件公示的效力如何？公告栏法（举证困难，证明力弱）电子类证据，取证困难电子邮件发送法局域网公告法有一定风险的告知方法规章制度失去独立法律效力，成为劳动合同组成部分，规章制度修改需变更劳动合同，否则“一企两制”。2、层层培训法（培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到）诉讼风险较小告知方法3、考试法1、制度传阅或分发法5、会议传达法4、签收法6、员工手册发放法（简便可行）十一、诉讼风险较小的公示方法有哪些？十二、运用规章制度处理违纪员工时应收集哪些（类）证据？★★深圳市中级人民法院关于《审理劳动争议案件若干问题的指导意见》（2009.4.15）24、当事人劳动合同的订立与解除发生争议的，举证责任如下分配：(4)用人单位主张劳动者严重违反劳动纪律或企业规章制度的，应就劳动者存在①严重违反劳动纪律或企业规章制度的事实以及②企业规章制度是否经过民主程序制定并已③向劳动者公示的事实举证。企业要保全和收集的两类证据：其一是员工违反的企业规章及劳动纪律的具体条款（含民主程序、告知程序）；其二是员工的违纪行为。十二、运用规章制度处理违纪员工时应收集哪些（类）证据？可以证明员工违纪行为的证据主要有：①违纪员工的检讨书、申辩书、违纪情况说明等；尽量取得违纪员工签字的书面材料。有力证据。②违纪员工本人签字的违纪记录；◆“大错不犯小错不断”的员工违纪行为，平时记录在案，要求员工签字。◆为记录方便，可采取扣工资方式，工资单中扣除相应工资数额，注明违纪事由，员工本人领工资时签字确认。十二、运用规章制度处理违纪员工时应收集哪些（类）证据？可以证明员工违纪行为的证据主要有：③其他员工及知情者的证明。④有关物证。⑤有关书证及视听资料。⑥政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。◆对有违法行为的员工，可以