石家庄远洋城房地产公司档案管理制度

石家庄远洋城房地产公司档案管理制度档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。为了加强档案管理，特制定本制度，请各部门执行。1.0档案的基本程序包括档案的收集，整理，签定，保管，销毁，统计，检索，编号，利用，这九道工序是档案工作的整体。他们之间相对独立，但又相互制约。2.0归档范围：公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：2.1办公文件包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件2.2证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。2.3法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2.4企业的重大决议：包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。2.5计划性文件：包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等2.6总结性文件:包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等2.7批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企业各类任命工作指示等。2.8凭证性文件：包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。2.9汇报性文字资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。2.10声像制品资料：包括企业及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。2.11题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。2.12工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。2.13会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。2.13人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。3.0公司设置档案管理员，档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。逐步实现档案管理的现代化、科学化。4.0档案的收集，就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中起来。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各类材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案进行整理，立卷，归档。各部门在规定的归档时间，把整理审定完毕的档案资料，进行归档。4.1移交档案要填写档案移交清单（见附件2），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整，真实，准确。4.2公司各类证照、批文在颁发之日起移交总裁办。公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总裁办。合同协议应在签订之日移交总裁办。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在3日内递交总裁办立卷归档，对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。5.0文件质量要求5.1字迹清楚、图物相符、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。5.2永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔。5.3复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。5.4录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。5.5各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损6.0机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。6.1绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。6.2机密档案包括：（1）财务资料；（2）公司重要会议纪要；（3）公司经营情况；（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在10万-100万元的合同。6.3秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2）项目合同协议。7.0档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：7.1永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。7.2十五年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)7.3五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。7.4一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；8.0档案的借阅8.1档案主要供本企业利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。8.2各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门批准，方可借阅。8.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。8.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印，照片，重印副本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。8.5档案一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为5天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8.6档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。8.7企业在职工作人员调离本企业时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才能调离。8.8有下列行为之一,据情节轻重,给予（）处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:(1)毁损,丢失或擅自销毁企业档案(2)擅自向外界提供,抄摘企业档案(3)涂改,伪造档案(4)未及时上报归档者9.0档案清理。9.1档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀。定期通风、防潮。9.2对破损档案及时进行修补。10.0档案的销毁10.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。10.2对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经有关领导和档案形成部门共同鉴定，按规定销毁。10.3经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保存价值时，再行销毁，以免误损。10.4销毁文件必须在指定的地点进行，并指定专人监销，严禁将文件作为它用，或做废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。销毁册应永久保存。石家庄远洋城房地产开发有限公司2008年4月9日印发附件1档案调阅单填表日期：类别调阅部门调阅人档案内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至月日，计日复印张数/份数借出日期档号归还日期备注保管人签章附件2：档案移交目录第序号题名张数期限密级备注移交人：接收人：年月日