礼品、礼金管理办法

礼品、礼金管理办法归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――行政系统分册文件编号：鹏润—行—总务011撰写单位：行政中心总务部版本：第一版生效日期：2003年9月9日机密等级：□机密■一般合计页数：10正文页数：3附件个数：6制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项37、附件3总裁审批管理研究室审核撰写人1目的：为了规范各级公司、部门的礼品、礼金的上缴及领用管理，特制定本管理办法。2范围：2.1适用范围：鹏润投资（国美电器）有限公司各中心、各部门、下属各级子公司。2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）有限公司各中心、各部门、下属各级子公司。3名词解释：3.1礼品：外部单位/个人因工作关系赠与我公司个人的物品。3.2礼金：外部单位/个人因工作关系赠与我公司个人的现金、信用卡、存折等。4职责：4.1总部及各分部的礼品管理工作统一由总部行政中心总务部及各分部总务部负责，总部行政中心总务部负责对全国各地分部上交礼品情况进行督查监管，并可根据工作需要对全国各分部的贵重礼品进行统筹安排，调剂使用。4.2调拨礼品的审批权限在总部行政中心；5作业内容：5.1礼品管理实行帐实分管，帐务管理员要建立礼品管理台帐，详细记录礼品名称、型号、数量、来源、日期、有无来源方标记、保质期（后两项可在备注栏反映）等。礼品由总务部实物管理员负责保管，礼品实物管理员要建立礼品实物台帐，并对礼品实物的收入和支出情况进行登记；5.2礼品的上缴5.2.1企业员工收到礼品、礼金应及时上缴总务部，帐务管理员清点实物后开据入库单（一式三联），经上交人、帐务管理员、实物管理员（礼金不用签字）、总务部经理签字后，上缴人留存入库单第一联，账务管理员留存入库单第二联用以登记电子账，实物管理员留存入库单第三联用以登记实物台账；5.2.2礼金由帐务管理员直接交财务，财务开具收据。5.2.3实物管理员对帐务管理员交来的礼品验收后入库，凭入库单第三联登记实物台帐，月末实物管理员与账务管理员进行盘点，确保账实相符。5.3礼品的领用5.3.1领用审批权限为：分部申领礼品价值在1000元（含）以下的由分部总经理审批，价值在1000元以上的报总部行政中心总务部经理审批。分部所有礼品领用须报总部行政中心总务部备案；总部礼品领用报总部行政中心总务部经理审批。5.3.2各级单位领用礼品，应认真填写《礼品领用申请表》，并按照审批流程进行。5.3.3礼品领用人持申请表批单到帐务管理员处办理帐目注销手续。礼品帐务管理员开具出库单（四联），第三联交礼品领用人，第二联实物管理员留存，第三联账务管理员留存；5.3.4礼品实物管理员根据出库单第二联在管理台账上注明领用人、领用日期，凭第二联（提货联）发放礼品实物。5.4礼品的调拨5.4.1调拨礼品时，调入部门写出调拨报告，报总部行政中心领导审批；5.4.2调出单位凭调拔批准报告向调入单位发货；5.4.3调入单位收到礼品实物后，由帐务管理员填写商品调拨单（四联），第一联（出库单位库房联）第二联（出库单位记帐联）发给调出分部，由调出分部做入帐凭证；第三联（调入单位记帐联）第四联（调入单位库房联）由调入部门做入帐凭证。调入单位收到实物应及时通知调出单位。5.4.4帐务管理员将实物与调拨单第四联交实物管理员，由其登记实物台帐。5.5管理规定5.5.1公司所有人员不得以任何理由向合作单位索要礼品、礼金。5.5.2公司业务合作单位以公司或个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律上缴公司，任何人不得留作私用。5.5.3各级领导、员工都要严格遵守礼品管理规定，相互监督，严格遵守公司纪律，共同维护企业利益和企业形象。5.5.4礼品管理人员要坚持每月底对礼品实物进行双人盘库，并由总务部经理监督盘库，确保帐实相符。若出现盘盈或盘亏现象，要及时查明原因，由总务部经理督促解决。5.5.5对保质期较短的食品类礼品、贬值较快的电子类礼品及特殊性礼品（如带有接受人名字印章、工艺品等）要及时上报有关领导，做特殊处理。5.6奖惩规定5.6.1总部及各分部对于所有礼品、礼金必须先实物入库登记，后审批领用，凡接受礼品不入帐直接领用者，适情节严重给予有关责任人相应“口头指导”或“书面指导”一次，并行政扣2分处罚。5.6.2各分部要严格遵守公司规定的统一上报时间及上报方式：即每月5日前分部总务部帐务管理员将本分部的礼品、礼金上缴及领用情况以传真及电子邮件同步发送的方式上报总部行政中心总务部。(标准：以总部下发的《礼品、礼金上缴及领用情况汇总表》及《礼品领用汇总表》为准)。各分部每年7月20日前上报当年上半年礼品领用情况汇总表，每年1月20日上报去年下半年礼品领用情况汇总表。5.6.3总部行政中心总务部负责每月对全国各分部礼品上交情况进行全国通报。5.6.4总部行政中心将会同审计部门对礼品管理定期进行专项审计，对不按规定执行的分部总务部经理和礼品管理人员进行严肃处罚。6注意事项：无7附件：7.1礼品、礼金上缴流程7.2礼品调拨流程7.3礼品领用流程7.4礼品、礼金上缴及领用情况汇总表7.5礼品领用汇总表7.6礼品领用申礼品、礼金上缴流程图礼品、礼金接受人总务部账务管理员总务部实物管理员财务部门礼品礼金接受厂商馈赠礼品或礼金后，及时到总务部门办理上缴手续接收礼品或礼金，并开具入库单，上缴人留存一联上缴礼金，出纳人员开具收据，帐务管理员留存一联将实物转交实物管理员入库保存，实物管理员将入库单留存一联。凭财务部门出纳人员的收据登记入礼品帐凭开具的入库单登记入礼品账附件7.2礼品调拨流程图礼品调出分部总务部礼品调入分部总务部总部总务部根据分部申请调拨礼品，将审批单分别传真至调入、调出分部。凭借审批单向调入分部寄送相应礼品收到礼品后开具商品调拨单，一、二联寄回调出分部，三、四联留存，并办理入帐入库手续留存商品调拨单，并据此办理帐务手续附件7.3礼品领用流程图礼品领用单位总部/分部总务部门行政中心领导/分部总经理帐务管理员实物管理员附件7.4填写礼品领用申请单，同时向账务管理员咨询现有礼品情况本部门经理审核审核批准根据申请审批单开具出库单，留存审批单和出库单原件。保留出库单回执联，凭记账联领取礼品实物凭出库单（记账联）办理出库手续礼品、礼金上缴及领用情况汇总表部门名称：日期：年月序号物品名称数量上缴人上缴部门日期来源备注（是否领用）1234567891011121314151617181920附件7.5礼品领用汇总表部门名称：日期：年月序号礼品名称数量领用人领用部门批准人日期备注（用途）1234567891011121314151617181920212223附件7.6礼品领用申请表领用部门名称：日期：年月礼品名称：礼品规格：领用数量：礼品来源：备注领用事由：领用人签字：领用单位负责人签字：总务部经理审核：总经理审批：备注：礼品领用审批权在总部行政中心总经理、副总经理或分部总经理。