竣工资料档案编制管理办法(试行)

-42-山东省济南至东营高速公路工程竣工资料档案编制管理办法山东省济南至东营高速公路项目建设办公室二〇一四年五月-43-目录第一章总则...........................................................................................44第二章组织与职责...............................................................................45第三章术语...........................................................................................46第四章竣工文件的收集.......................................................................47第五章竣工文件的整理与组卷...........................................................51第六章竣工档案案卷构成及质量要求...............................................93第七章竣工档案的管理与保存..........................................................113第八章会计财务档案..........................................................................114第九章其他档案..................................................................................114第十章附件..........................................................................................115-44-第一章总则第一条为保证济南至东营高速公路工程竣工文件的编制标准统一、规范系统和完整准确，保证工程项目档案内在质量，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《山东省高速公路施工管理标准指南》结合本项目建设的具体情况，特制定本办法。第二条本办法适用于济南至东营公路工程竣工文件材料的立卷归档管理工作。第三条本办法所称的竣工文件材料是竣工验收的基础资料，来源于项目建设的全过程，反映项目建设客观状况和规律的信息，它包括自立项审批（核准）至竣工验收过程中直接产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。本办法所称的档案是指按照组卷要求，经系统整理并归档的文件材料。-45-第二章组织与职责第四条山东省济南至东营高速公路建设项目办公室根据统一领导、分级负责的原则，对济东高速公路工程建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受上级业务部门的检查和指导。第五条山东省济南至东营高速公路建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人负责制。项目法人（建设单位）做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和对设计、施工、监理、咨询等单位负责的项目文件材料的收集、整理工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件材料立卷归档工作纳入各相关单位合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，按照竣工资料编制管理办法，实行预立卷制度，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确、系统和安全。监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。第六条各参建单位应把项目文件材料的立卷归档工作纳入工程建设管理工作中，分别成立以各单位项目负责人为组长的档案工作领导小组，配备专职档案管理人员，并保证其稳定；明确各单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，按规定及时做好项目文件材料的整理归档-46-和移交工作。第七条在项目交工验收前，省项目办将组织相关单位对各参建单位竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收意见。在项目交、竣工验收时，交通主管部门的档案机构派人参加，并提出档案验收意见。在项目竣工验收前，交通主管部门的档案机构派人组织进行档案专项验收，并出具验收合格意见。第三章术语第八条术语案卷：由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。立卷：按照一定的原则和方法，将文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。档号：档案的编号，其中包括项目代号、案卷分类号和案卷号。建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、管理文件、监理文件、施-47-工文件、检测和咨询文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件：工程开工以前，在项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。管理文件：建设单位在工程施工过程中进行工程管理形成的文件。监理文件：监理单位在工程施工和缺陷责任期监理过程中形成的文件。施工文件：施工单位在工程施工过程中（施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期阶段）形成的文件。检测和咨询文件：省项目办委托的第三方检测单位、咨询单位在工程实施过程中从事检查、咨询工作形成的文件。竣工图：工程完工后，真实反映建设工程项目施工实际造型和特征的图样。竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。项目名称：济南至东营高速公路工程。第四章竣工文件的收集第九条凡是反映与济东高速公路工程建设项目有关的重要活动，从项目规划、立项、勘察设计、招标、施工到竣-48-工全过程中形成的，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案。其归档范围按交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》执行。第十条工程文件材料必须按文件材料自然形成的规律和成套性的特点，整理要按科学分类、编排有序，便于保管、利用和可追溯的原则，按照形成的不同阶段、施工工序先后顺序由形成材料的单位负责及时收集、整理、归档。第十一条工程文件材料按下列分工收集与整理。工程文件材料收集归档责任分工按照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）中附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》执行。具体如下：1、工程项目管理性文件、计量支付和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由省项目办负责组织收集整理组卷。包括：项目建议书及批复；工程可行性研究报告及批复；各阶段设计的审批文件；招标投标与评标文件，合同协议；针对本项目质量控制、进度控制、费用控制和安全管理等管理性文件；质量、安全监督申请及批复文件；交工验收报告、交工证书、竣工验收鉴定书；竣工决算及工程审计、环保、档案验收等报告。-49-2、征地拆迁文件和有关图表由市项目办负责收集整理组卷，向省项目办移交。包括上级主管部门和当地政府关于征地拆迁工作的文件；征用土地报批文件及红线图；征地拆迁费用批复及会议纪要；征地拆迁合同及补偿协议；土地证；征用土地数量一览表、取土场及其他征地一览表、公路实际用地图、各种拆迁物一览表及费用审核资料等。由当地政府或有关单位提出的变更或市项目办批复的变更的竣工档案文件由市项目办收集整理，移交省项目办组卷。3、公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理组卷，向省项目办移交。包括：地质勘察资料、总体规划设计、初步设计、施工图设计、工程概预算等文件材料、设计交底、变更设计图纸等。4、公路工程施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期、保修期形成的文件材料，由各施工标段负责收集、整理、组卷。包括：质量控制、计划管理、合同管理、费用管理、工程变更等文件。开工报告、施工组织设计、施工计划、试验段总结报告、首件工程资料、施工日志、重要会议纪要。省项目办提交的基准点文件、测量记录及批复资料等。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等。单位、分部、分项工程质量检验报告单、施工检查、检测表及工程质量评定。省项目办对某一或某一部分施工单位下达的工程-50-管理文件或批复文件。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录。竣工图纸、施工过程中形成的声像资料。5、监理工作形成的监理文件材料由各监理单位负责收集整理组卷。包括：监理单位与省市项目办、施工标段之间的有关质量、进度、费用、安全、环保，以及合同管理的往来函件和报告等。其中依据性文件如监理规划（或监理大纲）、监理实施细则等；合同管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志（记）以及与有关单位的来往文件等；工作性文件如工程质量、费用、进度、安全、环保控制、工程变更、合同管理（含价格调整、分包管理、争端处理、索赔与延期处理等）、监理月报；监理独立检查、抽查的标准试验、平行试验和质检资料。由施工单位提出变更的竣工档案文件由总监办负责收集、整理，移交省项目办组卷。6、业主委托的第三方检测和咨询单位工作中形成的文件材料由检测、咨询单位负责收集、整理，移交省项目办组卷。7、数码照片由相关单位分别整理组卷，并应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。-51-8、电子文件及纸质文件数字化的形式和保存由相关单位分别整理组卷，并应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。第五章竣工文件的整理与组卷第十二条组卷要求1、组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系，科学分类，便于查找和利用。2、案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。3、案卷内文件材料的制作和书写，原则上除原始记录资料可书写外，其余所有文字说明、表格均应打印。卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，纸张便于长期保管，表格统一规范（文字、表格A4或A3，图纸A3）,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写，凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如：复写纸、传真纸），应复印保存，且要求原件（传真纸、复写纸）在下，复印件在上。-52-4、案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件在归档过程中允许有一定数量的重复。5、各单位主要对本单位形成的与本工程项目有关的文件进行整理、归档。监理单位和施工单位若有相同档案资料，应由施工单位为主负责整理归档，以减少档案资料重复归档。6、竣工文件分为正本和副本。正本为各种资料原件，副本可为复印件。正本除在竣工文件中各卷重复使用且无足够数量原件而使用复印件外，其余均应为资料原件。禁止原件、复印件混存。7、立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系结合问题分别整理组卷，并将审批意见的支持性文件、专家审查意见同时归档整理。8、勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷，并将审批阶段专家审查意见、勘测等基础文件、电子文件（可转为PDF格式）同时归档整理。9、招、投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷，并将招标信息发布资料（刊登报纸、网上信息）、专家抽取和