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信息化系统建设项目中的沟通管理摘要：XX年X月，我参与了某单位的信息化系统建设项目工作，在项目中作为项目经理担任管理工作。该系统投资规模较大，开发周期较短，质量要求高。虽然公司以前也做过其他单位的信息化系统建设，但该单位的业务特殊性，项目复杂，涉及的干系人众多，沟通管理的好坏决定了项目的成功失败，我们项目组感到很大的压力，项目的风险很大！我综合运用项目经理的理论、技术并结合实际项目情况采取措施，加强项目干系人的分析与管理，提高项目组对沟通重要性认识，加大内部外部沟通的力度，并根据该项目的具体情况制定了合理的沟通计划，使用多种沟通技巧和项目实施情况报告形式，确保系统如期按质完成。XX年X月下旬开发完毕并通过用户验收。日前运行状况良好，受到客户的一致好评。1、引言影响项目成功的三个主要因素（用户参与、高层支持及清晰的需求定义）都依赖于拥有良好的沟通技能。项目沟通管理过程包括确保项目信息及时、恰当地生成、收集、分发、存储、检索，以及最终处置所必须的各个过程。主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理等过程。2、信息化系统建设项目简介XX年X月，我参加了《**信息化系统建设项目》，担任项目经理工作。本系统包括视频会议子系统、远程提讯子系统、安防监控子系统、公共广播子系统、网络电话等系统，并且还得符合保密局的保密要求，该信息化建设系统投资规模较大，开包含的工作量较大，周期要求较短，质量要求高，有一定的难度和复杂性。在当时国内**业如此规模还不多见，加之新技术的各种不确定因素，而且该项目涉及的干系人面广人多，因此，加强项目的沟通管理非常重要，沟通是否有效，渠道是否顺畅直接关系到项目的成败，项目组感到很大的压力。根据该项目的具体情况，我制定了合理的沟通计划，使用多种沟通技巧和项目实施情况报告形式，确保系统如期按质完成。3沟通管理在该项目中的应用3.1制定切实可行的沟通计划第一、实行全面的干系人沟通分析我们要做的主要工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。我们制作了包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等的联系人列表。需要了解每个干系人对项目的期望，想要的得到的项目信息及时间。确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报。在该项目中，我们采取的方法是：项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报；项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式；紧急情况通过电话及时沟通；每两周项目组进行一次当前工作沟通会议；每周同客户和上级进行一次口头汇报。第二、采用合理的信息沟通形式信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。把联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。另外还编制了项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。第三，建立规范的重大问题报告制度另外，项目组实施了重大问题报告评估制度。这里所谓的重大问题，指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。事实证明，我们通过采用这些方法、过程和文档模板，使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率，保证了项目按计划完成。3.2使用多种沟通技巧在任何项目中实施过程中，为了提高沟通的效率和效果，需要把握一些基本原则，而且项目进展的不同阶段以及对待不同的沟通对象，也要使用多种沟通方法。第一、运用科学的沟通技巧—会议会议是项目沟通的一种重要形式。如何组织高效的会议也是项目经理需要考虑的问题。在本项目中，我们的做法是：事先在沟通计划中制定例会制度；明确会议的目的和希望解决的问题；会议前将会议资料发到参会人员；由专人记录会议纪要；会议最后要有结论。按照这种方法，节约了时间和会议成本，有效解决了项目中遇到的问题，保证项目正常实施。此外，在需求分析阶段，作为项目经理，需要经常与用户进行沟通。为了准确把握用户的需求，获取更多的信息，需要召开的需求讨论会，由客户方代表和开发小组的项目经理、系统分析员、主要开发人员参加，双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。这种会议召开多次，每次对需求进一步细化，对某些不明确或认识不统一的地方逐一确认，直到双方对需求达成共识。第二、使用合理的非正式沟通技巧为了及时了解项目的真实情况，包括项目的当前时刻，时间、成本、资源消耗，还需多少时间、成本、资源，项目中遇到的问题等信息，与项目开发团队成员的及时进行非正式的沟通是必不可少的。除了正式的会议外，我们还要根据具体情况采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。3.3实施进展情况报告信息化建设系统的实施直接关系到某公司业务的开展，开发方和客户方的高层很关心项目的状态和进展问题：时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。对于项目经理来说，就应该及时给相关人员反馈这些信息，特别是将会有延期、将添加项目成本、质量将会有问题的苗头等，必须提早汇报，以及时调整工作计划。在本项目中我们采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。定期报告就是在某一特定时间内将完成的工作量向干系人汇报，报告的时间和频度在沟通计划中制定，报告的主要内容包括：项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。在项目进行到重要阶段或里程碑式的项目发展阶段，就要进行阶段评审。如需求评审、概要设计、详细设计评审、测试计划评审等。在出现重大问题时，进行紧急报告评估，内容包括：当前发现的问题、相关影响、如何解决、问题紧迫性等。项目干系人对及时取得项目情况表示满意，并对得到的信息及时反馈，共同解决项目执行中的问题。4、小结主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和成本，保证项目成功。正是由于在项目的建设中良好的沟通和冲突管理，才保证了项目如期完成。目前系统运行正常，受到了客户和本公司领导的一致好评，对项目给予了较高的评价。当然，每个项目都具有自身的特点，沟通方法、沟通形式都可能不同。但是无论怎样，作为项目经理，必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行，因此，如何更好地把握项目沟通的原则，改善沟通技巧并灵活运用到实际项目中去，还有待于我们去研究、探索、实践和总结。