第一篇总经办管理制度

第一篇总经办管理制度第一章公共关系管理第一条业务接待1、来宾到公司联系业务，公司采取弹性接待原则和对称性接待原则，即根据来访人员的职务和所涉及业务的性质确定接待部门和接待人员，公司相关接待人员须热情迎送，诚恳接待。2、来宾来访直接与职能部门联系的，且来访业务属职能部门正常业务范围内的，由部门负责接待。来宾中如有对方高管人员，负责接待的部门须及时与总经办联系，以便安排相应的接待人员。3、来宾来访与公司总经办联系的，由总经办根据来访人员所涉及业务的性质转由有关职能部门接待。4、来访人员到公司联系业务，要求直接见公司领导的，不管什么原因，各职能部门不得安排，一律由总经办负责联系安排。5、来访人员的用餐由职能部门按本章第二条执行。来访人员的住宿，由负责接待的职能部门联系总经办，由总经办统一安排。6、公司接待人员与来访人员洽谈所涉及的业务，由负责接待的人员或部门根据有关职责规定进行处理、协调、记录和报告。第二条业务招待1、按酒店业务招待费管理制度执行。第三条电话规范用语1、员工接电话时应主动问候：“早晨好”、“下午好”、“锦都大酒店”；您好,锦都大酒店。2、因业务需要向外打电话时，应首先报出自己公司的名称：“您好，这是锦都大酒店，请找一下***（先生、女士、....）”。3、外线来电：若对方要找的人在时，应热情告知：“请稍候”！若对方要找的人不在时，应礼貌告知：“您要找的先生(女士)现在不在，有事可以转告吗或请稍后再拨。”若对方要找的人正在开会或此刻不便接电话时，应礼貌告知：“很抱歉(对不起)，您要找的***(先生、女士、....)现在正在开会，如您愿意的话，请留言好吗?”4、若在电话中请人帮忙，则要说“谢谢”；若回答电话中对方表示感谢，应及时说：“不用谢”、“不客气”。5、通话结束时说：“再见”。第二章文件档案管理第四条文书档案立卷归档1、总则⑴公司实行文件资料集中管理和分散管理相结合的制度，公司总经办为公司文件、资料归档、立卷、保存的职能部门，各职能部门须明确专人负责本部门的文件资料的归档管理，业务上接受总经办专职人员的指导；⑵专职人员要求保持相对稳定，人员变动应及时通知公司总经办；⑶各职能部门和全体员工在业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料，必须按照本规定分别立卷归档；⑷业务承办部门或承办人员须保证经办文件的系统、完整正确(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职人员归档。工作变动或因故离职时须将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。2、文件资料的收集管理⑴凡本公司印发的公文(含定稿打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经办统一收集管理；⑵一项业务在其发生、运作、结案的全过程中，由承办部门或人员负责其业务资料的收集、整理和归档；⑶一项工作如由几个部门参与办理，在业务活动中形成的文件材料，由主办部门收集、整理、归档，会议文件资料由会议主办部门收集归档；⑷员工外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，必须将会议文件资料交总经办保存归档；⑸公文、文告、政策法规以及会议资料，一律由总经办归档保存，其他业务资料视具体情况由职能部门归档保存。3、归档范围⑴重要的会议材料，包括会议的记录、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报等；⑵上级机关发来的有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；⑶公司对外的正式发文、与有关部门来往的文书；⑷公司的请示与上级机关的批复；⑸反映公司主要职能活动的报告、总结；⑹公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、简报；⑺重要业务活动的调研资料、商业计划书和可行性研究报告；⑻公司与有关部门签订的合同、协议书等文件材料；⑼公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料，信访工作材料；⑽员工劳动、工资、福利方面的文件材料；(11)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4、归档、立卷及其质量要求⑴各部门对处理完毕的事项，对其文件材料须及时归档保存；⑵归档的文件材料必须按年度立卷、组卷、编目由总经办提供统一的标准；⑶案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；⑷归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均须齐全完整；⑸在归档的文件材料中，须将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文件电必须单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷；⑹不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行；⑺卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可公的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；⑻卷内文件材料按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号；⑼永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首；⑽有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责，备考表格填写在卷尾；(11)案卷封面，应逐项按规定书写，工整、清晰；(12)案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)─文件─封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第五条声像档案管理1、公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录，由总经办实行集中统一管理。2、声像档案资料的收集范围⑴反映公司主要职能业务活动成果和存在问题的声像资料；⑵各级领导人和著名人物参加的与本公司有关重大活动的声像资料；⑶公司有人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；⑷涉及公司权益的声像资料；第六条文件收发1、以公司名义发文的文件由总经办统一起草和审核，公司总经理签发；以职能部门名义发文的文件由部门负责起草，总经办审核，总经理签发。2、文件签发后，送回起草部门打印，校对无误送总经办复印、盖章。3、文件和原稿，由总经办分类归档，保存备查。4、属于秘密的文件，核稿人应提请分管领导确定密级和报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5、文件统一由总经办发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，秘密文件由专人按核定的范围报送。6、外来的文件由总经办负责签收，并分类登记，由总经办主任呈送总经理或分管副总经理批阅处理意见，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7、传阅文件由总经办负责，部门在收到传阅文件后，须在2天内签阅。第七条印信管理1、印信的种类⑴印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章；⑵职章：刻有公司董事长、总经理职衔的印章；⑶部门章：刻有职能部门名称的印章；⑷公司各类印信的申报和注册由总经办负责实施，部门章由部门领用和保管。2、印信的使用⑴对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印鉴和董事长职章；⑵以公司名义对社会团体、公司核发的证明文件及各类规章的核准等由总经理署名，盖公司印鉴和董事长职章；⑶以公司名义对公司客户及内部规章的核准行文，盖公司印鉴和总经理职章；⑷公司印鉴和董事长、总经理职章由总经办统一保管和监印，公司职能部门章由总经办监制，授权使用。3、印章的审批管理⑴公司对外行文需加公司印章的，需经公司总经理或其授权的副总经理批准，由总经办登记用印；⑵公司有关文件需加盖公司董事长、总经理职章的需经其本人书面或口头同意后，通知总经办监督用印；⑶各部门在其职权范围内行文需加盖部门印章的，由各部门负责人批准用印，禁止公司各部门越权行文。第八条公文管理1、总经办是公司公文的职能管理部门，对公司公文发收实行统一规范管理。2、公司发文的程序为：拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁。3、密级文件的打印必须用专用磁盘，文件只能按审阅人数打印，由起草人送指定的人员传阅后，收回归档，妥善保管。文件机密级数，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。各部门及各有关人员，对公文中涉及本公司的保密事项，必须严守机密，不准向他人泄露。4、公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。5、公司领导对送来的公文要及时阅批，属急件，当天批复。属一般性文件，二天内批复。6、收文由总经办统一负责。总经办收文后，先做好登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。7、所有文件收发，须有登记、签收手续。8、公司发文，由总经办统一编号。9、行文类别：⑴公告：就主客业务向公众或特定对象宣布使用；⑵便函：关系公司或公司内各部门间业务接洽时使用；⑶签呈：下级对上级有所请示或报告时使用；⑷固定格式公文：已形成一种固定格式的公文，可依实际需要使用。第九条图书资料管理1、图书由总经办统一管理。2、公司各职能部门因业务需要购买和订购的图书，由部门提出清单，报主管领导批准后，提交总经办办理订购。3、图书资料订购完毕由部经办登记后，方可办理借阅手续。4、报刊、杂志由各职能部门保管使用，期刊杂志年末交回总经办统一保存。5、员工所借图书资料，如遇清点或其他部门公务上需参考时，由总经办通知随时收回，借书人不得拒绝。6、员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购价或照原价十倍赔偿。第三章车辆管理制度第十条管理原则1、公司公务用车实行专职驾驶员和兼职驾驶员管理制度。2、总经办是公司车辆调度和日常管理部门。3、对兼职驾驶员实行“内部计点制”考核。第十一条车辆调度、使用和管理1、酒店业务需要用车时，统一由总经办派车。2、公司所有车辆由总经办统一管理，部门公务用车由用车部门向总经办提出，获准后填写用车登记，使用完毕后停放指定地点，把车钥匙交回总经办，并填写用车里程数。3、车辆应由经公司批准认定的专职驾驶员驾驶，对行车安全负直接责任。4、车辆在使用过程中如有损坏，要在交回车时如实报告登记。5、所驾车辆在使用过程中出现故障要立即检修时，须经得总经办主任同意，未经批准不允许擅自将车辆送外检修。6、假日或下班时间因公务需要使用车辆，经总经办主任或公司领导同意后方可。第十二条专职驾驶员管理1、必须遵守《中华人民共和国交通管理条例》、有关交通安全管理的规章规则和本公司关于安全行车的规定。2、须认真参加公司组织的交通安全学习，平时爱惜车辆，文明行车，注意车辆的检查及保养，保持车况良好。3、出车前，应对所驾车辆进行例行检查，发现有不正常时，须处理正常后方可出车。4、出车在外停放车辆，须注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车，离开车辆时，须锁好保险,防止车辆被盗。5、因违章驾驶或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成的后果参照交通安全有关规定处理。6、出车执行任务，因遇特殊情况下不能按时返回的，应及时向总经办负责人报告，并说明原因。7、严禁将自己所驾驶的车辆交给他人驾驶或练习驾驶。第四章办公管理制度第十三条电话管理1、公司各职能部门申装电话，向总经办申报，由总经办报经主管领导批准后办理。2、各职能部门的长途话费和公司员工手机话费，实行定额制，由公司总经办制定具体方案报经总经理办公会批准后执行。第十四条计算机管理1、公司公务用计算机其软件由系统管理员统一安装。如需安装其他的应用软件，应在系统管理员的指导下进行安装。2、公司网络的IP地址为动态分配，禁止个人设定固定IP地址，如有特殊需要，需先向系统管理员说明。3、有关人员应保护好自己的帐号和口令，