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1第五部分建业住宅集团部门管理制度一、办公总务管理制度建业住宅集团公文处理办法第一章总则第一条为使建业住宅集团（中国）有限公司（以下简称“集团”）的公文处理规范化、制度化，结合集团实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于集团总部及下属子公司的公文管理。第二章公文的种类第三条集团的通用公文种类有：一、请示请上级指示和批准，用“请示”；二、报告向上级部门汇报工作、反映情况，用“报告”；三、决定对集团重要事项或者重大活动做出安排，用“决定”。四、决议经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。五、批复上级答复下级请示事项，用“批复”；六、通告在集团范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”；七、通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项，用“通知”；八、通报表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”；九、函对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准等询问和答复问题，用“函”；十、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第四条集团的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新2闻稿、启事。第三章公文格式第五条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。一、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。二、向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。三、发文时间，以领导签发日期为准。四、公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。五、公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。六、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。第六条用纸格式：公文纸一般为A4型；“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第七条印装格式：一、公文均采用横书横排；二、单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；三、装订可用线装、钉装、胶粘办法。第四章公文行文原则第八条对政府及政府各级行政部门的公文，用集团或子公司名义行文；与不相隶属的业务单位协商工作等，可用集团、集团各中心或子公司名义行文。第九条内部行文，可按业务的种类和性质，用子公司或中心名义行文。子公司、各中心不得联合行文，集团各中心之间不允许用发文形式解决一般性的问题。第十条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。第十一条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不得直接送达领导者个人(领导直接交办除外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第十二条按照分层管理的原则，集团行文原则上只发到各子公司和各中心。第十三条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。第五章公文处理第十四条收文处理收文处理一般包括签收、批办、催办、结办等程序。一、签收，分发集团总部一切外来公文、重要邮件、电报、传真，统一由秘书处填写登记在收件登记簿上，并按不同类别进行分类处理，分发至相应中心或秘书处签收。集团内部各单位凡需报集团总裁处理的公文，必须说明上报事宜的处理思路及过程，交秘书处签收。子公司的公文的签收由其相应部门统一处理。二、批办3各单位收到公文后，一般应在3个工作日内予以明确答复，最迟不能超过十个工作日。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复，给予明确的批复期限。超期未能批复的，上报单位可视为认同，由此产生的一切后果由受文单位承担责任。三、催办集团各单位对已收到的的公文及本单位发出的公文，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各单位对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。催办可采用发函，打电话等方式。四、结办。文件处理完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。结办的公文应及时归档处理。第十五条发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。一、草拟公文的要求：1、要符合国家的方针、政策、法律、法令和集团的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。2、情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3、引用的公文要写明发文单位、公文编号、标题和发文时间。4、草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5、数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6、章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“１”，第四为“(1)”。7、不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要简称。二、公文审核集团的文稿在签发之前，应由起草文件的单位负责人审核，审核的重点包括：1、是否需要行文；2、是否符合国家相关的政策法规及集团的有关规定；与本单位发过的公文是否衔接。3、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4、处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。5、文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。三、公文签发集团行政文件，由负责起草文件单位的总经理签署意见后，由集团总裁签发。业务性文件，由主管业务的总经理签发，涉及集团重大决策或重大利益的文件，由集团总裁签发。四、公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。五、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。六、公文签发后，由起草单位负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明此页无正文字样。七、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员4负责；校对后，没有改正的，由负责打印的人员负责。八、盖章、发文登记1、校对完毕无误、规范的文件上统一盖印；２、填写《文件处理签》；３、填写登记簿，然后分发。第六章公文的管理第十六条各单位必须安排专人负责公文的处理工作，要求严格遵守相应的管理制度，同时加强对相关人员的保密纪律教育。第十七条集团文件应在结办后3天内，要送交集团信息文档部整理、立卷、归档，个人不得私自保存应存档的文件。集团信息文档部也应当于每月底向集团各中心催交公文的归档工作。集团员工凡外出参加会议或培训带回的文件，应及时交信息文档部登记保管，调离集团的员工应将文件和记录本清理移交。第十八条公文在传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。第十九条各子公司工作中形成的公文，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由本单位专人负责收集齐全，分类整理，并每季度向集团管理中心信息文档部移交归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十条没有存档价值和存查必要的公文，由集团管理中心信息文档部鉴别、逐件登记后报集团领导批准销毁。第七章附则第二十一条集团管理中心根据集团信息化建设的具体情况，可以适时加以修订。第二十二条本办法经总裁办公会审议批准后颁布执行，以往有关公文处理的规定同时废止。5建业集团会议管理制度第一章总则第一条为使建业住宅集团（中国）有限公司（以下简称“集团”）的会议管理规范化、有序化，以提高会议质量和决策效率，特制定本制度。第二条集团召开的总裁办公会议、集团中心办公会议、总经理联席会议、部门业务会议，适用于本会议制度。第三条集团根据经营管理需要临时召开的各类会议，以及由各子公司负责组织的各类会议，均可参照本会议制度。第四条集团管理中心负责涉及全集团性会议的协调、组织工作。第五条会议组织者应在会议举行前1—3天（另有规定除外）发出书面（包括电子公告、电子邮件、传真）或电话通知，通知内容包括：参会者名单、会议时间、会议地点、会议议题与议程。第六条本制度所称会议组织者，是指集团主管领导指定进行会议组织工作的有关单位，包括秘书处、集团各中心或子公司。第七条收到会议通知的会议参加人员原则上必须按时参加会议，确实不能参加的，必须提前向会议组织者说明情况，并做出相应的安排；无故不参加或请假不及时的，应追究其责任并给予相应的处罚。第八条会议组织者应做好会前的准备工作，保证会议按预定程序进行，否则将追究组织者的责任。第九条会议组织者应认真做好会议记录，需要会后写出会议纪要或会议简报的，必须在会后三个工作日内完成。第十条做好会议文件的归档工作。集团性会议由管理中心负责会议文件的整理归档工作；各业务会议由承担会议组织工作的业务部门负责会议文件的整理归档工作。第十一条集团提倡开短会，提高会议效率和质量，并充分发挥会议的效能。第十二条严格控制会议经费。会议经费开支既要保证和满足会议的需要，又要贯彻勤俭节约的原则。第二章总裁办公会议第十三条总裁办公会议每周一下午召开。第十四条总裁办公会议由总裁或受总裁委托的管理中心总经理主持。第十五条参加人员为集团总裁、财务总监、秘书处主任、各中心总经理。第十六条根据讨论和研究的问题，会议主持人可召集有关人员列席会议。第十七条总裁办公会主要讨论的议题：一、决定和调整经营方针与重大投资计划；二、制定集团的年度财务预决算方案；三、确定集团的利润分配方案和弥补亏损方案；四、确定集团对子公司及其他公司出资方式、出资额度及排出董事等重大事项；五、确定集团内部管理机构的设置及负责人；6六、研究集团总裁提名的高级管理人员；七、审议和修订集团各项内部管理规章制度和改革方案；八、组织集团的生产经营工作，组织实施集团各项决议；九、审定集团年度生产经营计划和投资方案；十、组织实施集团年度财务预算方案；十一、检查集团各项规章制度与改革方案的执行情况；十二、研究经营管理中出现的主要问题，并决定解决办法；十三、其他日常管理工作。第十八条集团管理中心应完成各项会前准备，认真、详细进行会议记录，负责整理、下发会议纪要，并按规定将各项会议资料归档。第三章集团中心办公会议第十九条集团中心办公会议（以下简称中心办公会议）属总裁办公会议的扩大会议，每月最后一个周一的下午召开。第二十条中心办公会议由总裁或受总裁委托的管理中心总经理主持。第二十一条中心办公会议的参加人员为集团总裁、财务总监、秘书处主任、各中心总经理、副总经理。第二十二条会议议题涉及到的集团其他相关人员，根据需要由会议主持人决定是否列席会议。第二十三条中心办公会议的主要讨论的议题：一、检查当月工作完成情况；二、检查集团各项规章制度的执行情况；三、研究经营管理中出现的问题和情况，确定解决办法；四、研究制定和修订集团季度、月份生产经营计划；五、部署下一月经营管理工作；六、协调集团各中心间的业务协作关系；七、听取有关领导对各项业务工作的意见和建议。第二十四条集团管理中心应完成各项会前准备，认真、详细进行会议记录，负责整理、下发会议纪要，并按规定将各项会议资料归档。第四章总经理联席会议第二十五条总经理联席会议每月举行一次，时间为每月第一个星期一下午召开。第二十六条总经理联席会议由总裁或受总裁委托的管理中心总经理主持。第二十七条总经理联席会议参加人员为集团总裁、财务总监、秘书处主任、各子公司总经理。第二十八条集团各中心总经理及会议议题涉及到的其他相关人员列席会议。第二十九条总经理联席会议主要讨论的议题：一、报告上次会议决定事项的完成情况；二、各子公司汇报生产、经营计划完成情况、落实措施和存在的问题；三、协调各子公司、中心间的工作关系，解决存在的问题；7四、对下一月的生产经营工作进行部署、安排；五、听取有关子公司、中心的意见与建议。第三十条总经理联席会议形式：