文件编号制度

XX公司文件编号制度1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3.文件命名格式文件名的格式为：文件名称_适用范围_v版本号例如：产品组1.0版本的绩效考核制度，应命名为：绩效考核制度_产品组_v1.04.编号办法.1说明.1.1文件分类原则上公司文件类型分为4大类，编号中分别表示如下：手册：HB；程序文件：COP；作业指导书、管理制度及办法等：SOP；表格、报告等：FM遇到特殊的文件需要在编号时特别强调文件类型的，也可以用自定义的文件类型编号代替大类编号，例如要强调文件是公司管理制度中的绩效考核制度，文件编号时就可以直接用“KPI”代替“SOP”.1.2公司编号例如，中国移动，编号表示为：ZGYD4.1.3部门编号表示该制度由部门内部使用，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；部门编号用部门名称的首字母大写，如，行政部：XZ研发部：YF市场部：SC财务部：CW等4.1.4日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2012-10-12或20121012表示（2012年10月12日）4.1.5文件版本编号文件版本编号遵守以下标准：版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。.2作业指导书、管理制度及办法等编号格式：ZGYD/AA-BB-00N-X-YYYYMMZGYD：公司名称缩写AA：部门缩写BB：文件类型00N:文件流水号X:文件版本号YYYYMM：年月例如：ZGYD/CP-KPI-002-1.0-20140613,表示2014年6月13日中国移动公司产品部编订的的第2号文件是绩效考核制度，该制度的版本为1.04.3合同/协议编号格式：ZGYD/AA-0N-00X-0YZGYD：公司名称缩写AA：部门缩写0X:合同编号：01-业务合同/协议；02-支付合同/协议03-服务类合同/协议04-技术合作合同/协议……00X:合同流水号0Y:同一个流水号的合同的份数如，ZGYD/SC-01-004-03,中国移动公司市场部第4份业务合同，假设这个合同的合作方为A公司，那么“03”就表示这份合同是中国移动公司和A公司签订的第3分合同。