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第一章实用事务文书的写作第一节怎样起草计划、总结一、计划（一）计划的含义与应用范围1.计划的含义计划是对未来一段时间的工作或即将开展的某项活动作出的预想性部署或安排，并以书面形式表达出来的一种日常事务文书。计划对日常工作具有重要指导作用。管理活动需要定好计划。《礼记·中庸》有言：“凡事预则立，不予则废。”“预”就是对未来事情所作的预想、预测，也就是要做到有计划。从领导科学的角度而言，计划是实施主体在一定时期的发展目标，是实现科学管理的必然要求。制订严谨、务实、可行的计划，并认真按照计划行事，就有了明确的指导思想、目标和要求，有助于增强自觉性，避免盲目性，使工作沿着正确的轨道前进。2.计划的应用范围计划应用范围很广。对于一个社会组织来说，大到中长期的建设和发展，小到组织一项集体活动，都离不开制订切实可行的计划，以便指导和规范现实工作。忽略计划，容易给本单位工作造成偏差和失误。那些“预料不到”的事情就可能打乱正常工作秩序和节奏，影响组织目标的实现。3.计划的称谓名目繁多与计划性质相同、名目不同的文种很多。比如“规划”、“纲要”、“方案”、“要点”、“安排”等，甚至还有名曰“设想”、“打算”、“几点考虑”的，这都是计划的别称。从实现机关工作规范化、增强发文权威性的角度来说，使用“计划”、“规划”、“纲要”、“方案”等名称比较合适。这也是维护公文严肃性的要求。（二）计划的特点与种类1.计划的特点（1）内容的预见性。计划是面向未来工作所制订的奋斗目标、工作步骤和实施要求，是一种预想性部署和安排。所以参与制定计划的人员必须高瞻远瞩，善于科学合理地预测事物发展趋势，对各种可能出现的情况，应用出准确分析和科学预见。（2）目标的现实性。计划不是假想的空中楼阁，计划的目标必须立足本地区、本单位的实际情况，具有现实性。如果计划的目标脱离实际，好高骛远，就缺乏现实性，就会犯盲目冒进的错误。（3）措施的可行性。一份完善的计划，必须有可行的措施和办法。因为，计划是要下达落实的，计划中所包括的各项措施、办法和要求，必须具体可行，这与目标的现实性同样重要，是圆满实现计划目标的重要保障。（4）作用的约束性。计划一经批准或讨论通过，即成为工作的指南，必须遵照执行。如我国国民经济和社会发展计划，是具有法律意义的指导性文件，经过人代会通过后，就成为强制实行的具有法定约束力的文件。2.计划的种类按照计划内容分，有工作计划、生产计划、教学计划、营销计划等。按照计划性质分，有综合性计划、专题性计划等。按照计划功能分，有战术性计划、战略性计划。按照计划范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划等。按照计划时间分，有远景规划、五年计划以及年度、季度、月份计划等。（三）计划的写作格式计划可分为文章式与图表式两种。政府机关常用文章式计划，公司企业则以图表式计划居多。这里重点介绍文章式计划的撰写方法。文章式计划的常规结构由标题、正文、落款等部分组成。其中，落款的内容，也可以采用题注的形式，即在标题之下加括号注明制发机关和成文日期。1.标题写法一般由机关名称、适用时间、事由、文种4个部分组成，也可省略机关名称。计划的时间针对性明显，所以标题部分必须包含时间要素。如果成文的计划尚处于草创或修改阶段，应在标题末尾或标题之下用括号注明“征求意见稿”、“讨论稿”或“草案”，以表明计划内容的成熟程度。标题举例：·××县人民政府2012年春季植树造林计划·能源节约与资源综合利用“十五”规划·中药现代化发展纲要（2002年~2010年）·××大学2011届本科毕业生专业实习计划2.正文构成计划的正文需要具备的基本要素，可用“5个W，1个H”表示，也就是6个英文单词的首字母（Why—为什么；What—干什么；When—何时干；Where—何地干；Who—谁来干；How—如何干）。通常将正文划分为前言、主体和结尾三个部分。（1）前言。主要交代制定计划的指导思想、背景、目的与依据、现状、总目标以及实施此项计划对今后的重大影响等。前言的作用在于使执行计划的单位或人员从思想上重视此项工作。其写法也有灵活之处。除行文目的、依据外，其余内容可视具体情况取舍，或在主体部分说明。前言要写得简明扼要，精炼概括。（2）主体。是计划的核心内容，要着重写明具体任务、步骤安排、措施要求。人们习惯地将其称为“计划三要素”，它们是在前言基础上的延展和具体化。“具体任务”，即计划所规定的工作内容或完成指标，就是“做什么”。根据前言所确立的总目标，以及有关政策规定和上级要求，规定具体任务，并提出具体完成指标。任务要切实，指标要明确，切忌笼统空泛，让人无所适从。“步骤安排”，主要是指时间顺序，规定先做什么，后做什么，分几步做，何时完成等。通常要把任务分为几个阶段，要明确每项工作由谁主管、什么部门负责、哪些单位配合等，以便按步骤逐项实施。步骤安排必须非常明确，以便检查落实或根据需要及时调整，确保如期完成任务。“措施要求”，指采取什么方法实现计划目标，即“怎么做”。这是完成任务的保障。要写明有哪些有利条件、依靠什么力量、采取哪些方式方法。措施的制订应当切实可行，提出的方式方法要具体合理，对完成任务的数量、质量、进度等都要有明确的规定。完成任务所需要的人力物力条件、组织领导保障，以及检查奖惩措施等，都要安排妥当，说明清楚。计划的“三要素”通常按照并列的逻辑结构，采用分条列项方式展开说明，可以使用顺序号和小标题表示并标明层次。需要说明的是，“步骤安排”部分的表述方法，比较灵活。它既可以单独列项说明，也可以在讲到“具体任务”时，顺便说明完成的时间限制。但无论怎样表达，这些内容是必须具备的构成部分。（3）结尾。通常说明计划的执行要求，如检查落实的办法、注意事项等；也可以展望实现计划后的美好前景，以激励人们努力实现计划规定的目标和任务等。结尾要讲究针对性，即必须依据计划内容提出执行要求，不要空喊口号，或写些套话，给人以画蛇添足之感。3.落款部分标明制定计划的单位名称和具体时间，也可以采用题注方式，即将制定计划的单位名称和日期，在标题之下的括号内注明，有了题注，就不需要落款部分。（四）例文说明计划正文的主体部分，是对“三要素”的具体阐述。然而，由于计划各类的多样性，不同性质、不同用途、不同规模的计划，其“三要素”的表达方法，却有不同的方式可以借鉴。1.分列式写法即在前言之后，将计划所包含的工作事项逐项开列，针对每项工作，分别阐述任务、措施和步骤。相当于大计划包含小计划。这种表述方式，适合于综合性计划。2.展开式写法即围绕主题，将计划的具体任务、措施要求、步骤安排分别展开说明，各成一个方面。这样的表述方式简洁明了，是最常见、最典型的“三要素”表述方式，适合于内容比较单纯的专题性计划。3.阶段式写法即将一项工作分为几个阶段，将各阶段要完成的具体任务指标及其措施要求分开来写。这种表述方式，适合于阶段性比较明显的工作。例如，学院的工作是分学年和学期来组织的，每个学期的期初、期中和期末工作，各有不同特点。制订教学工作计划和学院的管理工作计划，就比较适合采用阶段式的表述方式。又如，一项科研课题的研究和管理，往往具有较为明显的阶段性特点，按照阶段来制订科研计划有利于进行科研管理。4.图表式即采用图形和表格的形式，将工作任务及具体指标、完成时间、措施要求、承办单位、检查方法等内容，用图表的方式显示出来。这样的计划，比较直观形象、醒目简练。图表式的计划既可以单独使用，也可以作为其他形式的附件使用。（五）拟写计划的注意事项1.紧密联系实际，吃透两头制定计划是为了指导实践，因经，必须从国情、省情、县情、乡情、行情等实际出发，把上级指示精神与本单位实际结合起来。所谓“吃透两头”，一方面要准确理解上级意图，把握好政策界线和工作方向，知道该做什么，能做什么，不能做什么，这是制定计划的前提；另一方面要摸清本部门的现状，科学地分析内部、外部的有关条件，这是制定计划的基础。离开“吃透两头”，不可能制订出切实可行的计划。2.加强政策学习，树立全局意识参与制定计划的人，要有很强的政策观念。必须深刻理解社会主义市场经济体制对各行各业的要求和中国加入WTO后各方面工作作出的相应调整，用新的头脑、新的眼光、新的观念指导制定计划的工作。制定计划要有远见卓识，做到小局服从大局，局部服从整体，下级服从上级，眼前利益服从长远利益。3.突出计划的可操作性首先，从计划的内容来说，要确保计划的总目标明确合法、方向正确；计划规定的任务数量和质量要求合理；任务指标要相对稳定，可以衡量，能够考核和控制；任务指标要符合实际，经过努力可以实现。其次，计划的文字表达应简要明了、条理清晰、要素完整。再次，在制定计划的程序方面，要坚持上下结合，发挥两方面的积极性。最后，还要善于听取专家学者的意见。4.突出中心和重点工作，兼顾一般制定计划要始终围绕本单位的中心和重点工作，分清轻重缓急，妥善安排，不要“眉毛胡子一把抓”。中心和重点，就是主要矛盾。解决了主要矛盾之后，也要适当兼顾其他方面的工作。还要特别注意抓特点，有特点才会有新意，就可以避免模式化。5.要量力而行，留有余地确定任务和目标要考虑到高低、难易适度，既要积极又要稳妥。应当以“跳一跳，摸得着”为好。如果目标过低，无需努力即可达到，计划就毫无激励作用。而把目标定得难以实现，就可能挫伤人们的积极性，使计划无法执行。当然，计划毕竟是预见性的东西，实践中发现确有不妥之处，也应及时调整。6.超群众路线，确保计划的完善可行一切计划最终是依靠人民群众的智慧和行动去完成的。因此，制定计划，不能仅靠几个“秀才”摇笔杆，也不能“闭门造车”，而是要深入调研，集思广益，坚持自下而上和自上而下相结合的方法，使计划更加完善可行。建立在实事求是的基础上，具有科学预见的计划，才是完善的计划，才能指导工作有条不紊地按预定方向前进。二、总结（一）总结的含义与本质特征1.总结的含义总结（又称总结报告）是对本单位以往某项工作或某一阶段工作完成情况的回顾和评价，旨在找出经验教训，得出符合事物发展规律的认识，用以作为今后工作的指南。总结既要反思过去，又要着眼未来。总结主要用于机关单位的内部，多数情况下由领导人在总结工作的会议上宣讲，也可以根据领导机关的要求上报。2.总结的本质特征总结本身是符合人类的认识规划的。人类认识世界的目的，是为了改造世界。在原有认识的基础上，人们制定计划，进行实践。经过一段时间的实践，必须认真反思一下，看看过去做得怎么样。哪些方面做对了？为什么对？为什么错？要经过分析和思考，讲出一定的道理来，使大家统一认识，以利于今后的工作。可见，总结本身就是人类认识活动不断发展链条上的一个十分重要的环节。总结的实质是人们对于客观世界和人类实践活动规律性的再认识过程。起草工作总结是秘书总门每年必做的一项工作。在现行机关，能够写好一篇工作总结也是对专业技术人员能力的一种必然要求。毛泽东曾经指出：“在生产斗争和科学实验范围内，人类总是不断发展的，自然界也是不断发展的，永远不会停止在一个水平上。因此，人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”这是对总结的目的和意义的深刻揭示。人类的每一步发展，科学技术的每一个创新，都离不开总结实践经验。没有总结，先进的思想、文化、技术、经验就得不到推广和传播，人类社会就不能向前发展。古语云“前车之鉴，后人之蚰”。此处的“鉴”，指的就是总结经验教训。无语是一个机关单位，或是个人，不能只顾“低头拉车”，还要“抬头看路”，更要“回头看辙”。只有注意科学地总结和积极经验，摸索规律，吸取教训，善于理性思考，才能不断进步，创造新的成绩。（二）总结的特点1.客观性总结是主观对客观事物认识的结果，总结的对象是客观实践，总结的材料源于客观实践，总结的观点和结论是从客观实践中归纳和提炼的。离开了客观实践，总结就成了无源之水，无本之木。因此，总结工作，必须做到主客观相符合，尊重客观事实，反对弄虚作假。2.过程性每一项工作总是在一定的时空环境下进行的。总结工作时，必须对工作过程进行系统的回顾，包括工作内容是在什么背景下安排的，完成任务的过程有哪些有利条件，