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湖北经晨集团诚信高效务实行政管理制度第一章印章管理1、印章分类及保管（1）、印章包括行政公章、业务公章（财务专用章、合同专用章、工程专用章）、法人代表章。（2）、印章须由专人专柜保管，公章、财务专用章、法人代表章不得由同一人保管。印章分类单位印章名称保管人行政公章集团公司公章行政部经理物业公司公章物业公司行政部经理业务专用章集团公司财务专用章财务部主管工程专用章行政部经理合同专用章物业公司财务专用章物业公司财务室经理法人代表章集团公司法人代表章财务部经理物业公司法人代表章湖北经晨集团诚信高效务实（3）、公章、业务专用章、法人代表章只允许刻制一套。2、印章使用（1）、各部门使用公章，须报至公司监管行政副总批准；如高管直接使用印章，须报至总裁批准。（2）、分管行政副总为印章使用审批的第一责任人，使用印章须做好登记（使用人、时间、事宜、次数）。（3）、因工作需要，如各部门带印章外出使用，需报至分管行政副总审批，并由印章保管人携带，至少两人同时在场时使用。（4）、严禁在空白公文纸上加盖印章，严禁为公司外部人员出具加盖印章的证明及介绍信。（5）、印章销毁要严格按照工商、公安部门规定办理，若无明确规定，则在适当地点烧毁或切角作废。（6）、对于违反上述制度的行为，将视情况轻重对责任人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系。给公司造成严重损失的，将追究其法律责任。第二章档案管理1、基本规定集团公司各档案资料须统一放置行政部档案室内并由专人负责保管，其他人员不得随意进入档案室。2、档案的收集与存放（1）、档案的收存范围包括：公司设立、变更以及终止、清算文件；湖北经晨集团诚信高效务实各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理过程行政的具有利用、查考、凭证价值的年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料。（2）、归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、盖章，并注明日期及原件存放处。（3）、人事、会计档案参照国家相关规定执行。（4）、常用的资料在行政部处存放一份复印件，以备借用复印，使用时需加盖公司行政章。3、档案的借阅与利用档案分为普通档案和涉密档案两类，涉密档案范围指本制度《保密管理规定》中列明的涉密文件，除涉密档案外的其他档案为普通档案。对于普通档案的查阅、复印只需办理人登记即可；普通档案的借出，须分管行政副总审批。涉密档案的查阅，复印须分管行政副总审批，涉密档案的借出须总经理审批。（档案借出应在5个工作日内归还）4、档案销毁档案的销毁需提交鉴定报告并编制销毁清册，报分管行政副总、总经理批准。档案销毁需采用焚烧、粉碎或浆化的方式由两人以上共同执行。销毁电子档案，应将存储载体格式化或粉碎处理。5、档案信息化管理（1）、档案信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存湖北经晨集团诚信高效务实的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，实行信息化管理。（2）、档案室负责档案信息化系统的日常支持和维护，确保数字化档案资料方便、快捷查询与利用。6、奖惩对下列行为，公司将视情节轻重对责任人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系：（1）、档案管理混乱，造成文件材料损毁、丢失；（2）、对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿；（3）、未经许可擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案；（4）、其他严重违反档案管理制度的行为。第三章电话管理规定电话是集团公司对内、对外的重要联络方式，为保证电话联络的畅通，各项工作正常开展，对公司企业文化起到良好的宣传作用，特制定本制度。1、适用范围适用于本公司所有固定电话，所有公司员工移动电话管理。2、固定电话管理规定（1）、办公电话主要用于工作联系，提倡使用文明，简洁、规范的语言，以减少通话时间，办公电话不得为私人事项所使用。（2）、公司内线电话用于各部门之间的工作联系，任何人不得用内线电话聊天，谈笑，不得用公司电话拨打国际长途和声讯电话，若有违湖北经晨集团诚信高效务实反，一经核实将予以50元及以上的经济处罚，累计超过三次者全集团通报并予以200元及以上的经济处罚。（4）、任何员工如非特殊情况不得使用总机拨打电话。3、移动电话管理规定（1）、公司所有员工手机应使用移动号码，同时必须加入集团网，并开通集团彩铃，新进员工若非移动号码需于一周内提供一个移动号码加入集团网，并以此号码作为工作联系号码。若在一周内未提供者，试用期顺延一个月。（2）、任何员工不得私自退出集团网或取消集团彩铃，若有违反，一经发现将予以200元及以上的经济处罚。（3）、集团部门负责人及重要岗位（如水电工师、保安主管）需保证手机24小时开机，以便处理突发事宜。如一月内发现三次关机、电话长时间无故无人接听、占线或未及时回拨电话等情况，将集团内部通报并予以当事人日工资的经济处罚。（4）、公司其他员工，需保证每天7：00--22：00手机开机状态。如一月内发现三次关机、电话长时间无故无人接听、占线或未及时回拨电话等情况，将集团内部通报并予以当事人日工资的经济处罚。（5）、上班时间不得长时间用手机拨接私人电话，如遇电话尽量长话短说，不要长时间占线，以便一些因公事务的及时联络。4、内部通讯录的更新管理（1）、凡手机号码更改者，需于当日告知部门主管和人事行政部，人事行政部以部门为划分，定期更新公司通讯录，并发放给相关部门负湖北经晨集团诚信高效务实责人。（2）、公司员工有义务保管好公司内部通讯录，不得向外泄露集团公司重要领导联系号码。5、接听电话（1）、公司前台人员接听电话的统一用语“您好！经晨集团…..”。（2）、公司员工在接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句。（3）、公司销售人员在接听电话时，应由专人接听，新进员工对企业情况知之不多，不得抢接电话，避免一问三不知，给客户留下不良印象。（4）、接听电话应在电话响三声内接听，不得无故长时间不接听电话。（5）、接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西，喝水，嚼口香糖等，且音量要适中。第四章办公用品及设备管理1、办公文具（1）、办公文具指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品，例如笔、文件夹、胶水等。（2）、办公文具按需购买，适量库存，按月发放；各部门根据需要在当月末申领下月的办公文具，各部门统计采购数量报行政部汇总，并由行政部采购专员购买，管理员每月统一发放，如需临时购买，需由各部门经理报至分管行政副总审批。（3）、办公文具采购和保管由行政部两人分别负责；库房每半年盘点湖北经晨集团诚信高效务实一次。（4）、设立台账及出入库记录存档。2、固定资产（1）、单价2000以上、使用年限两年以上的设备，如电脑、打印机、数码设备、空调等。（2）、每半年进行一次固定资产盘点登记，对电脑等资产责任到人员，如有人为损坏、遗失等情况，对领用人进行相应的处罚。对于自然耗损的资产进行折价变卖或是报废处理。第五章会议管理制度1、基本规定本制度针对全体会议、专题工作会议、周/月工作例会、部门工作会议等。2、会议组织（1）、会议召集方应事先拟定通知，提前通知与会人员。（2）、会议应由专人做会议纪要，经主管领导签发后及时下发与会人员。会后应由专人对议定事项进行督办。3、会议管理会议开始前所有人应将手机调为震动或是关机状态，如在会议中有电话铃声影响会议正常进行，将对责任人处以100元以上经济处罚。（1）、公司全体会议由总经理主持，全体人员参加，原则上每两个月召开一次（特殊情况由公司决定），总结工作，布置任务。（2）、专题会议主要任务是解决工程、销售、招商、财务、经营等相湖北经晨集团诚信高效务实关业务问题，由总经理或副总经理召集，相关部门人员参加，会议根据工作需要不定期召开。（3）、月例会参加人员为部门负责人以上管理人员，会议主要内容是总结各部门上月工作，制定下月工作计划，协调解决各部门日常工作中遇到的问题，会议每月末召开，总经理确定后由公司办公室负责通知。（4）、部门会议由各部门负责人召集，主要任务是研究总结本部门相关工作问题，并做好会议记录上报集团公司。部门会议分周/月工作例会或专题会议，每周/月工作例会主要内容是本部门一周/月工作内容汇总、协调、答疑，并制定下周/月工作计划，协调解决部门员工日常工作中遇到的问题，会议于每周五下午四点半至六点和每月末召开（公司行政部派人参加并负责检查会议纪要）；专题会议，根据专题或项目需要随时召开，并做好会议纪要于次周二和次月二日（如遇周日，则顺延一天）上班前交至公司人事行政部。（5）、会议遵循民主、公平、公开原则，对于需表决事项，由全体与会人员通过举手或投票过半数以上决定，总裁有最终决定权。沟通探讨问题应遵循务实、实事求是的原则，提出观点应阐明理由，对于因错误的数据、偏颇的意见而导致会议决策的失误，相关管理者应承担相应责任。对会议内容有异议的，请当场提出，如对会议通过的决议有异议，请首先无条件执行该决议，并可直接向办公室和总裁直接反应您的意见，在总裁未推翻原决议之前，原决议继续有效，个人需无条件服从并坚决贯彻和执行。湖北经晨集团诚信高效务实（6）、召开各类会议（周/月例会除外），召集人至少提前半天通知与会人员，告知会议主题及相关议题，与会人员在会议前必须准备好书面提案报告等相关会议材料，做到开会时有充分的准备，提高会议质量和效率。（7）、专题工作会议、周/月例会须由相关人员整理会议纪要，会议结束次日下发会议纪要。其他会议根据需要整理纪要。所有会议记录和会议纪要作为公司文件，都要存档保存。（8）、各项会议（除董事会会议外）相关内容及会议形成的计划、方案、决议，均需要做好会议记录或会议纪要，并在会议结束后的第二天下班前交至公司人事行政部，根据会议内容、要求及范围，会议形成的计划、方案、决议，由公司人事行政部以正式文件下发至各部门并监督和配合执行。（9）、根据工作需要，相关人员可出席、列席相关工作会议，发表意见。（10）、参会人员如遇出差和其他特殊情况，不能参加会议或需晚到参加会议的，需向办公室说明情况，否则不得无故迟到或不参加会议。参会迟到者，迟到多久，所有参会人员立即停止会议，陪其站立多久，陪站完毕后，再继续会议。若有无故不参会者，则该部门所有成员均按旷工一天处罚。本制度未顾及到的奖惩办法，按公司奖惩制度执行。第六章着装管理为了树立和维护公司良好的社会形象，进一步规范公司员工的着装，湖北经晨集团诚信高效务实特制订本规定。1、员工工作服装在公司工作的员工，公司将给每个员工配备季节工作装二套（冬季工作装另行再配备）；试用期内的员工，原则上第一个月不配发工作服，第二个月初由公司统一配备工作服。试用期内工装费用由员工个人全额承担,试用期满公司退还一半工装费给员工,为公司服务满一年者退还剩余工装费。因试用不合格被辞退的员工（只限保安和保洁），公司收回工装，工装费退还给员工。2、上装（1）、员工的上装分为夏季工装、春秋季工装、冬季工装。（2）、员工的夏季上装为白色短袖，员工穿着夏装，必须从领下第二颗扣子开始，将衣服扣子扣起，并将衣服束在裤子里，领子不得竖起。（3）、员工的春秋季上装为西服外套和白色长袖衬衣，员工穿着衬衣，必须从领下第二颗扣子开始，将衣服扣子扣起，并将衣服束在裤子里，领子不得竖起，袖口扣子要扣好并不得卷起。男员工穿西装和衬衣时必须配带公司统一配发的领带。（4）、员工的冬季上装待定。（1）、员工的下装分为夏季下装、秋季下装、冬季下装。（2）、员工夏季下装为深蓝色长裤和裙子。（3）、员工冬季下装待定。4、鞋子（1）、公司不为员工配备统一的鞋子，但员工在着装时需要选择与工湖北经晨集团诚信高效务实作装颜色及款式相近或相配的鞋子。（2）、在公司工作时，严禁穿拖鞋。（3）、员工穿有带鞋子时候，必须将鞋带系紧，不得将鞋带拖迤在地下。5、换装（1）、除了置业顾问、保安、食堂人员按照该职业要求着装外，公司员工在公司内必须按照公司的规定着装。（2）、员工必须在上班前换好工作装。6、清洗员工必须保持工作服的整洁干净，如有油迹、污迹、灰尘，必须