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1一、综合部职责范围(一)综合部的作用综合部是公司日常事务管理机构,也是公司总经办与后勤服务中心的联合机构。在总经理的领导下开展工作，根据总经理的指令，负责组织编制企业管理规划；统筹公司行政管理工作；协调公司各部门的相互关系；督促、检查总经理的各项指示和公司会议决定的落实情况；保障公司的后勤供给与维护日常的办公软硬环境；做好公关接待与来访工作；传递和整理公司经营管理的各种信息资料，为总经理制定经营管理决策提供依据。暂设部长（或副部长）一名，职员包括采购员、打印员、管理员、厨师、司机，财务人员等。（二）综合部的工作内容与工作职责1、后勤保障的工作：（1）吃，住，行的后勤保障（包括水、电、气，房租、车位租赁等管理）；（2）办公环境的运行保障；（3）所需生活物资与生产物资的购买、入出库统计；（4）成都与拉萨双向物品的寄送，分配，管理，存放；（5）随时保证接待室及公共空间的清洁度与形象，及接待期间的全方位维护；（6）消防安全的检查，防盗设施的维护，防盗工作的落实；2、管理方面的工作（1）管人的工作：人员招聘信息与合同资料管理；考勤与考核绩效管理；奖励与惩罚统计与管理；进出藏统计与管理；入职离职手续与程序管理；挂靠合作人员的及资料的管理。（2）管物品及资讯的工作：公司档案工作的建立；后勤方面的物资与物品管理；电器设备的管理；家具家电的管理；合同印章的管理；固定资产的管理；公司会议记录及有关证书的管理；（3）管制度与文件的工作：各种与公司相关的政策，法规与文件；各种制度的存档与监督执行；各种制度的拟定与发布；各种制度在执行过程中的意见收集整理与信息反馈；对各种制度起草初稿并及时递交总经理审核；保密文件的管理。3、财税统计的工作：（1）对内财务方面的工作：员工各种奖金福利数量的计算，员工各种奖励与惩罚的数量的统计；员工进出藏时间及补贴的统计与管理；对西藏兼职财会人员进行工作的管理与沟通；对公司内部员工报帐及时进行初步审核；对各种物资进行相应的财务管理；及时到银行打印银行流水和对帐单；对月2度收支汇总表进行简要复核；对公司现金支取、与财务人员定时平帐，对所有报销费用进行记录等。（2）对外税务方面的工作：提醒税务报表的时间节点；与税务方面的工作人员进行事务性的沟通；（3）公司的日常开支的初步审核；公司管理费用的分析与计划；公司备用金及工资（包括民工工资）的取现；工资的发放与审核校对；员工入出藏补贴的计算与初审；员工各种奖金福利的发放。（4）统计方面的工作，包括员工各种信息及数据方面的统计；财务帐目方面的统计；项目成本方面的统计；员工绩效核算等内容。4、接待档案的工作：（1）对内接待工作：合理计划与安排公司年度或月度内部的聚餐或者其它形式的公司聚会；包括节假日的公司聚会；团体性的生日聚会；年度性的外出旅游安排；年度性的公司答谢团拜安排计划等内容；（2）对外接待工作：包括在公司内部的接待工作和在外面餐厅酒店的接待工作；各种不同的领导及甲方代表要有相对应的接待准备，尤其是公司内部平时要购置好酒水烟草和茶叶以及相应的水果，对接待的参与人员，菜品选择，细节准备，微观时间设置都需要从专业的意识与角度加以准备与实施；（3）档案方面的工作：人员档案的建立与管理，设计项目档案的建立与管理，公司制度档案的建立与管理，公司商务合同档案建立与管理等。5、文秘档案的工作：（1）信息传送：收发传真；发布公司信息与简报，成都与拉萨之间的信息互传共享；（2）拟定文稿：拟定公司的相关决定与决议；直草拟定相关的单项与多项综合管理制度；打印总经理审定的文稿；对外单位或甲方的信涵拟定等内容；（3）提交月度综合信息表给总经理，每月初把上月的考勤表；考核表及分析总结；收支汇总表；入出藏信息统计表，西藏公司的工作月度总结表；财税相关报表；工资表；部门工作计划与总结表（月度），部门负责人的月度工作计划表；（4）对公司每次会议进行记录，重大事件发布信息，同时跟踪会议决议的执行。（三）综合部的基本要求（1）执行力：办公室是一个反映迅速、高速运转的枢纽系统，办公室办事效率的快慢，优劣，对整个公司的工作运转结果有着重大影响。根据总经理的指示，尽最快的速度办理好相关事情并把办理的结果反馈给总经理。办公室遇到的突发性事件也是很多的。很多时候，一件任务未完成，另一件工作又布置下来了。因此，领导交办的工作必须雷厉风行地完成，只能提前，不能延后。（2）系统有序：综合部事务繁杂，种类千差万别，但任何一点事情都非常重要，必须有系统有条理的分类管理，实物与电子楼案相结合的方式管理。（3）注重细节：比如，接待中茶酒水、资料、时间、礼品、陪同人员等的细节，接待室清洁卫生3随时清理干净的细节，物资出入库记录与领取管理的细节等，每个细节就是对工作认真严谨的考核与要求。该办的事，一件不能忘；文件，要仔细处理，不能丢失。借文签字，归还盖章。重要的文件资料，必须作收文处理，单位印章更要严格管理，严格执行使用登记制度；（4）严谨高效：一字之差就可能离题千里，严谨的数字，严谨的文字，严谨的态度，严谨的过程与方法都是保证工作完成的关键。即使短时间离开办公室，重要的文件资料也必须妥善存放，切忌丢失；打印材料，要认真校对，不能疏忽大意。要知道，有时，就是一个小小的粗心或大意，就会给公司带来无法弥补的损失和难以挽救的影响。（5）追踪落实：由公司会议通过的决议或决定，都需要综合部的跟踪提醒，并及时把最后的结果反馈给总经理。（6）预见性：预见性即是指从现实事物的发展规律中把握其未来发展的趋势对现实中复杂的问题作出科学的预测,能够取得工作的主动权,对新情况、新问题、新事物作出较为符合实际的判断,能够提高领导水平和决策指挥能力。（四）综合部的奖励与惩罚综合部的奖励惩罚措施与其它各部门的工作评价一样，综合部部长每月初填写《综合部部长考核表》，根据其得分决定其绩效的多少，主要参考指标：工作内容；工作态度；工作质量；部门管理；沟通协作能力；出勤率等内容。具体见《综合部部长考核表》附表。另附:1、综合部考核标准（见10页）2、综合部月度管理的时间节点表（见13页）3、综合部工作分类架构（见14页）4、综合部管理的各种表格（附后：办公室、人员信息、财务、后勤表格）4二、综合部部长任职要求与考核标准（一）工作任务（参考综合部职责范围）（二）权限与责任：1、权限：对内外联络和协调的执行权；对公司各类重要文件、领导重讲话及公司其它重要资料有保密权；对公司各项计划、办公会决议具有督办权；对部门员工进行奖励和处分的提案权；对相关工作流程制定或优化的建设权和提案权；2、责任：对起草的内外部文件的合理性、可操作性和科学性负责；对内外联络和协调工作的有效性负责；对总经办文件管理的及时性、准确性、有效性和经济性负责；对公司各类重要文件、领导重讲话及公司其它重要资料保密性负责；对经营计划、办公会决策执行情况等信息收集的准确性和及时性负责；（三）岗位技能要求：1、专业知识：熟练掌握公文管理、档案管理知识，熟悉企业行政管理相关工作流程；掌握公关知识、社交礼仪知识，能够大方得体地接待来宾；对设计公司及设计项目各环节有较为深刻的认识；懂得合理的时间管理，有企业管理相关教育背景或进行过管理技能培训。2、能力与技能：熟练使用办公软件及办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；良好的口头表达及写作能力，熟练掌握各类行政公文的写作；良好的组织、沟通与协调能力；较好的反应能力和观察能力，能够对突发事件做出正确处理，避免事件影响扩大；具有较强的领导能力，营造一个和谐的部门工作环境。3、品质与素质对公司忠诚，具有良好的保密意识；有耐心，工作细致认真、谨慎、条理性强；责任心强，工作积极主动，有团队合作精神；较好的亲和力。4、经验三年以上类似岗位工作经验；有设计行业行政管理相关工作经验优先。5综合部部长职位说明职位名称综合部部长（副部长）所属部门综合部直接上级总经理直接下级财务，秘书、采购员、驾驶员任职资格1．学历、专业知识：大学专科以上，具有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文，工商管理等相关专业知识2．工作经验：三年以上企业行政工作经验职责一职责表述：制定行政管理制度工作任务1．组织编制各项行政管理规章制度，经总经理批准后贯彻执行2．负责监督各项行政管理制度的执行情况考核重点：制度的完善及有效执行程度职责二职责表述：管理固定资产工作任务1．妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划安排人员购买和维护2．组织对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点3．协调各部门行政性车辆的使用及车辆保养、维修、审验考核重点：固定资产的完好程度职责三职责表述：控制行政费用工作任务1．负责编制企业年度行政费用预算并监督实施2．严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围3．控制企业的交通费用、招待费用支出考核重点：行政费用的控制程度职责四职责表述：后勤管理工作任务1．根据企业经营发展需要，组织管理企业的后勤保障工作2．负责管理员工宿舍、食堂、通信、医疗卫生、水、电、气等考核重点：员工满意度职责五职责表述：内外部沟通协调工作任务1．协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系2．协助总经理与企业各职能部门、分公司进行联络和沟通3．协助财税方面的报销，提交，审核的相关工作4．协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系5．妥善安排外来人员的来访接待工作考核重点：企业内外部沟通渠道的畅通程度职责六职责表述：文书档案管理工作任务1．负责草拟、审核企业重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等2．及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件3．企业印章、法人章的监督管理和办公室印章管理考核重点：各类公文的规范程度职责七职责表述：部门内部管理及绩效考核工作任务1．负责本部门员工的配备、选拔、培养工作，协调本部门各项工作，组织本部门员工的培训、考核工作2．在人力资源部未独立前承担绩效考核工作。考核重点：部门各项工作的进展情况，绩效考核计划、落实及跟进。6综合部年度关键绩效考核指标序号评价指标考核周期指标定义/公式实际得分1行政工作计划完成率季/年度×100%2后勤工作计划完成率季/年度×100%3行政费用预算控制率季/年度×100%4行政办公设备完好率季/年度×100%5后勤服务满意度季/年度企业员工对后勤服务的满意度评价的算术平均值6车辆调度合理性季/年度相因车辆调度不合理而对行政部投诉的次数7消防安全事故发生次数季/年度考核期内消防、安全事故发生的次数8文书档案归档率季/年度×100%9文档规范差错率月/季/年按照国家文字校对要求控制文档出错率10人力资源工作计划按时完成率月/季/年×100%11招聘计划完成率月/季/年×100%12培训计划完成率月/季/年×100%13绩效考核按时完成率月/季/年×100%14绩效考核申诉处理及时率月/季/年×100%15工资与奖金计算差错次数月/季/年对工资、奖金核算及发放人为出错次数为016核心员工流失率月/季/年×100%权重实际得分确认签字被考核人考核人行政工作计划完成量行政工作实际完成量后勤工作计划完成量后勤工作实际完成量行政费用预算额行政费用开支数额设备总台数完好设备台数文档总数归档的文档数计划工作量按时完成的工作量计划需求人数实际招聘到岗的人数）计划培训的项目（次数次数）实际完成的培训项目（绩效考核计划工作总量作量按时完成的绩效考核工绩效考核申诉总数诉及时处理的绩效考核申公司核心员工总数员工数一定周期内流失的核心7综合部部长季度考核表姓名：部门：日期：年月日编号关键指标考核目标考核标准权重分实际得分评定等级1工作内容参考职责范围承上启下，兼顾内外，协调左右；30总分：2工作质量对工作内容有良好的计划性与预见性，工作无需指示，自觉性强对出现的问题及时整改的进度与态度；对成本的控制与改进措施方法具有良好的效益；周工作计划与周工作总结，季度年度工作计划与总结的准时提交；30备注：3工作态度从事工作的主动性与积极性；主动从事职责范围内的工作;日常无需指示，新任务无需督促；任劳任怨，勇于承担责任;能自