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行业经典资料仅供参考Page1of52采购管理手册（上）前言采购部是超市最重要的部门之一。它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。根据店铺运营的投资和公司的阶段性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完成公司的经营指标，包括：各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理，最主要的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。希望这本《采购规范手册》能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。行业经典资料仅供参考Page2of52目录第一章：前言第二章：采购部组织架构第一节：《商品部组织架构图》GH-PU-OP-001第二节：《采购部工作职责》GH-PU-OP-002第三节：《采购部工作人员基本素质要求》GH-PU-OP-003第三章：采购部业务管理规范第一节：《采购部考核标准》GH-PU-WI-001第二节：《商品功能定位管理规范》GH-PU-WI-002第三节：《主力商品管理规范》GH-PU-WI-003第四节：《供应商管理规范》GH-PU-WI-004第五节：《合同管理规范》GH-PU-WI-005第六节：《商品的引进与汰换管理规范》GH-PU-WI-006第七节：《商品定价与变价管理规范》GH-PU-WI-007第八节：《商品促销管理规范》GH-PU-WI-008第九节：《促销区商品陈列规范》GH-PU-WI-009第十节：《商品陈列管理规范》GH-PU-WI-010第十一节：《库存管理规范》GH-PU-WI-011第四章：营采合作第一节：《营采合作管理规范》GH-PU-WI-012行业经典资料仅供参考Page3of52文件名称文件编号GH—PU—OP—001生效日期2006年5月1日商品部组织架构图版次第1版页次共3页1．0目的为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。2．0适用范围本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。3．0相关文件3．1《连锁超市组织架构图》3．2《连锁超市职责说明书》4．0名词解释（无）5．0职责5．1建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。6．0作业程序6．1连锁超市组织架构图6．业务副总经理商品部采购部企划部质量控制部食品采购百货采购洗化采购企划组促销组价格控制质量控制文件控制生鲜采购副食采购行业经典资料仅供参考Page4of522商品部职位架构图连锁组织架构分解图（商品部）人数合计：17人采购经理1企划经理1质量控制经理1商品（采购）总监1业务副总经理采购主管5采购助理2美工1促销主管1质检员1核价员1合同员1总监助理1行业经典资料仅供参考Page5of52文件名称文件编号GH—PU—OP—002生效日期2006年5月1日采购部工作职责版次第1版页次共2页3．0目的为明确规定公司商品部和采购部工作职责。4．0适用范围本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。5．0相关文件（无）4．0名词解释（无）5．0职责5．1采购总监工作职责5．1．1监管所有的采购决定；5．1．2负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责5．1．3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标5．1．4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实5．2采购部门经理工作职责5．2．1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算5．2．2指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标5．2．3发展与供应商的业务关系5．2．4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格5．2．5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实5．3促销部的工作职责5．3．1负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案5．3．2负责DM采购计划的组织和跟进5．3．3负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作5．3．4负责促销活动结束后的评估总结5．4采购主管的工作职责5．4．1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理5．4．2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实5．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整行业经典资料仅供参考Page6of525．4．4负责本部门商品的促销计划落实5．4．5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换5．4．5负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力5．4．5定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。5．5采购助理的工作职责5．5．1协助采购主管开展工作5．5．2负责订单发放和送货跟踪5．5．2负责采购主管的文书工作5．5．3供应商前期接待、合同和相关资料的整理核准制订修订次数010203北京德美动力北京德美动力修订日期行业经典资料仅供参考Page7of52文件名称文件编号GH—PU—OP—002生效日期2006年5月1日采购部工作职责版次第1版页次共2页6．0目的为明确规定公司商品部和采购部工作职责。7．0适用范围本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。8．0相关文件（无）4．0名词解释（无）5．0职责5．1采购总监工作职责5．1．1监管所有的采购决定；5．1．2负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责5．1．3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标5．1．4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实5．2采购部门经理工作职责5．2．1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算5．2．2指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标5．2．3发展与供应商的业务关系5．2．4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格5．2．5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实5．3促销部的工作职责5．3．1负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案5．3．2负责DM采购计划的组织和跟进5．3．3负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作5．3．4负责促销活动结束后的评估总结5．4采购主管的工作职责5．4．1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理5．4．2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实行业经典资料仅供参考Page8of525．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整5．4．4负责本部门商品的促销计划落实5．4．5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换5．4．5负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力5．4．5定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。5．5采购助理的工作职责5．5．1协助采购主管开展工作5．5．2负责订单发放和送货跟踪5．5．2负责采购主管的文书工作5．5．3供应商前期接待、合同和相关资料的整理核准制订修订次数010203北京德美动力北京德美动力修订日期行业经典资料仅供参考Page9of52文件名称文件编号GH—PU—WI—001生效日期2006年5月1日采购部考核指标版次第1版页次共5页1．0目的为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。2．0适用范围本管理手册适用于公司采购部门全体员工。3．0相关文件3．1《超市奖惩管理条例》4．0名词解释（无）5．0职责在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化；6．0作业程序6．1销售计划为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。根据五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：第一阶段为计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1700-1800平方米）日均销售15000元27000元平均米效30元15元客单价20元20元日来客数750人次1350人次周转次数14次/年10次/年周转天数26天36天平均库存40万元98.5万元行业经典资料仅供参考Page10of52第二阶段计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1700-1800平方米）日均销售20000元45000元平均米效40元25元客单价22元22元日来客数900人次2045人次周转次数16次12次周转天数22天30天平均库存45万元135万元6．1．1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。6．1．2不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。6．1．3根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标6．1．4制定促销商品的销售额指标6．1．5制订DM商品的销售额指标6．1．6每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。6．1．7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。6．1．8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。6．1．9采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。6．2销售占比和毛利计划为便于公司毛利的调整，根据超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：行业经典资料仅供参考Page11of52第一阶段第二阶段第三阶段销售占比毛利销售占比毛利销售占比毛利生鲜10%9%15%10%15%11%副食27%12.5%20%12.5%20%12.8%食品33%13%30%13.5%30%14%洗化16%10.5%16%11%16%12%百货14%25%14%25.6%14%28.6%综合100%13.8%100%14%100%15%6．2．1订各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等6．2．2制订各大类商品下小分类商品的占比6．2．3同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品6．2．4每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。6．2．5每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。6．2．6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。6．2．7采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。6．3库存周转为强化超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转。不同商品类别的库存周转天数：行业经典资料仅供参考Page12of52大分类商品类别库存天数大分类商品类别库存天数生鲜食品蔬菜1-3洗化百货洗涤用品15水果3-7卫生用品20鲜活水产1厨房用品30冰鲜水产15化妆用品20熟食1医药品30乳制品3针纺织品35日配冷冻10文体用品25肉类3婴儿用品42食品休闲食品17副食调味品20饮料10保健食品30糖果饼干15干货食品20烟酒22罐头食品156．3．1每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品库存金额和周转天数。6．3．2每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。6．3