茂名科技有限公司零售部财务管理规范条例

茂名**科技有限公司零售部财务管理规范条例文件号：为加强公司财务管理，经全体致想科技员工讨论，一致通过以下财务管理规范条例：（一）分工及责任（1）店长：1、店长不能做实物账(电脑上速达账)及现金账（商品销售收款单及电脑上速达账），但要监督并管理实物及现金、认真审核做账员所做的单（货品名称、型号、数量、金额与否与单上及实物一至），是否有收货人签名。2、每晚或每次交接现金要在场监督（如果店长不在也要第三方在场），并核实登记交接情况并督促上报，每天在QQ上发：日期：上日实盘现金：上日账上余额：当日收入：当日支出：当日实盘现金：当日账上余额：收款人：可当晚发，也可第二天早上发，但不能超过第三天才发。如果突击检查出弄虚作假，重罚。3、要督促做账员及时做单，自己也及时审核、核对；审核完要同做账员通知一下，特别是有错的，要其改正并跟进。不能累积二天的单未审核，忙不是理由。4、根据各部门情况，适当留些现金用于支付货款，但不能超过太多，以防被偷盗的损失。不能连续三天余额都超1.2万，如有特殊，请告诉财务。（2）、收款员：1、不能写‘商品销售收款单’金额，但收了款要在备注上签名（谁销售谁监督），表示已收款。平时不能核对‘商品销售收款单’金额，只能在交接时才能核对。因为平时核对是有目的的，如果核对就罚；所以一定要看清楚‘商品销售收款单’的金额才能收款。如果发现已收现金但销售员没记账的，一定要督促其填写。收款员无论是盘盈还是盘亏都要罚，盘盈除非找出原因的。2、同时也是销售员，但销售收款时，要其他销售员或店长代其写上‘商品销售收款单’金额并在备注上签名加代字；3、如果是收款员第一手接的顾客，因收款而让其他同事接手，无论是否换了其他商品，其提成归收款员及谈成生意员工一人一半；但一定要同帮助销售的员工交待清楚价格是多少，也应将顾客的要求向收款员，征求意见后出货。没有顾客的同事，不能因为是收款员的顾客而不帮忙销售，也不能因为有其他客人来而冷落了收款员的顾客，收款员收完款后做好防盗后要立即来接自己的顾客，不能找其他的，让帮你的同事去接新客，如发现违反重罚。（如果收款员接待顾客时店面需要收款，可暂时由其它销售员或技术员代收款，等收款员谈完生意后再复查现金和销售单，销售计提归谁按之前订出的销售成交计法标准执行。）4、收款员一定要认真收款、支付费用、货款，盘亏现金的要找出原因，没原因的就要全赔，收到假钱时也是即时全赔。5、支付货款时，一定要有当事人签名，如：谁收货，电脑上有没有单（即时现金采购收货的除外），没人收货，电脑单上也没，不能支付，谁支付谁负责；有人收货但电脑上没做单，向供应商表明暂停支付，等查出问题才能支付，立时查库存，找出问题，是不是漏入。如果不是漏入的上报财务，并查找原因。支付前最好就是查询一下收货人，是不是收到这些货；支付时要在‘商品销售收款单’写上负数金额，并在备注上注明供应商，然后再并在供应商送货单上签名及写上支付日期。做账员及店长应协助收款员查单支付。6、支付费用时，做的单一定要有当事人（用款人）签名，并要派工员（或仓管）签名证明才能支付。没有的不能支付。（3）、做账员：1、根据销售员的销售货品项目（品牌机摘要上写机身号唯一，）或维修项目，立即出销售开单给销售员，并在‘商品销售收款单’品名规格上补上速达单号并写上是否开票。当发生开发票（或刷卡）时，要在速达单摘要上说明开发票（或刷卡）。2、后补做销售开单的：根据手工销售流水账销售内容（或顾客签名的手写单）及‘商品销售收款单’金额做销售开单，做好后要在‘商品销售收款单’品名规格上补上速达单号并写上是否开票，放在当天做齐的凭证上面，作为以前每天上交财务的日报表。做账员要严格把关，所有的单（指供应商送货单）要有相应人签名及日期（收货，支付），并核对金额，如果因为手续不齐全，而入了单，连店长也审不出来，出事后，做账员、店长受连带责任。3、如‘商品销售收款单’是否有收款人签名。4、销售退货时要在新销售开单摘要写上原来销售开单（顾客）单号并要退货人及原销售员的签名并核对实物是不是公司的商品，并付上顾客方原来的销售收据单。5、代销采购及非现金采购时看：收货人是谁，签名是否对。6、现金采购及应付款单（包括代销结算）时看：收货人是谁，当天支付的收款人是谁，签名是否对。7、费用单：若是公司内部产生运费的，由收货方支付，出货方不能付运费用；有关提货业务员运费用报销，运费单要有派工人签名，并写上收货日期。费用单要付款人及用款人签名。8、及时打销售开单让顾客、收款人及销售员，店长签名。9、未销售的（或换货）商品返厂家返修时做调拔单：入仓选择：自己部门的返修仓。一定要做手工单注明：返修厂家联系地址、电话；运输方式、运输公司，返修商品名称、型号、数量、金额（均价）；经手人、证明人、日期等，将此手单及邮寄单配在调拨单后，上交财务。收回时：做手工单注明：谁收货，证明人，返修商品名称、型号、数量、金额（均价）、日期，再做调拔单。10、原则上不能累积有三天的单未做；有开发票，或刷卡的要在摘要上写明。11、每月按时在下个月3号前送齐上个月的单到财务部，并且每个星期三交上星期的单来。12、做完一天的单就告知店长让其审核，并主动问有没做错的；如果是多个做账员的，一定要做好相应的已做单记号，并同同部门的做单员说明那些已做哪些未做。13、如果遇到业务要求做什么单，完成后一定要通知业务部；收到货物，货物带有赠品的，而订单或送货单没写赠品，根据实物赠品都要入账。14、凡是商品出了店面的都要按出货日期做相应电脑凭证，即是手工挂账也不行，查出没做的重罚。除品牌机外，其他的：主机、内存、显卡、CPU、显视器、健盘、鼠标、鼠标垫、软件都要分开出入账。15、已出凭证的，后发现做错修改时要注明为什么要改。所有支付都要支付人签名及重复写当天支付日期。（二）、手工销售单及收款收据使用规则：1、手工销售单、返修单、‘商品销售收款单’及收款收据一定要在公司领用（在外面卖回的不能用，所以店长一定要根据自己部门的情况及时领够，不能等到用完才领；如果在外面卖回用（或其他的手工销售证明）都要重罚。），领用时要做备案，每本从什么号码开始，什么日期，哪个部门领用的。2、每本要按号码及日期顺序使用，不能倒开，例如0002是7月10日开的，0003开7月9日这就是倒开，倒开者重罚。3、每本开完后要将存根交回财务部，写错只能作废，不能撕，撕—重罚，少一张存根也要罚，要专人保管。应收款项目用四联销售单开，分别为存根、财务联、收款联、客户联。4、开发票时，只能当天的速达单当天开发票，不能倒开；如有特殊需要报批，因为之前的速达单，如果顾客要开发票的，在出速达单当天就要你开发票了；要用七天之前速达单内容开发票的，只能说你虚开发票了。如果知道同事用你的销售内容来开发票、或你有怀疑时，在查出之前，应主动向财务汇报，否则负连带的责任。(速达单上应加上：本单不含税金，开票时要另加上税金,并凭此单，七天内开发票有效。)5、谁接的业务要开发票的就由谁报宁春处开票，不能帮。（三）其他1、如要修改单据、现金交接表或店内的流水账不能全涂，只能划两横在错的，再在旁边写上正确的，并签上修改人姓名；原单有改动的,谁改动谁签名,原数上划双横线；绝不能撕毁重新做过，这样重罚。2、禁止员工（无论是店长或是其他同事）带现金出外采购结算（可以先调货过来，到时一齐结算），特殊情况需要报批。所有发生业务只能在店面其他同事见证下进行；尽量不要从公司带货出在外面收钱回，如果一定要这样要报批。（尽量不要销售员送货及到外收款，收多少款至少要两个员工知，有收款时要带手工单叫客人签名并写电话号码。）3、严禁截留货款不入账，当天收到就当天入，当天费用当天出，不能跨日期，也不能提前做。4、本条例还有很多未明确规定的，很需要各部门提出、完善。不能因为本条例没提出，而将责任推卸给制定本条例及有关管理层人员。零售部要进行自我完善，经执行后（或执行前）发现问题应及时向管理人员反映改进。