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1公文管理制度第一章总则第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化，树立公司内外制发公文统一形象，并结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于蓉易宽带公司，蓉易各部门在处理公司公文时，必须遵守本制度。第二章公文种类第三条公文主要种类有：指示；公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要等。●公告：适用于向公司外部宣传重要事项或法定事项；●通知：适用于发布规章、制度、转发外来公文、要求下级办理或知道的事项；●通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；●报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问；●请示：适用于向上级请求指示、批准、申请；●批复：适用于回答下级请示事项；●公函、便函：适用于不相隶属单位之间相互洽商工作、询问和答复一般性问题，转发上级单位的一般性公文等。便函不使用文头，为方便查询，可编“便”字文号；●会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定的事项；第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一2般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。第五条文件机密级数，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。第三章公文格式第六条公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。第七条公司的红头文件等正式公文格式规范如下：1、公文使用的纸张为A4，天头（上白边）为37＋1mm，订口（左白边）为：28＋1mm。2、排版规格：正文为小3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。3、印刷要求：双面印刷，页码套正。第八条公文中各要素标识规范。公文分为眉首、标题、正文三部分，公司各部门在使用时，做到如下规范：1、眉首：普通公文页眉左边统一用公司简称或公司LOGo；右边为发文机关标识，以RE+部门缩写+公文种类缩写+序号构成。字体为黑体小5号字。红头文件的页眉应为红色1号黑体“艾普集团蓉易宽带公司”居中，另一行左边为发文机关标识，右边为签发人，均用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用33号楷体字标识签发人的姓名2、标题：用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到排列对称，间距恰当。3、正文用宋体小3号字。成文时间用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；4、公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称;5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为：“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；8、公文中涉及到金额，在用数字表明后，需另用大写表明具体数目。第四章发文流程第九条发文办理的过程包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。1、草拟公文应当做到：1）符合国家的法律法规及其他有关规定。42）情况确切，观点明确，表述明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3）公文的文种应当根据行文目的、发文部门职权和与主送部门的行文关系确定。4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。2、会商：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请总经理协调或裁定。这项工作有利于维护公文的合法性、有效性、公平性。由发文部门主动组织。3、审核：公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。5、经复核无误的公文，部门负责人签发确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，确认无误再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。6、经部门负责人签发的公文，需填写“发文稿”，呈总经理审核签发。文稿经总经理签发为定稿后，不经总经理同意，其他人均5不得再做任何修改。7、经总经理签发的发文，由行政秘书统一打印、分发。需要用印的按照《印章管理规定》进行盖章分发。第十条发文流程：主办部门草拟→相关部门会商→综合管理部审核→部门负责人签字→填写“发文稿”→分别由李文静、罗洪举、夏锶签批→行政文秘打印分发第五章收文流程第十一条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。1、承办部门收到公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。2、交有关部门办理的公文，送件部门要负责催办，做到“紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办”。3、各部门及各营业厅都要建立收发文登记表，所有文件收发，要有登记、签收手续。5、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由行政办负责处理。行政办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由行政办收回归档。有明确单位的可由文秘接待直接送达目标部门。第六章公文管理第十二条公文由综合管理部统一收发、审核、用印、归档和销毁。6第十三条公文归档1、各部门所发文件都应抄送综合管理部，并将电子版发至综合管理部入档，公司所有发文原件均在行政文员处保存归档，各部门保存复印件。2、个人不得保存应当归档的公文。3、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完成，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用第十四条上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级部门经负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理批准，可以销毁。第十七条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十八条财务档案由财务部负责按月进行分类整理。第十九条部门自备档案遗失或损坏必须由部门负责人综合管理部提出复印申请第七章附则第二十条本制度由综合管理部负责解释。7第二十一条本制度自发文之日起生效。艾普集团蓉易宽带公司二○一○年七月十二日