行政办公室日常管理制度

1行政办公室日常管理制度目录考勤制度....................................2办公室管理制度..............................3值班制度....................................4邮件收发管理制度............................5公文管理制度................................6档案管理制度...............................11接待管理制度...............................16会议管理规定...............................18印章管理规定...............................21车辆管理制度...............................24出差管理制度...............................282考勤制度1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。3、必须在当日上班前前请假，否则视为迟到。4、请假每个月不能超过3天（婚丧、分娩、大病等除外）。5、凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟到超过一小时，视为旷工。6、无故旷工1日内由行政办公室处理，旷工一天扣除3天工资，1日以上者交公司处理。3办公室管理制度1、行政办公室各分办公室实行现场5S管理（整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit-suke）），保证办公室清洁，物品摆放整齐有序。2、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。3、行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人。4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。6、上班时间禁止吃东西。7、讲话要文明，有礼貌。上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、再见”，杜绝“不知道、不清楚”等词语。如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝。4值班制度1、为进一步加强和规范公司行政办公室值班管理制度，结合实际情况，制定本规定：2、行政办公室所属行政、人力、档案、后勤等部门。3、行政人员轮流值班。4、行政人员按照公司夏、冬作息时间上下班：夏季：7:30---12：00,14：00---18:30冬季：8:00---12：0013：00---17:305、行政人员必须坚守办公室，负责值各人的事务等。遇到突发事件和职责外事件要立即向办公室主任报告。特别是紧急会议通知，必须立即通传。6、行政值班员下班后负责清理办公室卫生，走后关好门窗和楼道电灯。7、值班人员要做好值班记录。8、值班人员要按照“值班表”编排轮流值班，需要调整时，提前向办公室主任请示。9、值班人员实行交接班制度。5邮件收发管理制度1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取。4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。5、一般信件，要及时通知收件人领取。6、查无收件人的信件，要注明情况退回。7、凡是只写明“北辰正方建设集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理。8、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。6公文管理制度第一条为了规范公司各类公文的收发、审批、处理，特制定本制度。第二条本规定适用于公司各部门。第三条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，由办公室实行统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、准确、及时、安全。第四条公文管理在公司分管经理的领导下，由办公室主任、秘书、文员和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发、归档进行管理，相关部门要密切配合。第五条来文、函件、传真，均由办公室文书登记编号，及时送有关领导批阅处理。第六条对于急件、急电，或是无法及时请示办公室主任批办的特殊情况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，再另行汇报。7第七条机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。一般的函件，可由办公室转有关部门处理。第八条业务往来的文件由办公室主任和文员根据文件内容要求经公司领导批示后，交有关部门处理。第九条凡是写给“北辰正方建设集团收”且没有具体处室和姓名的函件一律由办公室文书拆阅。写明部门和姓名的直接转给相关部门处理。第十条要符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关办法等。如提出新的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明。第十一条书写公文情况要确实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，篇幅要简短。第十二条引用的公文要写明标题、发文机关、公文编号和发文时间。公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序。第十三条在使用简称时，应先用全称，再加以说明。字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称。约定俗成的可以用简称。8第十四条注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写。第十五条公文由办公室秘书和文员根据相关会议或精神起草，由办公室主任核稿，送相关部门、副总、总经理审批，然后安排打印，盖章、发送。分送要填写文件收发登记表。第十六条核稿的重点：看有无必要行文要素；是否符合国家的方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定或是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号是否合适等。如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要内容或是原则性问题，则应退回起草部门修改。第十七条专业性公文由相关部门起草，部门经理审批后按原程序进行。第十八条重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由总经理签发。一般性公文由部门经理、副总经理签发。9第十九条签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送签。公文发送的范围、份数根据其内容确定，需要的发够，无关的不发。第二十条每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定保存期限。第二十一条重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等公司内部发文；上级机关发来的与本公司生产经营有关的决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复等；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围。第二十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料；公开媒体上有关公司的报道；其他一些有价值的资料也都需要归档管理。第二十三条需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部门、标题、文号、份数，报主管领导10批准后，方可销毁。第二十四条各部门及有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密不准随便向他人泄露。第二十五条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等。第二十六条所有发文，文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室存档。有领导指示的，还应附批复件。第二十七条公司发文，一定要由办公室统一编号。11档案管理制度一、总则1、为规范档案管理工作，特制定本办法。二、公司档案范围公司建档范围确立为：1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、财务、会计及其管理方面的文件材料；3、经营管理方面的文件材料；4、生产技术管理方面的文件材料；5、产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；6、仪器、设备方面的文件材料；7、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；8、技术、转让方面的材料；129、教育培训方面的文件材料；10、信息、情报方面的文件材料；11、党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；12、其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料：1、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；2、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；3、录音档案：唱片、录音带；4、录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。三、公司档案管理体制1、公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。由行政办公室档案科负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公13司档案部门移交保管。四、档案管理工作(一)、档案材料的收集：1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；2、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；3、及时办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。(二)、档案的归档、立卷与管理。1、区分全宗，确定立档单位。2、分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。3、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4、案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录。5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。146、每年对档案进行一次清理：1）、清除不必要保存的材料；2）、对破损和褪色的材料进行修补和复制。(三)、档案的保管：1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。(四)、档案的鉴定：1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2、确定各类档案的保存期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五)、档案的销毁：1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2、办理销毁手续，经副总经理、总经理批准，方能销毁；153、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。(六)、档案借阅、利用工作1、凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅3、借阅期限不得超过一个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。五、附则1、档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。2、本办法由行政办公室解释、补充，由公司总经理批准颁行。16接待管理制度为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。一接待范围1、来访接待。2、会议、培训和其他重大活动。3、公务性接待。包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工作。二接待程序坚持先请示后接待原则：1、各部门向公司领导报告来