行政办公管理制度

1/29目录第一节会议管理制度一、会议管理规定…………………………………………………………………………………1二、会议室使用管理制度…………………………………………………………………………7第二节印章管理制度一、印章管理制度…………………………………………………………………………………9二、介绍信管理制度………………………………………………………………………………12第三节办公室管理制度一、文件资料管理制度……………………………………………………………………………12二、文印管理制度…………………………………………………………………………………19三、办公用品管理制度……………………………………………………………………………20四、车辆管理制度…………………………………………………………………………………25五、办公管理制度…………………………………………………………………………………282/29第十一章行政办公管理制度第一节会议管理制度一、会议管理规定1、总则为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度2、范围本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议会议分类及组织（1）公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持⑶部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持⑷专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。⑸临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议（如公司职工大会和公司党、团员大会，以及各种代表大会等）⑹定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副经理或总经理汇报一次工作。4、例会执行与安排3/29⑴公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，每两周工作例会实行“轮值主席制”，即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席，负责会议召集和主持。⑵会议主席制要求轮值主席在会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。5、会议主持人职责⑴会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢⑵会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明⑶引导讨论并在预定时间内作出结论⑷就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认⑸确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理6、会议纪要管理规定1）会议纪要的形式与签发⑴公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文⑵行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作⑶会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认⑷会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见⑸会议纪要应有发文号，发放时应填写〈文件签收记录表〉，并由接收人签收⑹会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限2）会议纪要的备忘会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实7、会议注意事项⑴要求参加会议人员提前5分钟到场4/29⑵实行会议人员签到制度⑶做好会议内容准备，并做好会议记录⑷会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情⑸会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。附表：会议计划表附表11-1会议名称开会次数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司仪主席会议召集单位会议记录总务与会者应备资料会场标示资料日前或事前的分发资料会议审核表附表11-2注意要点查核栏5/29开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？）开会的目的是否正确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关资料呢？会议的准备方面是否事先拟就议题进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议记录呢？是否必须用到幻灯机或录象机等的机械设备呢？6/29会议议程表附表11-3XXX会议议程年月日序号程序主持人时间分配备注1234567会议通知单附表11-4被通知人发文文号附件日期议题开始时间开会地点主持人联络人（或单位）电话拟聘请出（列）席单位及人员备注发文单位7/29回执月日寄来关于月日召开会议的通知单收悉，本人届时将到会。拟出席人：月日会议记录表附表11-5年月日编号时间月日时至月日时地点主持人记录人会议名称参加会议议题实施要点期限负责人追踪情况（时间）审核会议发言要点记录表附表11-6会议时间月日会议名称[]会议地点[]发言者主旨发言要点重要程度8/29主要反对意见检讨事项二、会议室使用管理制度会议室是公司举行会议、接待外宾和客户的场所，为加强其使用管理，特制定本制度⑴会议室由行政部归口管理⑵各部门需要使用会议室须事先向行政办公室提出使用申请。会议室拘役申请方法如下：①各部门有重要会议需要使用大会议室时，需由会议主管部门事先填写〈会议申请单〉经行政办公室主管批准方可使用②审核之后的申请单需贴于会议室门口，会议完毕后由行政办公室人员将此单收走③其他部门如有重要会议与此预约相冲突时，由行政办公室协调解决9/29⑶会议室只限公司内部各部门和子公司使用，外单位借用会议室需经公司领导批准，并到行政办公室办理借用手续。任何部门和子公司无权将会议室借给外单位使用⑷各部门和子公司使用会议室需经行政办公室同意，领取会议嗣后要钥匙⑸会议室布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工⑹会议现场要做好清洁保护工作⑺会议室一切公物未经行政办公室主管许可，不得随意搬离办公室⑻爱护会议室的设施，保持会议室清洁附表：会议室使用申请表附表11-7年月日日期时间会议名称主持人地点人数备注————申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长副经理会议室使用登记簿附表11-8时刻日期7891011121314151617181920备注1日2日3日4日5日10/29第二节印章管理制度一、印章管理制度1、总则为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度2、印章的刻制、该刻和废止⑴公司印章的刻制、该刻与废止的方案由总经理办公室和总经理审批。其他单位或人员未经批准严禁私自刻制印章⑵公司各单位内部印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。并由公司总经理办公室备案⑶废止的印章应交总经理办公室保存，保存期限一般为三年⑷公司的印章在遇到散失、损毁或被盗时，各管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定3、印章的保管与使用⑴工程项目部实行印章保管、使用登记制度⑵印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项⑶印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。印章保管人员不得委托他人代取代用⑷一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门⑸用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门负责人批准的用印章批单，再审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。每次盖印都应11/29进行登记。附表：印章使用申请单附表11-9单位申请日期年月日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存核准申请人使用印章审批表附表11-10用印单位用印人姓名用印时间用何印章用印事由领导批示12/29签名：填表人：填表日期：年月日月/日编号内容摘要批准人用印单位承办人监印人用印数保留材料归存处所注：除了单位介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事都应进行登记。13/29填表人：填表日期：年月日二、介绍信管理制度⑴公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖公司印章⑵开具单位介信要先填写签批单，经部门批准后，由总经理办公室据此单填写介绍信，盖章后交给需用人⑶介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致⑷对未使用的介绍信要及时收回第三节办公室管理制度一、文件资料管理制度1、总则为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度2、适用范围本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理3、职责⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理4、文件资料的编制与审批⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存14/29档备查⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件5、文件资料登记、发放和回收1）文件和资料登记项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记2）文件的收发⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室3）文件资料的回收15/29⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收6、文件和资料的存档⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。附表：受控文件清单附表11-12序号文件编号文件名称份数备注16/29注：文件作废或换版时，在备注栏中注明。资料管理清单附表11-13类别目录资料盒设立备注文件收文规范性文件项目部发文部门联系单（函）外来文件发文对外报告对内报告申请部门事