行政部管理制度

第1页共80页行政部管理制度目录一、行政部组织架构图………………………………………………2/80二、行政部工作流程图………………………………………………3/80三、行政部在岗人员编制表…………………………………………4/80四、行政部工作职责…………………………………………………5/80五、行政部岗位工作职责……………………………………………6/80六、行政部行政管理制度…………………………………………17/80七、客户接待指引…………………………………………………31/80八、关于工程照片档案相关工作的规定…………………………34/80九、关于规范公司证照及有效文本管理的规定…………………35/80十、公文管理规定…………………………………………………36/80十一、印章管理规定………………………………………………40/80十二、保密管理规定………………………………………………45/80十三、档案管理规定………………………………………………48/80十四、工作表单……………………………………………………50/80第2页共80页***有限公司行政部组织架构图行政部经理部门经理印章管理员门经理总经理助理部门经理司机部门经理前台部门经理网络管理员部门经理保洁员部门经理保安员部门经理行政内外勤部门经理董事长秘书部门经理行政部部门经理第3页共80页行政部工作流程图确定工作目标事项了解目标事项分析资料制定完成计划报告报总经理审批具体实施第4页共80页行政部在岗人员编制表职务姓名直属上司职责行政部经理行政管理中心总经理负责行政部全面工作总经理助理行政管理中心总经理协助总经理处理相关事务董事长秘书协助董事长完成事务性工作行政外勤行政部经理协助行政部经理规划、指导、协调部门工作；负责公司证照年检、变更，企业荣誉、奖项、资质以及行业主管部门要求申报资料的编制和上报等相关工作；部门外勤工作。行政内勤行政部经理协助部门经理准备有关行政问题的解决和报告文件，负责公司内部文件的发放、归档；公司对外宣传资料和办公环境的监督管理；协助企业荣誉、资质、奖项等申报工作。负责固定资产、办公用品管理前台接待行政部经理负责公司总机接听、转接，来访客人接待、引见相关工作；往来快递、邮件、报纸的收发送达，以及公司人员名片的印制等工作。印章管理员行政部经理负责公司印章档案管理工作。网管行政部经理负责公司网络、网站、办公设备等相关工作。司机行政部经理负责公司车辆驾驶，维护并严格按公司车辆管理规定要求执行。保安员行政部经理负责公司办公区域安全保卫工作。保洁员行政部经理负责公司办公区域卫生清洁工作。第5页共80页行政部部门职责一、协助集团经营层制定和贯彻管理规章制度，积极配合决策的制定、落实与督办，起到辅助作用；二、沟通、协调集团各职能部门工作，上传下达，起到良好的枢纽作用；三、收集行业信息和集团各部门的工作动态，为集团运营提供高效的行政支持，为集团领导决策提供参考信息；四、负责集团的档案、印章管理工作；五、负责建立、维护、更新集团网站；六、负责集团文秘、接待、办公会议、车辆管理、固定资产登记、办公用品及办公设备的申购及保养维护等日常行政工作；七、负责集团证照、资质的申报、升级、变更、年审工作以及各类奖项的申报工作；八、负责集团企业文化的推广与宣传工作，起到良好的窗口作用；九、负责办理内部装修、安全保卫、环境卫生、停车位等相关工作；十、完成领导交办的其他工作。第6页共80页岗位职责部门行政部岗位名称部门经理编号XZ001直接上级行政管理中心总经理编制日期2011-04直接下级行政外勤、行政内勤、前台、印章管理员、网管、司机、保洁员、保安员工作概要协助总经理做好集团行政管理工作，贯彻集团领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反馈信息，做好集团内部相互配合、综合协调工作，主持本部门全面工作。岗位职责/工作清单1、为企业运营提供高效的行政支持，对集团的决议、决定进行催办、督办和协办；2、根据集团的整体规划，制定部门年度工作计划、经费预算和实施细则，年终进行部门工作总结；3、负责集团大小会议及各项活动的组织与筹备工作并做好相关纪要；4、负责处理集团与政府等有关部门（如建设局、协会等）之间的工作关系；5、负责建立集团行政管理体系，根据需要拟定规章制度并监督实施；6、负责集团证照、资质等的申报、升级、变更、年审工作；7、协助管理集团内部承包部门相关工作，负责对承包部门的费用催缴工作；8、负责集团图书、资料、档案的规范化管理，集团印章的使用及管理；9、负责与物业管理处协调关系，办理内部装修、停车位等相关工作；10、负责安排、监督和检查车辆使用及安全、环境卫生的管理工作；11、负责集团办公用品及办公设备购置申请及办公设备的维护与保养工作，努力降低办公成本；12、负责建立、维护、更新集团网站；13、负责集团相关接待工作；14、完成领导交办的临时性工作；15、其它相关工作。第7页共80页岗位职责部门行政部岗位名称行政外勤编号XZ002直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要协助行政部经理规划、指导、协调部门工作；协助行政部经理对各职能部门关系沟通服务。岗位职责/工作清单1、及时了解行政部各项工作任务进度情况，并监督汇报；2、协助行政部经理做好集团大小会议及各项活动的组织与筹备工作；3、负责办理集团营业执照、资质证书等相关证件的年检、变更等工作；4、负责集团荣誉、奖项审报、项目评优等相关工作；5、负责建设局、装饰协会等行业相关部门资料的编制及报送工作；6、负责行业各统计报表的编制及上报工作；7、协助集团资质申报资料的整理编制工作；8、组织部门职员处理日常性事务，完成行政相关时效性工作；9、负责部门外勤工作事宜；10、完成领导交办的临时性工作；11、其它相关工作。第8页共80页岗位职责部门行政部岗位名称行政内勤编号XZ003直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要协助行政部经理对各职能部门关系沟通服务。岗位职责/工作清单1、协助部门经理起草相关内部文件；2、负责集团内部文件的发放、登记、传阅、建档及保密工作；3、协助行政部经理做好集团大小会议及各项活动的组织与筹备工作；4、协助管理部门内部文件并按照档案文件管理规定进行整理后移交档案室；5、负责各领导交办复印的文件、资料打印并做好保密工作；6、集团往来传真文件的收发登记工作；7、负责行业各相关网站的重要通知下载，并及时送交相关部门主管；8、负责集团手提袋、档案袋、信封、宣传画册等的增印和管理工作；9、协助行政部经理管理集团内部承包部门相关工作，负责对承包部门的费用催缴工作；10、协助集团资质、奖项等各申报文件的编制工作；11、负责集团固定资产登记建档、调拨记录、变更、折旧及报废等；12、负责集团图书、照相机、投影等设备仪器的管理工作；13、负责集团办公用品申购、入库、发放等相关工作；14、内部文件档案管理工作，并严格按照集团《档案管理规定》要求执行；15、完成领导交办的临时性工作；第9页共80页岗位职责部门行政部岗位名称前台编号XZ004直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要协助行政部经理对各职能部门关系沟通服务。岗位职责/工作清单1、负责集团电话总机管理及转接工作；2、负责集团快递邮件及报纸收发、征订工作；3、负责集团环境绿化的监督与管理；4、负责集团考勤登记、监督打卡；5、负责集团客户来访、引见、接待工作；6、负责集团人员及项目经理的名片印制工作；7、完成领导交办的临时性工作；8、其它相关工作。第10页共80页岗位职责部门行政部岗位名称网管编号XZ005直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要协助行政部经理对各职能部门关系沟通服务。岗位职责/工作清单1、负责集团办公设施设备如电话、网络、打印机、电脑、传真机等的维护与保养；2、负责集团办公环境监督（照明、空调、水电正常使用及保养），并建立维护清单；3、负责集团网站的及时更新以及集团领导外出开会时拍照录像工作；4、协助集团画册制作相关工程拍照摄影工作联系接洽；5、企业文化建立和对外宣传工作；6、负责OA系统的运行、维护及相关事项；7、领导安排的其他事项；第11页共80页岗位职责部门行政部岗位名称司机编号XZ006直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要协助行政部经理对各职能部门关系沟通服务。岗位职责/工作清单1、负责车辆的保管，按《用车申请单》出车，未经领导批准不得随意出车或擅自借车；2、自觉遵守交通法规、注意文明、安全驾驶；3、按规定对车辆进行日常保养、维护和维修，确保车辆正常使用；4、负责车辆的年审及相关“规费”的办理；5、上班时间内若无出车，必须在行政部待命，并保持手机畅通；6、完成领导交办的临时性工作；7、其它相关工作。第12页共80页岗位职责部门行政部岗位名称保洁员编号XZ007直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要负责办公区域的保洁工作岗位职责/工作清单1、负责集团办公区域的清洁卫生工作，及时清除垃圾；2、负责男女洗手间的清洁卫生工作，始终保持清洁的卫生环境，及时更换卫生纸和洗手液；3、负责监管茶水间的饮水机、微波炉等公共设施使用；4、负责监督集团清洁卫生环境，制止乱丢物品现象；5、完成领导交办的其他工作。第13页共80页岗位职责部门行政部岗位名称印章管理员编号XZ008直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要公司公章、法人章的管理岗位职责/工作清单1、负责集团印章的保管及用印工作，严格按照集团《印章管理制度》执行；2、完成领导交办的其他工作。第14页共80页岗位职责部门行政部岗位名称保安员编号XZ009直接上级行政部经理编制日期2011-04直接下级无工作概要负责公司财务及人员的安全保卫工作岗位职责/工作清单1、维护办公场所内外区域的正常工作秩序；2、维护公司内部治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然；3、加强防盗活动，发现可疑人员随即逐出，送餐人员严禁进入工作区域；4、监督员工遵守安全守则及其他规则；5、加强防火活动，及时发现火灾苗头，并消除；6、对违反条例的行为，查清事实，向公司领导报告；7、配合领导做好下班后的值班工作；第15页共80页岗位职责部门行政部岗位名称总经理助理编号XZ010直接上级行政管理中心总经理编制日期2013-04直接下级无工作概要协助总经理处理日常事务性工作。岗位职责/工作清单1、协助总经理完成客户的来访接待工作及外部联络应酬工作；2、需总经理批阅的文件资料的传送工作；3、跟进总经理办公场所的清洁及保持工作；4、跟进周办公例会上总经理安排工作的落实情况并及时向总经理反馈；5、跟进总经理安排给各部门的工作完成状况并及时向总经理反馈；6、拟订总经理要求的公文稿件；7、协助总经理协调集团内各成员单位及装饰公司各管理中心的关系；8、完成总经理安排的其他工作。第16页共80页岗位职责部门行政部岗位名称董事长秘书编号XZ011直接上级董事长编制日期2013-04直接下级无工作概要协助董事长处理日常工作岗位职责/工作清单1、负责董事长来客来访人员的接待；2、协助董事长完成相关文书写作；3、根据董事长工作安排，按照时限及时做好各部门督查催办工作。4、对董事长口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。5、协助筹办会议及活动。6、董事长参会的会议记录。7、协助董事长完成对外沟通联络工作；8、董事长办公室日常管理，保持整洁、有序及安全；9、认真完成董事长交办的其他工作并且及时汇报事情办理结果和执行情况；第17页共80页关于行政管理制度的规定第一节员工行为准则一、员工行为准则：1、遵守国家法律、法令及政策法规，遵守集团的各项规章制度。2、自觉维护集团形象，敬业爱岗、忠于职守，不做有损集团形象和信誉的任何行为。3、保守集团机密，不得以任何形式泄露和出卖集团机密，不参与对本集团业务有直接或间接竞争的活动。4、团结友善、助人为乐、热爱本职工作。5、努力学习，不断提高个人的综合素质和业务能力，通过合理化建议等有效沟通形式积极参与集团的经营管理。6、团