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1一、目的：加强公司内部管理，规范员工工作范围，做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公司各部门工作运转流畅。二、主题内容和适用范围：本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定。本规定适用于森达美（中国）企业管理有限公司行政部。三、行政部职责：1、根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究2、负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作3、公司会议组织、记录及归档工作4、负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作5、负责公司日常安全保卫及消防管理工作6、负责公司车辆调动管理工作7、负责公司总务后勤管理工作8、负责公司对外宣传、公关工作9、完成公司高层临时交办的工作四、行政部权利：1、根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权2、依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力3、依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权4、依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权5、依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力6、部门内部员工聘任、解聘的建议权五、具体岗位职责、办事流程及表格模板：职位名称：行政总监所属部门：行政部直接上级：总经理直接下级：行政部总经理助理岗位职责：1、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度22、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案3、根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施4、组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题5、负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育6、负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施7、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况8、负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议9、负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职位名称：行政部总经理助理所属部门：行政部直接上级：行政总监直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机岗位职责：1、在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作2、负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实3、负责组织行政年、季、月度工作计划4、本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作5、负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行6、组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作7、做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络8、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况9、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合10、负责召集本部门的有关工作会议11、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作12、负责对本部门员工进行培训和考核工作13、负责组织编写公司年度大事记14、负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理3办事流程：1、印章制刻申请流程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否相关部门行政部行政总监42、印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档53、公司证照管理流程表格模板：1、印章制刻申请表申请部门申请部门负责人签字申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由行政部意见总经理签字日期移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是62、印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。3、印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注公章管理补充说明如下：-公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；-一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查；-对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字迹端正，图形清晰；-公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，用后立即带回；-公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；-公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；-公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；-盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。7职位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：1、协助行政部总经理助理起草各项规章制度2、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。按青岛市市政府相关规定，及时对各种公司证照进行年审登记3、严守公司机密，妥善保管各类文件4、负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作5、参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果6、陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作7、与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务8、与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间9、按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐10、协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作11、按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处12、负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系，及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理13、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发送国际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格14、负责公司内部小型会议的安排工作15、负责公司大型会议的安排工作16、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动17、及时完成领导交办的其他事项8办事流程：1、会议管理流程开始与会各单位召开会议部门行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理92、重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政部行政总监总经理是否103、接待规格表接待规格说明具体形式一级接待指来宾职位高于陪同领导1、集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况2、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同3、对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同4、机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花5、酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接6、会议行程安排置于酒店房间内7、一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接8、六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位9、LED屏显欢迎词10、办公区内门、灯、空调开启11、VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等12、祈祷室的准备工作13、宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌二级接待指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同1、下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜2、下属各公司领导到访总部向上级汇报工作3、一楼东区大厅进入公司4、视频会议室准备会议区5、准备会议导示牌三级接待指来宾职位低于陪同领导1、下属各公司领导派员到总部工作、会议2、交通、饮食必要协助114、例外事项工作安排表接待项目具体事宜应考虑的因素生活安排主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行这3方面1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清真不忌猪肉、新都教忌牛肉等2、住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排迎送安排接机、接站和送行工作根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等安全保卫若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求宣传报道若来宾的访问活动对企业有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者名单并联络1、无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作2、注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准3、有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案礼品或纪念品确定好礼品或纪念品的种类、数量等1、礼物要轻重得当，不会让人产生误解2、考虑来宾的风俗禁忌3、礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的4、礼品的选择也可是当地有特色的物品12表格模板：1、会议月计划表会议组织单位：编号：月日期会议相关信息1日-15日16日-31日会议名称会议地点会议日期会议时间参会单位预计人数主持人会议宗旨及议题制表人：审核人：2、森达美（中国）酒店预定表序号姓名职务联系方式入住时间退房时间来访目的指定酒店名称客房标准付费方式备注133、会议、就餐及住宿安排登记表年月日会议名称会议时间会议地点记录人参会人数人员安排备注备注茶叶□鲜花□咖啡□办公用品□矿泉水□麦克□水果□音响□横幅□投影仪□桌牌□其他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：4、与会车辆及驾驶员一览表序号公司名称车型牌照号驾驶员联系方式145、房间安排表（置于房卡内）房间号名称6、会议日程安排（举例说明）森达美（中国）山东地区工作座谈会SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium参会手册GuidingBooklet12/05/2010—12/07/201015森达美（中国）山东地区工作座谈会SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium会议日程Itinerary2010年12月05日日程安排：Dec.5th,201016：00---16：30索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到，领取《参会手册》，分房休息；CheckinatSophiaInternationalHotelandgettheGuidingBooklet.18：00---20：00与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.2010年12月06日日程安排：Dec.6th,201007：00---08：00索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.08：30---13：00森达美（中国）总部视频会议室召开会议；SymposiumintheSimeDarby(RHQChina)meetingroom(1).13：00---14：00丽达购物中心1F餐厅用午餐；Lunchat1F,Restaurant,LeaderShoppingCentre.14：00---14：10与会人员东区一楼大厅合影；Groupphotointheentrancehall.14：10---17：30森达美（中国）总部视频会议室召开会议；SymposiumintheSimeDarby(RHQChina)meetingroom(1).18：30---20：30与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；Banque