视频会议管理办法

交通视频会议系统管理办法青海省交通通信信息中心内容•第一章总则•第二章职责分工•第三章安全和保密管理•第四章设备维护和管理•第五章召开视频会议的程序•第六章视频会议调度管理•第七章会议管理和会场纪律•第八章监督检查第一章总则•为规范全省交通视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。•第一条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。•第二条视频会议维护与管理的基本任务：•1.保证视频会议系统运行正常画质清晰；•2.迅速准确地排除故障，尽量减少故障引起的不良影响；•3.保持系统设备完好，保持工作环境良好，各种记录真实齐全。•4.定期对本地视频会议系统以及网络运行进行检查。第二章职责分工•第一条交通厅办公室是全省交通视频会议的管理部门，青海省交通通信信息中心是全省交通视频会议系统的技术保障部门，厅视频会议室的管理工作由厅后勤中心按照相关要求具体负责。交通视频会议系统各节点单位也应明确系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。一级节点交通视频会议系统节点分布图各州地市政务内网二级节点交通厅主会场省政府政务内网海东总段海西总段果洛总段玉树总段湟源总段共和段黄南段管理部门厅办公室会议室管理后勤中心技术保障信息中心格尔木总段•第二条各节点单位应明确视频会议系统管理员。视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话）如发生变更，应及时通知交通厅办公室及省交通通信信息中心。•第三条青海省交通视频会议各分会场的终端地址由省交通厅统一分配，各分会场管理部门按照分配的IP地址配置、安装、调试设备，确保系统正常运行，并协调维护本地系统及设备，未经同意，不得擅自修改参数。•第四条各分会场管理部门应定期对本地分会场的视频会议系统以及网络的运行和管理情况进行检查。第三章安全和保密管理•第一条各视频会议结点单位应当设置专用机房，放置视频会议专用设备，非工作人员不得随意进入。用于承载视频会议的政务内网不得与其他非指定业务的网络以及国际互联网相连接。•第二条为防止视频会议系统受到病毒、黑客以及其他恶意程序的攻击，避免冗余流量占用网络带宽，保证视频系统运行安全和图像、画面的清晰流畅，视频会议管理人员应遵守如下规定。•（一）严禁私自篡改硬件设备配置。•（二）严禁私自篡改服务器、终端的登录的管理员密码。第四章设备维护和管理•第一条视频会议系统需指定专人负责日常维护，保证设备运行正常，确保会议系统畅通。•第二条视频会议系统节点单位对设备的技术和质量状况，应按以下标准加强管理，保证设备良好。•（一）各类设备的技术指标、电气和传输性能符合技术指标体系相应要求。•（二）设备清洁，结构完整，部件齐全，严禁挪作他用。•（三）运行正常，使用良好。•（四）技术资料齐全完整，图纸和设备相符合。•（五）视频会议设备应有良好的接地线，接地电阻小于或等于4欧姆。•（六）经常停电地区，应购置发电机做应急备份电源。•第三条视频会议系统设备是完成通信任务和正常召开会议的基础，必须管理好、维护好、使用好，严禁挪作它用。视频会议终端和控制台应做好软件备份并采取严格的防病毒措施。•会议系统的相关技术资料、软件程序等，必须专人管理，不得遗失。人员发生变化时，应办理交接手续。第五章召开视频会议的程序•第一条以交通厅或厅机关各处室名义召开视频会议，须经厅办公室批准。以厅属各单位名义召开视频会议，由各单位提前告知厅办公室，如与交通厅会议冲突，则优先确保交通厅会议。•第二条以交通厅名义召开视频会议并申请使用厅机关视频会议室的，按以下程序办理：•（一）会议发起单位（部门）提前5个以上工作日起草会议通知，并填报《交通视频会议申请表》（见附表1），打印并加盖公章后送厅办公室审核，批准后，会议主办单位应提前1个工作日以上将会议通知抄送交通通信信息中心和厅后勤中心；•（二）紧急情况下，会议发起单位（部门）可先将视频会议有关信息告知厅办公室、交通通信信息中心和厅后勤中心，并在会后补增相关手续。•第三条为保证交通视频会议效果，有分会场参加的视频会议应至少有一天的联调时间。•第四条视频会议参加单位的组织协调工作由会议发起单位（部门）负责，同时会议发起单位（部门）还应督促各参加单位做好与当地视频会议管理部门的协调工作。第六章视频会议调度管理•第一条会前准备注意事项：•（一）各参会单位在接到会议通知后，应准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照《交通视频会议系统调试情况记录表》的检查项目（见附表2），逐项检查系统状况。•（二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。•（三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。•第二条主会场负责会前点名，对各分会场的图像、声音质量进行测试：各分会场应主动配合，及时应答，业务用语简练准确。•第三条会议期间操作人员应根据会议要求切换图像、开关话筒，并将摄像头的镜头位置调至最佳•第四条会议和调测期间，各分会场的控制设备和联络电话必须有人值守，不得擅自离开岗位。•第五条视频会议在调度使用期间，各分场不得进行会议控制等相关操作。•第六条各分会场视频终端在使用过程中遇到异常时，应及时与通信信息中心联系，妥善解决。如发生重大故障，影响会议的正常召开，必须及时报告厅办公室，并由办公室协调。第七章会议管理和会场纪律•第一条会议期间注意事项：•（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌（名称标牌为红底白字，尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），主要领导要设置桌签（桌签标准与单位名称标牌相同），重要会议还应在会场悬挂会标（会标要求根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；•（二）各单位应确保会议期间会议室的灯光、音响状况良好；•（三）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；•（四）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；•（五）不得随意播放与会议无关的音视频信息；•（六）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；•（七）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正；•（八）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态；•（九）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。•第二条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。•第三条会议结束当天，各参会单位系统管理员应及时填写《交通视频会议系统使用情况记录表》（见附表2）并将视频会议系统使用情况及参会人数等情况汇总上报会议主办单位（部门）和青海省交通通信信息中心，以便准确掌握情况，加强对视频会议系统的管理；如视频会议有录音、录像资料，应根据有关档案要求妥善保存和处理。第八章监督检查•第一条省交通厅办公室负责整个视频会议系统运行、使用情况的监督和检查，并及时通报情况。青海省交通通信信息中心负责技术支持工作。各分会场所在单位负责对本地分会场的视频会议系统运行、使用情况、设备保养进行监督和检查•第二条厅办公室对违反操作规程、造成严重事故的给予通报批评。谢谢！