档案管理制度

档案管理制度一、目的：规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。二、适用范围：公司档案管理全过程三、档案整理原则与方法：1、档案整理原则：办理完毕的文件、培训资料，其他资料收集齐全，按类编码分类存放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。档案整理方法：（1）、按公司制定的编码分类整理。（2）、每天要进行清理归档，以免资料堆积。（3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。（4）、准确地做好文件索引，以便于查找。（5）、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而得，避免盲目的查找。（6）、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写、字迹端正。（7）、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号等，档案目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。（8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2、档案室管理规定（1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。（3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。（4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。3、档案文件借阅规定（1）、借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同），必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。（2）、目录不给借出，只供在档案室阅；（3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。4、档案销毁管理（1）、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认，交回行政管理部。（2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。（3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。（4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。（5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。（6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。（7）、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理，作为永久性档案保管。需要管理的档案明细：一、小区规划资料1、建设工程施工许证2、建设用地立项申请批复3、国有土地使用证4、建设工程规划许可证5、长沙市建设工程规划许可证附件6、宗地图、总体规划图7、设计图纸会审纪要8、建设单位税务登记证9、建设单位组织机构代码证10、建设单位营业执照11、建设工程竣工验收意见书12、建设项目环境影响报告表13、商品房预售许可证14、建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书15、建设工程竣工验收备案表16、配套设施全部投入使用（选登图片）二、项目验收资料1、不锈钢水箱2、中区、高区、商业变频水泵3、各栋公共部分照明配电箱4、各栋普通电梯电源箱5、各栋消防风机电源箱6、地下室消防风机电源箱7、地下室战时风机电源箱8、负一潜污泵控制箱9、消防泵控制箱10、喷淋泵控制箱11、水泵房电源箱12、地下室照明控制箱13、消防风机配电箱14、地下室潜污泵配电箱15、地下室照明配电箱16、地下室消防风机配电箱17、地下室战时风机配电箱18、监控室电源控制箱19、潜污泵20、负二潜污泵控制箱21、火灾报警控制器（联动型）22、手动火灾报警按钮23、火灾声光报警器24、消防栓按钮25、火灾显示器26、消防电话分机27、点型光电感烟火探测器28、点型感温火灾探测器29、火警联动输入模块30、地下室消防栓泵31、地下室喷淋泵32、消防箱（水带1根、水枪头1个）33、楼层灭火器34、喷淋头35、消防分机36、楼层照明应急灯37、安全出口、疏散指示标志38、水泵控制箱39、屋面风机电源箱40、屋面电梯电源箱41、强电井电源箱42、商铺电表、表箱43、进道口电缆、桥架44、地下室临战型钢堵板45、路灯配电箱46、路灯、景观灯、景观水泵47、弱电输出光机48、水平压缩垃圾站三、服务标识与服务承诺1、服务标识目录及图片2、兰亭峰景服务承诺四、公众制度1、临时管理公约2、住户手册3、房屋使用说明书、质量保证书4、房屋装修手册5、房屋本体维修规定6、电梯使用管理规定7、消防管理规定8、消防组织架构图9、物品放行管理规定10、公共卫生管理规定11、大门岗岗位职责12、安全管理制度13、车辆出入管理规定五、业主委员会1、筹备小组人员名单六、物业合同1、安泰·幸福里前期物业管理服务合同七、企业发展与创优规划1、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》规划及实施方案2、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》的复函3、创优宣传图片4、业主征求创优意见表八、架构与内部制度1、公司组织架构2、各项管理制度（见《内部管理制度/管理规定》）3、各岗位工作标准（见《内部管理制度/管理规定》）4、员工考核管理办法九、专业化管理1、管理人员证书一览表2、专业技术人员证书一览表十、规范管理1、员工手册2、员工行为规范3、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范4、员工花名册5、工作人员着装标准照片（见《上墙制度》）6、员工应知应会培训记录表十一、财务管理1、财务管理制度2、固定资产、低值易耗品及办公用品管理制度3、有偿服务收费标准一览表4、物业服务收费标准批复文件5、财务年度审计报告十二、业主档案用户档案十三、房屋管理维修养护1、房屋维修（1）、房屋维修年度计划（2）、房屋维修年度记录（3）、房屋维修验收记录十四、小区栋号标示及总平面图1、楼宇栋号、楼号、平面图、单元门、户门等标志（图）2、小区总平面图十五、房屋管理制度1、建筑物维护规定2、房屋装修管理规定3、楼宇管理规定4、装修登记表5、装修许可证6、违规装修整改通知书7、装修验收表十六、楼宇清洁规程1、楼宇外墙清洁规程2、玻璃门、窗清洁规程十七、公共设施日检表公共设施日检表十八、户外广告及经营管理1、户外广告牌设置管理规定2、商业网点管理规定3、装修巡查记录表（见《房屋管理与维修养护》）4、房屋装修管理规定（见《基础管理》）5、公共设施日检表（见2.5.1）十九、共用设施设备管理共用设施设备管理制度（1）、设施设备年度维修养护计划（2）、共用设施管理检查规定（3）、操作人员岗位职责（见《上墙制度》）（4）、给排水系统管理操作规程（5）、机电维修工安全操作规程（6）、电梯工安全操作规程（7）、技术人员职称及岗位证书（见《基础管理》）（8）、机电设备管理规定（9）、设备日常维保记录二十、设备台账1、共用设施管理规定（见《共用设施设备管理》第1项）2、共用设施管理检查规定（见《共用设施设备管理》第1项）3、共用设施设备台帐4、共用设施设备图二十一、管道井、桥架图片1、公用设施日检表（见《房屋管理与维修养护》第5项）2、管道井、桥架图片二十二、给排水系统管理制度1、给排水系统管理规定2、无大面积跑水、浸水、长时间停水现象的证明3、排污泵周检表4、化粪池清理记录二十三、公共设施日检表1、公共设施管理检查规定（见《公共设施设备管理》第1项）2、公共设施日检表3、房屋本体及公共设施月检表二十四、供水管理制度1、安全用水/供水管理制度2、小区节水、用水措施3、停水、限水管理规定4、二次供水卫生许可证5、机房卫生管理规定6、供水设备及水泵房图片7、生活水池清洗记录8、水质化验单二十五、用电管理制度1、停电、限电管理制度2、临时用电管理规定3、供电突发性事故的应急措施4、变配电室管理规定5、机房卫生管理规定6、配电设施及电房图片7、关于停电/停水的温馨提示8、停电/停水记录9、临时用电申请表二十六、电梯使用管理制度1、电梯安全生产许可证2、认证证书3、特种设备安全许可证4、安全检验合格证5、型式试验证书6、电梯维修保养合同7、电梯使用管理制度8、电梯维修保养管理制度9、维保方企业营业执照10、电梯维保人员上岗证书11、电梯运行异常处理（见《紧应情况处理程序》）12、电梯工岗位职责（见《综合要求》）13、电梯日检表14、电梯保养记录15、电梯定期检验报告二十七、电梯管理制度1、电梯故障应急处理方案2、解困电梯内乘客的操作步骤3、乘梯须知二十八、秩序维护、消防、车辆管理1、秩序维护部管理制度（1）、物业公司内部安全组织机构表/秩序维护员消防考核计分表（2）、秩序维护员队列考核计分表/维护员车辆指挥考核计分表（3）、维护员专业技能考核计分表（4）、秩序维护员外出登记表（5）、秩序维护员内务检查登记表（6）、秩序维护员素质量化考核统计表（7）、秩序维护员扣分表/突发应急事故处理记录表（8）、来访人员登记表/物品出入登记表（9）、大件物品出入放行条（10）、邮件收发登记表（11）、秩序维护员巡逻值班记录表/秩序维护员巡视检查记录表（12）、监控中心值班记录表/火灾报警登记表（13）、重点部位进出登记表（14）、灭火器检查记录表/消火栓检查记录表（15）、消防隐患整改通知书/业主使用车位登记表（16）、停车场放行条遗失登记表/停车场车辆进出登记表（17）、停车场值班记录表/停车场巡查登记表（18）、停车场票据领用登记表/停车场固定月卡收费统计表（19）、停车收费交接表/秩序维护员巡逻岗值班记录表（20）、查岗记录表2、区内安全标识1、区内安全标识样照（图）2、突发事件应急预案（见《秩序维护、消防、车辆管理》）3、紧急情况处理程序（见《秩序维护、消防、车辆管理》）4、紧急情况处理记录表3、消防架构及应急预案1、义务消防组织架构图2、消防应急预案3、消防控制室值班记录表4、消防设施设备巡查记录表5、消防培训及演练记录4、停车场管理制度1、停车场管理制度2、停车场放行条遗失登记表3、停车场巡查登记表4、停车场票据领用登记表5、停车场月保车辆收费统计表6、停车收费交接表7、秩序维护员巡逻岗值班记录表8、车辆出入登记表9、办理车辆出入证管理卡登记表5、非机动车管理规定1、非机动车管理规定2、停车场巡查登记表（见《秩序维护、消防、车辆管理》）6、突发事件应急预案1、突发事件应急预案2、事件报告表7、监控设备及监控人员管理1、弱电系统管理规定2、监控系统管理规定3、监控室值班交接记录表二十九、环境卫生1、保洁设备及清洁规定（1）、保洁设备使用管理规定（2）、清洁设备使用清单（3）、垃圾中转站清洁规程（4）、环卫设施（照片）2、保洁员管理制度（1）、保洁部管理架构、清洁工作范围及岗位划分（2）、保洁主管、班长岗位职责（3）、保洁员岗位职责（4）、清洁作业规程（5）、楼宇外墙清洁规程（6）、楼宇保洁现场保洁员守则（7）、清洁维护情况（8）、消杀管理规程（9）、环境管理规程（10）、垃圾清运管理规程（11）、保洁人员分配表（12）、垃圾清运合同（13）、清洁服务承包合同（14）、消杀通知（15）、月度消杀工作计划