人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析

人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析摘要：人事档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，也是提高工作成效的重要举措。本文首先分析了人事档案管理信息化建设的必要性，人事档案管理信息化建设有助于简化档案整理程序，提高人事档案信息查询的便利性。接着从注重基础设施建设，强化系统控制，顺应发展趋势等方面提出了提高人事档案信息化成效的措施。关键词：人事档案信息化建设中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-1650（2018）04-00-01随着科学技术的不断进步，各行各业的信息化程度都在提升，信息化建设成为影响各个领域发展的重要因素之一。人事档案管理包含的内容广泛，有人力资源发展规划、员工具体薪酬福利待遇以及绩效考核等。通过信息化建设把传统的人事档案管理工作转化为现代化与标准化的模式，是组织人力资源管理状况的真实反映。有效的解决了传统人事档案管理中基于文本、表格等手工处理与人工检查工作量大、出错率高的问题，避免档案丢失等现象的出现，实现了人事档案管理方式的规范化发展。一、人事档案管理信息化建设的必要性首先，人事档案管理信息化建设有助于简化档案整理程序，提高效率。随着企事业单位改革的不断深入，各种保障制度也在逐步完善，对人事档案管理的要求也随之提高。由于人事档案需要记录很多内容，职工从入职、离职、退休等的状况都需要记录在人事档案中，其工作量非常大。而进行人事档案信息化建设，用预先设定好的路径，管理人员通过互联网进入信息系统入口就可以完成数据的记录与传递，进而对系统中各项自动化的任务进行分析，简化了人事档案整理程序，提高了工作成效。其次，人事档案管理信息化有助于提高人事档案信息查询的便利性。通过开展人事档案信息化建设，建立专门的人力资源信息管理系统，不需要用户专门安装专用的软件，通过浏览器就能使用人力资源信息系统功能，操作起来相对比较简单易行。不管档案管理人员在什么地点进行办公，都可以通过服务器以及web等连接起来，找出准确的人事档案数据和信息，突破了人事档案形成与查阅的时间与空间限制，改变了传统档案材料的生成、传递以及处理方式。通过人事档案查询系统还能够把人事档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，实现了人事档案信息共享与在线服务，提高了人事档案信息查询的便利性。二、人事档案管理信息化建设的策略1.注重基础设施建设，保障人事档案信息化建设在现阶段，要加大资金的投入力度，让档案管理事业的发展更好的与信息化建设相适应。人事档案管理人员对档案管理过程中的办公信息化状况进行认真的分析，积极优化其中的关键流程，加大投入力度。其中，物质的投入是重要的前提和基础。要有专业的摄像机、计算机以及打印机、扫描仪等，这些现代化的管理设备是必备的设施，当然还有灭火器、去湿器、湿度测试仪器、消毒杀虫设备等，这是提高人事档案资源信息化建设与开发利用的基础。此外，要加强人事档案管理信息化建设就要注重软件的兼容性。比如，在进行档案资料分类存储时，档案管理部门可利用信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等对管理软件进行编程，并对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应人事档案信息库中，从而提高软件的兼容性。2.强化系统控制，提高人事档案信息化建设的安全性要提高人事档案管理信息化建设成效，就要结合单位的实际工作进展状况，制定相应的规范化的操作流程，运用系统化的工作管理模式，规范人事档案管理的收集与整理工作，还包括信息的上传、传递等，这些行为要逐步规范化，从而形成科学化、标准化的人力资源管理模块，提高人事档案工作的水准，进而提升单位的综合管理水准。首先，在单位人事档案管理过程中，要对信息化系统的操作控制进行强化，这样才能提高电子人事档案信息的准确性，尽可能的减少信息差?e的出现。档案管理人员要结合人事档案管理工作实际，要求专业人员在信息化系统设计的时候制定相应的操作规范，包括人事档案管理系统操作的步骤与指令，提高系统的科学性。其次，要提高人事档案管理中系统的安全性，要设定相应的人员操作权限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期采用相应的软件来清理系统垃圾，为信息化建设提供良好的运营环境，避免未授权人员进入人力资源档案管理系统产生不良行为的发生。再次，重视计算机上机操作与管理，制定相应的制度，要求人事档案管理工作人员按照制度来进行档案信息的录入和整理，制定数据的备份方案等。3.顺应发展趋势，提高人事档案信息化成效纵观传统人事档案管理模式，由于个人的工作阅历在增加，档案信息也会逐步增多，纸质档案信息的重点性不突出。而在人事档案管理中进行信息化建设，传统纸质档案管理模式的局限性被打破，管理人员和查阅人员通过输入相应的关键词就能找到相应的检索信息，档案信息的重点性凸显出来，有利于实现其价值。要实现人力资源信息系统的有效应用，就要提高管理人员的综合素质，这是重要的基础和保障。在人事档案管理中的进行信息化建设的目的就是提高内部管理成效，根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。也就是说，平台化就是在人事档案管理过程中，要通过建立相应的人力资源信息系统逐步取消部门之间存在的障碍，建立协同化的信息共享平台。而智能化就是除了系统自动化的基本功能，还要实现对人事档案信息的分析、归纳与比较，进而能够做出决策，把所谓的“人”的因素体现到人力资源信息系统中。要顺应人事档案管理中信息化的发展趋势，就要注重设计的人性化，从原来以业务为中心的设计思想转化为以用户为中心。结合国际化的人力资源信息系统技术，方便使用和维护，融入知识管理理念，进而提高人事档案的管理成效。结论综上所述，随着信息时代的到来，人事档案管理工作开始面临着新的形势。人事档案管理信息化建设有助于简化档案整理程序，提高人事档案信息查询的便利性。在新时期，要注重基础设施建设，提高人事档案信息化建设的安全性，强化系统控制，顺应发展趋势，进而提高人事档案信息化成效。参考文献[1]张扬.信息时代对博物馆档案数字化管理工作的思考[J].城建档案.2017（02）[2]陈欣.人事档案数字化管理方向之思考[J].内蒙古科技与经济.2016（19）[3]王琴，董跃伟，余国辉，聂晶.高校纸质档案数字化成果利用探讨[J].兰台世界2016（35）.