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1新疆天华矿业有限责任公司设备（物资）、材料采购及出、入库管理办法（试行）第一章总则第一条为规范公司采购业务，提高采购物资质量，降低采购物资成本，理顺物资的使用与管理，保证公司生产经营的正常开展，特制订本办法。第二条本办法中所指“采购”，是指办公用品、办公设备、低值易耗品、生产所需物料、生产设备等公司生产经营需用的所有物资的采购活动。第三条本办法适用于本公司。第二章采购计划编制和申购第四条为防止出现因待料停工影响生产经营的情况，积极配合公司生产计划和资金周转，有效指导物资采购工作，各部门应在年度末按照具体设备、具体使用部位详细编制本部门下年度物资需求计划，列出常备易耗件库存下限，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，由部门负责人签字后报公司分管副总经理审核签字。之后由后勤保障部2汇总，根据年度末库存情况编制下年度采购计划，并填写《设备（物资）材料采购计划审批单》，由后勤保障部负责人审核签字后，报公司办公会议审批是否需要采购，之后开展询价定价等后续工作。第五条对于日常生产过程中所需的或临时应急需采购的物资，为确保物资采购的及时性，各部门须在每月20日前提交下月物资材料需求计划，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，并根据不同物资种类或不同的采购地点以及供货商的具体供货周期，提前做出计划，给后勤保障部采购预留较充裕的时间，以保证所需物资及时到货。各部门向后勤保障部所提交计划申请，必须由部门负责人或部门所指派的专职人员负责计划的申报，其他人员以任何形式所报计划视为无效。第六条若采购人员因客观原因未能按既定进度完成物资采购任务时，应及时向主管领导及使用部门通报情况，并说明原因和预定完成日期，以便使用部门可以及时采取相关对策。第七条后勤保障部接到使用部门以口头通知的紧急采购要求时，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到《设备（物资）材料计划申请表》后，按一般采购程序优先办理。第八条如果在已提交《设备（物资）材料计划申请表》后因各种原因需撤消时，使用部门须以书面方式告知后勤保障部，必要时应先口头告知。后勤保障部接获通知后，立即停止一切采购动作，未能及时停止采购时，应通知原申请使用部门并商议善后工作。第三章采购方式3第九条采购方式分为招投标采购、询价比价采购、零星采购。1．招标采购（含公开招标、邀请招标、议标），必须以预先询价为基础。重要设备且单次采购标的额在10万元人民币以上时，要通过公开招标的方式进行。2．询价比价采购（1）常用的物资、价值较大，但品种繁多，不宜招标的。（2）符合招标采购条件，但由于其它原因无法实施招标的。（3）对日常生产中因其品种繁多、数量巨大的，通过询价来确定若干家厂商进行采购，并在采购过程进行比较分析，对同种类、同规格、同质量的物资要以最低价者供应。3．零星采购（1）零星、小件物资采购由后勤保障部根据情况独立或集体研究，确定供应厂商。（2）单一厂商供应或紧缺物资无法招标的，若价值较大，由总经理或副总经理组织有关人员集体研究决定。4．无论以何种方式采购，后勤保障部必须根据使用部门的使用要求进行，对无法满足的应及时反馈，说明原因。第十条招投标采购方式，参照公司招投标相关规定进行。第十一条询价比价采购方式：1．询价文件的编制：根据《设备（物资）材料采购计划审批单》及相关技术要求进行编制。2．询价对象原则上控制在3家以上，将各供应商报价信息汇总4后报审计监察室接受监督。3．报价书的接收与管理：厂商的报价书应密封盖章后，在规定的时间内送达指定的地点，经各相关部门会议研究确定供应商。第十二条设备、物资采购纪律：1．物资采购应遵循公开、公正、公平的原则，严禁暗箱操作。2．采购过程中，严禁任何人收受厂商的贿赂。3．采购人员不得在亲属开办的商店采购物资。4．保守采购信息秘密的职责，在采购过程中不得将一个厂商的价格泄漏给另一个厂商，（但在询价采购过程，为了统筹物资的采购，对合格供应厂商少数价格压降到最低报价的情况除外）；不得将招投标标底预先向供应厂商泄露；不得将一个厂商的技术、工艺秘密，生产成本及其他商业秘密互相泄露；不得将评标委员会的成员名单泄露给投标单位。第四章询价与定价第十三条由公司分管后勤的副总经理组织后勤保障部及相关部门根据经公司办公会议审批后的《设备（物资）材料采购计划审批单》要求，开展多方询价，在询价过程中各询价部门或询价人员严禁将厂商的报价信息进行相互沟通。选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序来选择。比价、议价过程由审计监察室负责监督。第十四条凡属合约定点采购项目，后勤保障部根据合约价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。5第十五条议价时应综合考虑价格、品质、交货期限、售后服务等因素。第十六条询价完成后，由公司分管后勤的副总经理组织相关部门和相关技术人员共同召开会议，会议将各候选供应商（原则上在三家以上，确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受此限制）的投标书或报价书进行现场拆封，并根据设备（物资）材料的品种、性能指标、报价、运输及付款方式等情况进行比价、议价，出具书面的询价和议价结果（必要时附上书面说明），提出采购意见后，由公司分管后勤的副总经理审核，报公司总经理及董事长审批。第十七条采购计划及价格审定后，零星采购的后勤保障部应及时安排采购。需要签订合同的，后勤保障部与供应商洽谈购买合同，合同文本内容须经相关部门审议后，报公司分管副总经理、总经理及董事长审核。最后由采购员实施采购程序，采购员主要负责供货进度、提货等事宜，不参与任何询价、定价及确定厂家之事宜。第五章采购、验收与付款第十八条采购人员根据合同约定，应立即向供应商订购所需物资，并以电话或传真形式确认交货期。零星物资采购，单件价值3000元以上或批量价值在20000元以内，由采购人员将询价结果报部门领导，经审计监察部门、分管领导审批同意后方可购买。20000元以上需签定买卖合同。第十九条后勤保障部按合同约定的相关条款，及时催促供货方按时发货。采购的设备(物资)材料到货后，后勤保障部立即通知设6备(物资)材料验收小组成员（采购、库管、审计监察、财务、使用方）及时验货，对所到的设备（物资）材料由使用方负责卸货。对一时无法验收的货物先对到货数量进行接收后及时卸货，填写《到货数量接收单》。并根据合同约定或采购计划审批单及供货方的供货清单或发票，对到货的设备（物资）材料的供货厂商、品种、名称、质量、数量、规格型号、单价、外观及有无损毁等情况进行验收，确认相符后由库房库管员填写《设备(物资)到货验收单》，并经验收小组成员签字确认。与合同约定或采购计划单及供货方的供货清单不符的、质量经检测与合同约定标准不符的可拒绝接收或将货退回供应方。第二十条对到货的设备(物资)的品种、质量、数量、规格与合同不符的，后勤保障部应及时告知供货方，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。第二十一条验收完毕后，库房库管员根据由验收小组成员签字的到货验收单、供货清单或发票，填写入库单办理移交入库手续。采购人员持入库单、采购计划审批单及有关发票或收据到财务资产部报账或办理付款事宜。第二十二条在落实采购计划过程中，若遇到市场变化或其他原因等，后勤保障部应与使用部门及时取得联系，说明原因，征得公司分管领导同意后再行购买。第二十三条后勤保障部在采购过程中若碰到节假日或其他原因使得无法按规定日期到货，应及时通知使用部门，并说明原因。第二十四条对有规定生产厂家的材料，应按规定厂家采购，若有原因而无法按规定厂家采购的，后勤保障部应向使用部门说明，7并提出合理的厂商代替。第二十五条结算付款1．单批购买金额在2000元（含）以上的，必须通过转账结算。2.单批购买金额在2000元以下的小规模不确定物资的购买，尽量通过转账结算。如无法实现，可以视情况采取由采购人员先付现金结算再报销的方式。3.采购人员可以向财务资产部申请3000元以下额度的备用金，用于突发性的零星物资购买（但须报请公司总经理或董事长批准）。第六章设备、物资的运输第二十六条后勤保障部在采购过程中要充分考虑到采购设备、物资的运输问题，根据具体情况采取自行组织运输或由物流公司运输等多种运输方式。第二十七条对于签订合同的物资，要在合同中明确该设备、物资的运输责任：包括由谁负责运输，采取何种方式运输，到达地点时间，费用负担等，由公司负责运输的物资，应根据物资的体积，重量等合理组织车辆运输。由公司承担运费的，应将运费控制在合理范围内，不得高出正常水平。对于大额、大件物资，还应同时签订运输合同。第二十八条任何设备、物资的运输均要考虑到运输安全，运输车辆不得超载，对超出车厢高度、宽度的物资应捆扎好。严禁危险物资与普通物资混合装载。8第七章设备、物资发票（票据）管理第二十九条按照公司及财务资产部要求取得符合规定的发票。第三十条签订合同的采购结算应附以下票据：发票、供货清单、到货验收单、入库单。所有单据齐全后出具结算单，供货方根据结算单开具发票。第三十一条支付运费应附以下票据：结算单、运费发票、到货验收单或磅单。第三十二条零星采购物资的报账，采购员应提供计划审批单、到货验收单、入库单、发票，所有单据齐全后方可报账。第八章出入库管理第三十三条库房库管员根据设备（物资）验收小组成员签字后的《设备(物资)到货验收单》及采购计划单、供货清单等验收资料办理设备（物资）材料的入库手续，填写入库单。第三十四条库房库管员根据设备(物资)的属性、种类的不同，分门别类填写入库单，不得混填。第三十五条入库单的填写内容包括：入库日期、供货厂商（品牌）、设备(物资)名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。填写内容要齐全、字迹清晰工整，不得涂改。有涂改或填写错误需作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持在原本上。9第三十六条入库单必须由库管员、采购员共同签字后方可生效，并由库管员根据入库单，按设备(物资)的使用部门、属性及种类，分门别类记入账本，并输入电脑备份。第三十七条入库登记完成后，库管员应根据本次货物验收单和采购计划单认真进行对比，核对本次计划未购回的设备（物资）项目，以备下次计划参考使用。第三十八条库存设备（物资）的出库坚持“先进先出”的原则进行发放。第三十九条根据劳动保护用品发放标准，劳动保护用品的领用实行统一审批制度，库房库管员要建立健全并做好个人劳动保护用品台帐。第四十条库存设备（物资）如五金杂品、电器仪表、专用材料、工程物资（燃料、钢材等）、备品备件、行政物资、耗材等物资的日常领用，必须由各部门或班组指定的领料员负责领料，有库存的由库管员开具出库单，领料员、库管员签字方可出库。如无库存物资（品）时，由库管员负责填写《设备（物资）材料采购计划审批单》报至后勤保障部，以便及时组织采购。对于外协单位需购买我方库存物资时，由外协单位提交书面申请单，由相关业务对口主管部门负责人签字审核，报分管领导签批后，由库管员根据签批后的申请单办理出库手续，费用计算按照公司相关计费标准计算。第四十一条出库单的填写内容包括：出库日期、使用部门、设备(物资)名称、规格型号、数量、单价、金额、用途等。填写应内容齐全、字迹清晰工整，不得涂改。如有涂改或填写错误必须作废，10该作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持在原本上。第四十二条出库单必须由库管员、领料员签字后生效。库管员每天根据出库单库管联对出库设备（物资）材料的出库情况及时另行登记入账，并输入电脑备份，并做好设备（物资）材料领用人记录台账。第四十三条库管员应熟悉掌握存货出入库管理软件，库房所有的设备（物资）分类输入管理软件中，对设备（物资）按使用性质分项编码，每一种材料都有唯一的编码，库管员在进行出入库登记时，只需录入编码，该材料的库存情况就可立即显示。为了方便存取，设备（物资）只需按类别编码顺序摆放在货架上，存货出入库管理软件将直接显示材