设备材料管理办法

陕西建工集团设备安装工程有限公司第八分公司设备材料管理办法（试行）为进一步规范分公司设备材料管理工作流程，加强物资采购的监督管理，完善过程控制及约束机制，确保分公司各项物资按时按质按量供应，有效控制各项成本支出，特制定本办法。一、总则1、分公司所属单位的工程施工材料、工程施工用设备（工具）统一实行集中采购、集中管理的原则。2、分公司设备材料管理中心是分公司设备、材料的管理职能主管机构；项目服务中心是分公司设备、材料采购、保管、发放等执行职能的服务性机构。3、工程管理科负责工程施工材料、工程施工用设备（工具）计划审定和计划实施的监督管理。4、工程管理科根据相应指标对各单位实施监督、考核。二、适用范围工程施工材料、工程施工用设备（工具）属集中采购和管理的范围。三、办理程序1、计划编制1.1项目经理部专业工长根据图纸编制施工预算、设备材料需用计划，并提出相应的技术、质量要求，项目材料员负责汇编“物资需用（采购）量计划表”B1011-01，经过项目经理批准后报送分公司设备材料管理中心。1.2设备材料管理中心根据各单位的申请计划进行核定汇总，结合库存、内部调配情况编制物资采购计划表并报主管经理审批。2、采购控制2.1经批准的采购计划分别由设备材料管理中心牵头、项目服务中心配合做好市场调研、信息收集、价格制定、供应商考察确认等事宜，并由项目服务中心填写物资价格调查表B1011-02，以便进行公开招标或议标。2.2招（议）标规定2.2.1采购批量价值在5万元以下的物资时，由设备材料管理中心通过对比价格、对比付款或其他约定条件选择供应商，但会签不得少于5人，且项目经理和设备材料管理中心主任必须参与，会签记录采用物资招、评（议）标情况及选定表B1011-03，记录表中必须注明中标单价及中标总价，该记录应予以保留。2.2.2采购批量价值在5万元以上的物资，必须通过公开招标的方式选择供应商，参加投标的供应商原则上不得少于3家，经过分公司招标管理领导小组评标后，选定供应商及物资价格或推荐不少于3家供应商参加公司物资招标，评标成员均应在物资招、评（议）标情况及选定表B1011-03填写意见并签字，该记录应予以保留。2.2.3对于业主（建设单位）指定的供应商，原则上同样实行招标或议标确定采购价格，确因特殊情况，可由项目经理和设备材料管理中心主任共同确认，并填写物资招、评（议）标情况及选定表B1011-03，报分公司招标管理领导小组会签后，由项目经理部签订采购合同。2.3采购合同的管理2.3.1采购合同签订前须经分公司经理或主管经理审批，同意后由项目经理部与确定的供应商签订物资购销合同。2.3.2物资采购合同、格式，物资购销合同管理，供应商管理等需参照公司物资采购过程控制程序相关要求及分公司规定执行；2.4采购2.4.1项目服务中心根据已签约的合同实施设备材料、办公设施的采购；2.4.2采购人员在采购过程中，根据合同约定的条件，对供货商实施必要的监督，一旦发现其有违反合同约定条件情况，应及时向主管经理或经理汇报；2.4.3项目服务中心监办实施完成采购合同后，应建立并及时记录“物资采购合同台账”，将合同归档留存。3、验收与发放经设备材料管理中心、项目经理部验收合格的工程施工材料、工程施工用设备（工具）等由项目服务中心集中管理、建账，各单位按相应程序办理登记、领用或使用，对不是一次性消耗的设备（工具）由设备材料管理中心建立固定资产台账或由项目服务中心建立实物台账。四、实施中注意事项1、计划需注明名称、规格型号、单位、数量、质量要求、品牌和批量用料的时间等，且由科室负责人（项目经理）审核签字。2、项目经理部、设备材料管理中心（办公室）、项目服务中心原则上可以推荐1家供应商参与投标。五、相关文件QB/SAN1011-2010物资采购过程控制程序六、纪录B1011-01物资需用（采购）量计划表B1011-02物资价格调查表B1011-03物资招、评（议）标情况及选定（推荐）表七、本办法由分公司企业发展委员会负责解释。八、本办法自二0一一年六月一日起开始执行。陕西建工集团设备安装工程有限公司物资需用（采购）量计划表B1011-01名称规格型号单位数量主管：制表：年月日陕西建工集团设备安装工程有限公司物资价格调查表B1011-02工程项目名称：日期：年月日物资名称规格型号单位数量供应商名称供应商名称供应商名称供应商名称供应商名称单价合价单价合价单价合价单价合价单价合价备注陕西建工集团设备安装工程有限公司物资招、评（议）标情况及选定（推荐）表B1011-02工程项目名称物资类型参加投标单位及报价项目中标预算（或业主认价）中标或推荐单位总价总价总价招标情况陈述参加人员签名及意见项目部意见主管经理意见经理意见