请款管理办法

请款管理办法1.1目的：为使本公司请款作业之有效、正常、合理的运作，特制订本办法。1.2适用范围：本办法适用于本公司各项费用结报请款、预付借款作业。1.3名词解释：1.3.1外来凭证：系指向本公司以外之人所取得，足以证明会计事项之发生与经过之各种单据、文件、收据、厂商送货单、缴款通知单等相关证明文件。1.3.2内部凭证：系指经本公司权责主管核准后自行制存者。(1)费用发生之前事先核准凭证（例如签呈、请购及采购单等）。2.1请款及报销作业均须检附「请款/报销单」及相关凭证，相关凭证如附件1(请款单据一览表)所示。2.2现金支付限制：各项费用之请款，除报支费用及申请预借款项，或按国家规定与个人发生交易项，得以现金支付外，其它各项费用之请款，均不得申请现金付款。2.3开票禁背原则：2.3.1即期票一律由开票单位盖“禁止背书转让”之作业。2.3.2非即期票若无特别声明，出纳开立支票时，一律于支票上盖“禁止背书转让”字样；若不于支票上盖“禁止背书转让”之作业，相关作业规定如下：(1)由请款（采购）单位于单据上注明不盖“禁止背书转让”。(2)会计于凭证上注明不盖“禁止背书转让”。2.4请款作业流程如下：请款单位(请款单据)稽核室权责主管会计出纳请款单位2.5请款时请款单位须将请款凭证排列整齐依序粘贴于「请款/报销单」上，先会1．总则(2)证明事实发生之凭证（例如：出差请示/旅费报销单等）。1.4制、修、废：本规章之制、修、废须经标准化委员会审议通过，经总经理核准后实施。1.5管理权责：1.5.1本办法制、修、废之责任单位：财务部。1.5.2本办法编号、送审：总经理室。1.5.3本办法登记、分发：总经理室。2．请款作业稽核单位审核是否符合规章规定及单据之有效性，审核无误后呈权责主管核准。财务单位接到经核准之请款单据后，需对单据作再次复核，确认无误后，建立「付款凭证」并输入计算机后呈核。2.5.1请款单据如不符合规定时，稽核单位应连同请款数据退回请款单位，请款单位处理时限以五天内完成为原则，如超过五天应注明原因。2.5.2财务单位对于非采购系统之请款案件(例如交际费、广告费…等)，应确认该厂商之数据是否已键入计算机，如未键入，应予补建厂商基本资料(统一编号、厂商名称、地址)，以利该款项得以纳入出纳系统。2.6为确认已付款并避免重复付款,出纳应于开票后在发票、收据等内部凭证上加盖付讫章，单据经送回财务单位后，财务单位应予检查，如发现漏盖时，应送出纳处查明后补盖；如为转账凭证(先以内部凭证「付款凭证」付款后,取得外来凭证之冲账凭证，例如：预付款项于付款后，取得单据之冲账作业)，由会计在发票、收据等外来凭证及转账凭证上盖付讫章。2.8.1差旅费：员工出差原则上按先自行垫付，后现金结报；但必要时可预借支，后冲账（依「出差管理办法」）。借款必须于当月予以结清；否则从当月工资中扣除所借款项。差旅费报销时，除检附费用外部凭证外，需一并检附「出差/请示旅费报支单」。2.8.2交际费：凡因公宴客，招待来宾之费用，应依「交际费管理办法」申请，但必要时也可先行预支，然后报销或冲账。交际费报销时，除检附费用外部凭证外，需一并检附交际费用申请单。2.8.3误餐费：限用于因公出差、加班、加点等误餐之报销。2.7业务类支出原则上每月安排两次付款，分别于每月15日及30日，如需紧急付款应在单据上注明。非业务类付款于每周五（清算借款手续不在此限）。2.8常规费用报支规定：3.1适用范围：3.1.1因契约约定或采购时必须预先缴纳款项者。3.1.2因需先行缴纳款项始能取得单据者。3.1.3因零星、紧急小额开支需预付款项者。3.1.4交际费及出差旅费因业务特殊情形需预借款项者。3.1.5其他特殊情形经签呈核准者。3.3预付款核准权限，依「权责划分手册」办理。3.4预付借款报销：3.4.1检附票据报销者：需于预支后10日内取得统一发票或收据，粘贴于「请款/报销单」上，呈主管签核后连同余额交财务部冲账。3.4.2属在薪资中扣除者，在借款的下个月薪资中扣回。3.5报销异常状况之处理原则：3.5.1财务单位配合每月结帐对于逾期尚未报销者，由财务单位填具「预付款项逾期未报销通知单」通知该部门经(副)理级主管责成申请人于三日内办理报销或申请延期，如经通知仍未办理报销或申请延期，财务单位得依「员工奖惩管理办法」2.8.4之(6)签报权责主管予以申诫处分。3.5.2预付款项报销方式不得以单据先行申请付款再办理缴还预付款。2.8.4事务文具：凡各部门所用之事务文具用品、影印费用及资料装订等费用，统一由行政部总务课报销，各部门有急需相应用品时，请先洽行政部总务课办理。2.8.5培训费：参加外界之讲习培训之报名缴费，按公司制度统一在财务部预借报销。2.8.6工具零件：凡各单位急需之工具、零件、物料，且无法透过采购单位而拟自行购置者，经权责主管核准后，始可购置，事后需补送采购单位签注后，方可连同单据报销。2.8.7邮电费：包括邮费、快递费、电话费等之支付，应统一由总务课报销。2.8.8水电费：包括水费及电费等之支付，应统一由总务课报销。2.8.9修理修缮费：因公司非生产设备类修理修缮发生费用由总务课负责报销。2.8.10交通费：每月定期油单费用应统由车队申请，不得以预借款报销。2.8.11书报杂志：各公司之报章杂志应由总务课提出检讨，统一订阅或购置，各单位不可自行报销，如有特殊需求，应项目签准后送总务课办理。3．预付借款作业3.2申请预付借款时，须填具「请款/报销单」并检附相关证明资料，呈权责主管核准后，送财务单位办理相关付款作业。预借交际费及出差旅费时，除填写「请款/报销单」外，仍需检附经核准的「交际费用申请单」影本或出差请示/旅费报销单影本。请款单据一览表请款别适用范围所需单据及装订顺序工程款1发票2请款及采购单、工程合同3工程劳务验收单劳务款1请购及采购单或签呈2临时工资表3考勤表薪资款1薪资总表2薪资项目说明附表预付款项非以发票、收据等外部凭证请款者皆属之相关证明文件(签呈、请购及采购单、缴款通知书、水费、电费、税款、利息、捐赠款…等)差旅费1发票、车票票根或证明文件、收据2出差请示/旅费报销单水费1发票。2水费分摊明细表。电费1发票。2电费分摊明细表。维修费1发票2请购及采购单、签呈3厂商交货凭证、维修费用分摊表等邮电费1发票或有关收据2签呈3邮电费用分摊表。广告费广告样本发票或收据核准文件合同交际费发票或收据、交际费用申请单运费1发票。2托运单、送货数据有关数据文件。福利费相关证明文件训练费1发票或收据2签呈、教育训练申请单。