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制作PPT汇报文件的主要技巧201010月广东广州PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通语言沟通多媒体沟通1制作PPT汇报文件的一般步骤绘制PPT（如何展示最生动明确中心思想？最吸引人？）（要展示什么？要达到什么样的目的？）梳理结构，建立论证（先展示什么，后展示什么？）2第一步：明确中心思想3传达的中心思想应符合一定标准具体的，而不是笼统的统领的，而不是局部的具有冲击力的，而不是平淡的以事实和科学分析为基础的，而不是“拍脑袋”的4第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思PPT的好工具5组织PPT汇报内容的结构并列式适用条件：•汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块•中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述串行式适用条件：•只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点•汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）6•...选择合适的切入点从问题入手从解决方案入手从理论入手•...•...•...从成功案例/同行业其他成功经验入手……•...7领导：45人中层领导：404人项目组：169人普通员工：811人共调查：1429人第三步：绘制PPT本页标题LOGO调查问卷显示，×&^％#％&￥#（×&％￥#@！@％86%的被调查者×％&#￥88%的被调查者认为&×^％￥#@％#￥％^&×！@领导：45人中层领导：404人项目组：169人^％#￥#@×（@普通员工：811人共调查：1429人89%的被调查者认58%的被调查者《》：”）&^#￥认为&^％￥#@》？：&^×％（&^&^￥—＋内容素材（如图表、文本、标注）说明：项目组分析其他说明888PPT的一般绘制方法IV.修改润色III.选择并绘制素材II.拟好标题I.确定模板确定汇报文件的风格•背景•LOGO根据切割的“豆腐块”选择合适的素材，进，撰写每页PPT的题目行绘制和构图•正文•图表对PPT中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最•页码•……•目录页•……•文本•动画佳的表现效果•……9I.母版和模板的使用技巧通常，在每页PPT的母版中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。10如何创建自己设计的模板…（1）选择已有的PPT文件（2）在“文件”菜单中选择“另存为”（3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为演示文档设计模板11你将得到…下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test模板），方法如下：•在“文件”菜单中选择“新建”•在弹出的对话框中选择模板的名称12如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”幻灯片母版视图13项如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案•在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项•在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案，可选标准式或自定义式选择“全部应用”，则改变所有PPT的配色；选择“应用”，则改变当前PPT的配色14如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式•增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等•修改模板中文本框的字体、字号等15你将得到…当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态，方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项16II.拟写标题的主要技巧目录页常用标题：•目录•主要议题•汇报内容正文标题的要求：阐述当页PPT的中心论点（简明、具体）起承转合，连缀成文示例汇报内容2003年&×（）回顾2003年&×（））％的发展过程2003年&×^#￥％的重要意义我们的工作我们的成果我们的团队217III.•绘制PPT的主要技巧绘制PPT的主要素材1图表2文字3组合&×#￥％（^&&（×Thetitleslideoftendiffersslightlyfromtheotherslidesinapresentationintermsoffontsize,locationofthetitleslideelements,andsoon.^（×^^&××（45*918图表的作用•迅速传达信息•直接专注重点•更明确地显示其相互关系•使信息的表达鲜明生动19成功的图表都具备以下几项关键要素图表与每张图表都传达一个明销售额正稳步上升标题相辅相成确的信息2000年销售额百万美元500400300200清晰易读格式简单少而精1000明了并且前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月20示例：预测流程需要改进10亿美元3.02.82.62.42.22.01.81.61.41.21.01991年预测法1992实际情况1993199419911992199319941995199619971998199921如何设计成功的图表¶数据类图表¶概念类图表22数据类图表类型数据类图表数值?销售额(-$000)陈述信息内容文字内容文字内容文字内容文字内容东部$1.2中部5.7西部12.3总计$19.2表格柱形图饼形图线形图条形图散点图23制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型241、分析图表并确定要表达的信息数据信息比较图表类型1993年-1998年销售额1993年1994年1995年1996年1997年1998年4,2444,3686,2916,9898,4129,213信息销售额在1993年至1998年间增长迅猛252、确定比较类型数据信息比较图表类型成分排序关联性频率分布时间序列26成分排序五种基本比较类型比较类型各个部分占整体百分比的大小不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）举例5月份，甲产品占销售总量的最大份额5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列频率分布关联性一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）在渐进数列中的数量分布两种可变因素之间的关系销量自1月份以来稳步上升5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系273、选择图表类型数据信息比较图表类型饼形图条形图线形图柱形图散点图28通过不同的图表表达特定的比较比较类型成分排序时间序列频率分布关联性饼形图条形图图表类柱形图型线形图散点图29初步制作图表可以遵循标准的格式陈述对所列数据的理解对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多甲产品的市场需求标签(Sticker)对图表内容进行评述(随选项)百万元1416零售商批发商图例(Legend)阴影部份进介绍图表的主题109*67行说明(随选项)644对图表中的某一元素进行评述33199361994519958199691997资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以*资料来源:1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质甲公司；调研公司用来作为参考30如何设计成功的图表¶数据类图表¶概念类图表31概念类图表类型非数据类图表人员?地点?时间?陈述信息内容文字内容文字内容文字内容文字内容组织架构地图ABC时间1月12月Gantt文字内容方式?流程图概念矩阵图321234根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括•系统组合的不断老化•业务变化不断加速•技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该•以明确的目标作为推动力•从员工中不断获得动力•建立以业绩和客户为核心的组织架构•通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合•以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1)初次接触2)项目启动3)制定解决方案4)提出建议5)实施改革33影响企业发展的作用力系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化业务变化不断加速公司以目标为推力的管理技术机会业务变化不断加速层出不穷34HPO高绩效组织（HPO）目的人员开放的沟通明确的目的团队结构核心流程沟通团队富有活力的员工以业绩以客户为为驱动中心的组的流程织架构35培训方案行业经验重要技能的介绍强化培训简单介绍，温故知新行业介绍职能经验36项目的五个阶段V.实施改革IV.提出III.制定解建议II.项目决方案I.初次接触启动5.实施改革1.初次接触I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革4.提出建议2.项目启动3.制定解决方案37常用的绘图工具PPT软件的绘图工具栏在“工具”菜单中选择“自定义”选项，在弹出的对话框里选中“绘图”工具4.提出建议绘图工具栏388图片/动画库Lists–horizontal(variations)12Heading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•Details34Heading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsHeading•DetailsModuleundVariations_E不断积累和丰富自己的图片库，可以提高工作效率，并使绘制的PPT更加专业，达到事半功倍的效果391.•2.•3.•4.•5.•6.••文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文本框CTE021224BJ(GB)集团公司领导应关注的其它几个问题问题集团公司领导应关注集团层面各专业部门的举措(如营维合一)，鼓励相关部门利用BPR作为有效平台和手段真正贯彻落实下去，并在实战中深化与细化原因/解释集团公司各专业部门下达的各种文件及推动的举措如在描述上不清晰，因此可能造成互相之间似乎冲突或与BPR似乎冲突(尽管实际上并不冲突），由此可能会给本地网带来疑惑，也可能给未来的集团包括BPR在内的重大举措的全面推广造成问题，各部门需要强化协调，并集团公司领导应继续鼓励各二级部门投入充分的人员及时间，以对―承包‖本地网进行有力的指导和协调为本地网BPR实施，集团公司应努力创造外围环境(如一次性政策等)，并对此加以明确考虑将实施验收时间做适当的推迟本地网BPR的IT支撑与集团ITSP接口需明确的指导由于激烈的市场竞争，浙江、广东省对解决针对商客与公客的营销策划、流程与手段的呼声较高，集团应通过启动营销再造全面推进商客与公客的营销能力的提高，进一步增强核心竞争力尽可能在增强操作性上下功夫，而不仅依赖于―红头文件‖本地网得到集团公司所承包的职能部门支持的程度有差异，如大客户部投入资源很大，但一些本地网得到支持却不足集团公司对苏州、昆明薪酬政策支持得到很好效果实施的验收时间比较紧，可能造成走过场或操之过急的风险本地网在BPR项目同时会考虑参照苏州、昆明经验开展一些短平快项目，但需和集团ITSP接口在BPR中在组织架构和岗位设置上新设公客与商客部，但本地网缺乏相应的以市场细分为前提的有效的营销杠杆、手段与流程一些省公司领导认为公客、商客营销提升是明年获取好的业绩的重要保障，显示出较急迫的心情文字要少而精；逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述8240技巧2：添加备注运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观技巧1：如何使对象发生旋转？技巧4：如何添加备注技巧4：如何使几个图形对齐？技巧5：？技巧3：如何把多个元素组合成1个整体？如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中41系统组合不断老化TEUPDN按技巧1：如何使对象发生旋转？用途在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定示例影响企业发展的作用力中国青年卡的市场挑战角度倾斜技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化业务变化不断加速公司技术机会层出不穷以目标为推力的管理中国青年卡的关键在于定位和