采购部工作规范

采购部工作规范一、供应商管理1、采购部应根据公司产品技术标准，建立公司产品配件材料的合格供应商库，并收集整理品质异常单，做好供应商供应情况统计。2、建立供应商管理办法，定期对供应商的货品质量、费用、供货时间等进行比较分析，淘汰不良供应商。对于供货多次或严重不合格、到货时间严重滞后的，或技术部、生产部提出合理更换意见建议的供应商，应进行更换。3、考查供应商时，应重点考查供应商的生产能力、技术水平、资金与人员状况，同时收集供应商的营业执照、账户、负责人、业务联系人等信息。4、应要求供应商按公司产品技术标准进行生产打样，协同技术部对样品进行测试检验，以判定其是否具有相应的生产能力。必要时可邀请技术部人员同行，至供应商生产现场考察，进行技术检验与指导。5、选择确定供应商时，应综合供应商的技术水平、产品报价、物流成本、结算方式等，取样品质量较高的1~3家作为供应商，进入供应商库备选。6、对于新选择的供应商，其产品样品应经过公司试用，试用合格可用后方可确定进入公司供应商库。二、采购合同1、应与选定的供应商签订长期采购合同，合同中应明确采购供应范围、结款方式（一般为月结）、质量/技术标准（必须为合格品）、货品材料附件内容（如合格证、铭牌等）、延期或不合格品的处理方式，并约定合理的发货期限。2、实际采购时应签订单次采购合同，合同中应明确采购内容（材料名称、型号、数量、单价、总价等）、约定付款方式、发/到货时间、物流方式等。如有长期采购合同且约定结款方式的，单次采购应以长期采购合同约定的结款方式为准。3、采购合同可采用传真或扫描等方式进行签订，采购部应做好保存及登记。4、供应商应提供发票（17%税率的增值税专用发票）和送（发）货清单，如无清单则以公司实际收货数量为准进行款项结算。三、采购1、采购部负责公司产品生产过程中、以及售后安装维修中所需的所有配件材料的采购和生产工具的采购与维修。2、非常规材料配件的采购。根据《生产任务单》以及技术部提供的图纸、配置清单汇总，整理出需购量并选择供应商直接采购，应在确保质量与公司生产周期的前提下选择合格供应商。3、常规材料配件的采购。由仓库在确保安全库存的前提下，根据库存量和领用情况，填写采购申请并提交电子版采购清单，采购部收到申请单后选择供应商进行采购。4、特殊非常规材料配件的采购。生产或技术部因公司产品生产或安装中因客户要求而需用的特殊非常规材料配件，如有指定品牌或厂商的，按客户指定购买。如客户无指定，则根据要求的技术标准选择合格供应商。5、其他急用且低价、小型零配件材料的采购。在公司产品售后安装调试维修过程中，现场急需使用的情况，采购部可在技术部同意后审核（或确定）购买价格的合理范围，由申请人就地采购并保留相应的票据，交仓库办理入库与领用手续。6、生产、维修工具的采购与维修。根据生产部/售后部的工具采购（更换）、维修申请，进行采购与维修。若已经过多次维修的、维修费用较高的，应反馈给生产部/售后部，由生产部/售后部申请更换。7、采购工作完成后，采购部应及时通知生产部、仓库具体的到货时间与数量，同时做好发货催货与物流跟踪工作。原则上所有材料配件采购后需经仓库入库后方可领用。四、品质异常件处理1、采购部应与技术部确定采购的材料配件的技术标准与可接受标准，达不到技术标准的均视为品质异常件，由质检将填写完全的《品质异常处理单》交采购部进行处理。2、未达到技术标准但可接受的，由采购部与供应商联系，了解达不到技术标准的原因，供应商的生产能力是否发生变化，是否存在降低生产标准的情况，质量能否改进，并协商不达标件的折扣与处理方式等。3、未达可接受标准的，由采购部与供应商联系退货事宜，了解不达标的原因，供应商是否存在主观故意现象。4、对于未达可接受标准但技术部确定为特采使用的，仍需联系供应商，并就品质异常件的折扣、以及使用后产生的后续费用进行协商。5、品质异常件多次出现，则取消与该供应商的合作，重新寻找供应商。若因物流原因造成质量缺陷的，应及时联系供应商，协商解决办法，并提醒对方采取更妥善的物流及包裹方式。五、货款结算1、公司材料配件采购过程中所产生的采购费用，均由采购部进行处理（报销、付款申请）。2、根据公司财务管理规定，每月25日为公司内部货款结算日，将每月30日进行付款。3、采购部应保存好采购过程中的各种单据，收集整理仓库的出入库单，并统计当月采购量与预计付款金额。4、采购部应在每月25日前向财务部提供采购合同、增值税专用发票、送（发）货清单、入库单。在25日材料票据不齐全的，货款延到下月结算。表格样式：年采购供应商资料序号产品类型供应商名称单位地址联系人电话传真开户行账号结算方式营业执照号码12月应付款明细序号单位名称总金额发票号码开票日期发票金额预计付款时间账号开户行备注12材料采购到货跟踪表序号项目订单号下单日期名称规格数量单位单价金额交期备注实际到货时间付款方式12