财务管理制度-XXXX年

克莱德物料输送技术（北京）有限公司财务管理制度（2011年3月）特殊说明：本管理制度为《员工手册》的有效附件本制度所涉及的表格在公司服务器上指定位置可以找到电子版一、差旅费管理制度1、公司总经理实行出差费用实报实销制2、其他人员全部实行出差费用包干制根据不同的部门，不同级别，制定相应的定额标准，该定额中包含住宿费、当地交通费及出差伙食费，出差人员在规定定额内凭据报销，超过规定定额部分自理。包干费说明:-各部门总监，包干定额每人每天600元；-除销售部之外的部门出差人员，包干定额出差天数在两天以内，每人每天350元；出差天数超过两天的，每人每天300元；-销售部出差人员，包干定额每人每天400元；-出差通讯费，不分部门标准均为每人每天15元，公司将根据员工出差的实际天数调整当月的手机费用报销额度；-现场调试人员（办公室人员）的补贴每人每天50元。3、报销单据要求（1）餐费发票根据出差天数计算，标准为每天100元，报销餐费、食品类票据请不要超过此项标准。（2）住宿发票要求填写明细，或有酒店的明细单，与公司总经理，英方派来的工作人员一起出差的更要写明明细，分清费用，避免在报销时产生误解。（3）与英方派来的工作人员一起出差的，英方人员与我方人员报销标准相同，但是英方人员是实报实销，因此为其报销费用时，请单独填列报销单据，并且要分清费用。（4）不足抵账的发票，放在报销单据杂费中的只能是办公用品和劳保用品的发票；如有用汽油费发票抵账的，请填列在交通工具一栏中；如有用出租车票抵账的，车票时间不得超过报销当月前后共三个月的时段；火车票及长途汽车票一律不得用来抵账。-报销单据中的宴请票据必须有经公司财务总监批准的“宴请/礼品批准表”，该表中各项要求填列清晰；礼品由公司行政部统一采购，公司其他人员不得私自采购，除行政部人员外公司其他人员报销单据中的礼品票据一律不得报销。关于礼品制度请参照《员工手册》相应条款。-所有的报销发票（除手撕票外）必须填写公司全称，即“克莱德物料输送技术（北京）有限公司”，如报销单据中有公司名称不全的发票一律不得报销。（5）因出差费用包干制中包括餐费部分，因此员工在出差时有宴请客户的，在本次报销时要扣除相应的餐费费用，宴请一次扣除50元。（6）为了方便公司进行统一的管理，员工出差必须填写出差申请单，申请单经部门主管领导签字后交至前台，前台根据出差申请单预定火车票或机票；若员工出差不须订票的或是开自己车辆出差的也要填写出差申请单，如果无出差申请单的，其此次出差费用财务部一律不予报销。（7）除总经理外的所有员工，国内差旅一律乘坐火车。火车补助不变。如需乘坐飞机，必须填写书面申请，获得财务总监的批准方可。-如果必须乘坐飞机出行，所有从北京出发的航班机票，应尽量安排在非黄金时段出行，票价折扣一律不准超过6折。所有从外地返回的航班机票，折扣一律不准超过8折。全价票是绝对不被允许的。-凡乘坐飞机出行，回来报销时必须附上相应的登机牌（或者是复印件）作为乘机证明。（8）如无特殊原因,公司不提倡使用公司所租车辆出长途；若有特殊情况需要使用公司所租汽车出长途时,需提前得到公司人事行政总监的批准，且报销时要扣除出差费用包干中的车辆包干，一天扣除50元。（9）公司订购飞机票一律由公司前台或行政部进行，公司员工不得自行预订飞机票，如果周末需要订购飞机票，请电话联系行政部任何员工，他们将为您订购，若自行订购飞机票财务部将不予报销（火车票可自行订购）。（10）依据节约的原则,公司要求员工出差以火车作为主要交通工具，公司对于出差人员火车单程旅程在8小时以上的,将按100元/单程的标准给予出差人员交通补贴，交通补贴随当月工资发放。（11）出差人员可根据出差时间长短以及业务性质，申请适当金额的临时备用金。申请临时备用金时，需填写临时备用金申请表，经各部门总监及财务总监共同批准后，交到财务部门执行。（12）公司考虑到现场调试人员工作比较辛苦，给予50元/人/天的补助，随当月工资发放。员工需要填写《现场调试补助单》并附所乘坐的交通工具的复印件作为此表附件交人事部。调试补助以员工到达现场实际开始调试、实际离开现场时间段位准，不包括乘坐交通工具的时间。（13）到国外出差的人员，实行住宿费用、当地交通费实报实销；出差当地伙食费实行在规定的标准内凭据报销，去英国的标准为每人每天£25，去欧洲其他国家出差时，参照出差英国的报销标准适当增减。基于节约的原则，公司对于国外出差人员手机话费中的国际长途话费部分不予报销。（14）出差时间的计算，起始时间为火车或飞机离京时间，回程时间为火车或飞机到京时间，12小时以上为一天，12小时以下为半天。二、交通费1、北京市内交通费因工作需要乘坐出租汽车或是开私人车辆出行的，必须在前台登记，报销该费用时，必须填列“市内车明细单”或是“个人车辆使用情况单”,否则不予报销，事由不清的也不可报销。公司鼓励员工尽量使用公司车辆在北京市内外出，如需使用公司车辆时,须提前向前台预订,由前台和行政部来统一安排及调配车辆,不得只与司机约车，司机也不可私自出车，出车情况要由前台与司机同时进行登记。凡使用公司车辆出差，必须事先取得财务总监的批准，并在事后的报销单上《交通工具》栏清楚的注明“公司车”，尤其要注明是公司车单程还是往返全程陪送。凡是在报销单中不能明确显示往返交通工具的（这些情况包括：坐飞机不能提供登机牌；做火车不能提供火车票；做汽车不能提供汽车票；开私家车不能提供相应的票据证明等等），一律按乘坐公司车辆往返全程处理，扣减相应的包干费用。2、特殊偏僻项目的交通费特殊说明：此规定目前仅限于项目执行过程的因为安装指导、调试、售后服务等发生的差旅情况。（1）京唐曹妃甸：目前前往曹妃甸，如果乘坐公共交通工具，将分成三段路程：1）北京==唐山（通过火车或者长途汽车，公司实报实销。）2）唐山==唐海县城（由于交通不便，可以打车前往，公司给与单程200元的交通费包干，但要求必须凭票报销。如果多人一同前往，也将按照总额200元的标准报销。）3）唐海县==曹妃甸（可以打车，按照每天往返100元的标准凭票报销。如果多人一同前往，将按照总额100元的标准报销。）（2）唐钢青龙：目前前往青龙，如果乘坐公共交通工具，将分成两段路程：1）北京==秦皇岛（通过火车或者长途汽车，公司实报实销。）2)秦皇岛==青龙（由于交通不便，可以打车前往，公司给与单程150元的交通费包干，但要求必须凭票报销。如果多人一同前往，将按照总额150元的标准报销。）上述规定是仅为交通工具的使用而制定，不影响正常差旅包干费的计算。三、关于加班的管理规定1、员工工作日加班以员工考勤记录和《加班申请表》为依据。晚上19：00以后视为加班，员工加班，需要认真、全面填写《加班申请表》，由部门经理签字确认后，交人事部审核。连同报销单据一同附上，交给财务报销。2、当月报上个月的加班费用例如：本月是7月，7月报6月的加班，而7月的加班要等到8月才能报。-加班的费用报销与当地日常费用分开报销，只有加班费用需要人事部门确认，其他的报销费用需由本部门领导确认或直接交给财务；-加班在19：00-21：00的出租车费用为20元，不论票面的金额是多少；-加班在21：00以后或周末的时间，出租车费用报销为实报实销。但票上的日期要与实际加班时期相符；-加班餐费为每次50元，全天加班100元。3、报销加班费用，应该按月将相关单据与《加班申请表》报人事部，由人事部确认后交由财务部统一报销。4、国家法定节假日加班按国家关于法定节假日加班的规定执行（与该月工资一同发放）。四、无线通讯费公司根据各部门对外联络的频繁程度以及工作性质，确定无线通信费报销标准。每月员工的无线通信费按此标准报销，发票金额低于此标准的，据实报销；发票金额高于此标准的，超出部分由员工自行负担。员工在出差期间，按照差旅费报销规定报销无线通讯费用,公司将根据员工出差的实际天数调整当月的手机费用报销额度。具体标准由人事行政部报给财务总监审批。五、宴请费特殊说明：*只有销售部和各部门总监可以发生宴请或礼品费用*销售部和各部门总监因工作原因需宴请客户时，在规定标准限额以下，可先行宴请，回到公司后补批准；如超出规定标准限额的，需提前通知各部门经理及公司财务总监，并填写“宴请/礼品批准表”，得到批准后方可宴请。宴请完毕到财务部门报销时，需将宴请发票附在“宴请/礼品批准表”后交到财务部门，财务人员如未见到由各部门经理及公司财务总监签字批准的“宴请/礼品批准表”，则宴请费用一律不予报销。其他人员如果因为业务需要，确实需要发生宴请费用，无论金额大小，都需提前通知各部门经理及公司财务总监，并填写“宴请/礼品批准表”，详细说明宴请理由或原因。如果事先不报财务总监批准，事后将无法获得报销和付款。若员工在出差中或财务总监不在公司，当日无法填写“宴请/礼品批准表”或当日无法取得财务总监批准签名的，需以邮件或者电话形式通知到本部门总监和财务总监，依据实际情况在后续的几天中补填“宴请/礼品批准表”或让财务总监补签，但是绝对不允许一个月一次性让财务总监全部签字。规定标准限额为：-总监及销售人员1000元以下；-发生任何宴请费用请务必遵从必要和节约的原则，做到成本效用最大化，避免不必要的浪费。六、礼品费用（1）这里说的礼品费包括在北京本地和外地出差过程中发生的相关费用。（2）公司礼品的采购由行政部统一负责。除非获得财务总监和总经理的特别批准，其他人员无权自行采购公司礼品。（3）如果需要使用在公司礼品库中不具备的礼品，须事先向财务总监和总经理申请批准，否则不予报销和付款。（4）如果需要使用大额贵重或奢侈礼品（即单次价值在RMB1000元以上的礼品），将作为个案处理。必须事先向财务总监和总经理申请批准，否则不予报销和付款。报销时必须在发票后出具商家的购物小票或者清单，作为证明。无法提供明细或者小票者，不予报销或者付款。（5）所有礼品申请表必须在部门总监或者经理批准后，交给财务总监进行批准。（6）发生任何礼品费用请务必遵从必要和节约的原则，做到成本效用最大化，避免不必要的浪费。七、午餐补助（1）午餐补助，每人每月350元，工作不满整月的，人事部将按照每天每人15元标准和实际工作日天数计算金额发放；（2）此补助只涉及办公室工作人员。不包括办公地点在工厂的工作人员和工人。（3）员工报销餐补随每月“月费用”统一报销，不允许累计几个月的一起报。因为累计报销致使统计起来非常浪费时间。如您长期出差，本月不能返回办公室，可委托行政部人员为您办理。若再有特殊情况的，需邮件说明，可允许累计报销。-发票可以是下面这些发票种类：会议费，差旅费（机票，火车票，出租车票、住宿费）、劳保用品，办公用品，汽油费。-发票抬头为我公司全称；-飞机票必须是本人使用。