PowerPoint高级应用

第5章PowerPoint高级应用PowerPoint2010可以制作出图文并茂、外观绚丽、动感十足和极具视觉表现力的演示文稿。PowerPoint广泛用于广告宣传、商务沟通、产品演示、项目报告和培训课件等工作场合，以及动画演示和休闲娱乐等多媒体领域，被称为21世纪新的世界语。PowerPoint2010是Office2010办公软件中的一个组件，其基本操作与Word2010一样，在这就不再阐述，本章从设计的角度出发，为用户讲述如何设计一个专业的演示文稿。5.1演示文稿的基本操作5.1.1如何设计专业的演示文稿在制作演示文稿之前，用户需要进行整体构思和策划，把握演示文稿的逻辑结构和整体框架，这是制作专业演示文稿的关键。在设计演示文稿时，一般要考虑以下一些问题：1、明确主题，准备素材所有的演示文稿都有特定的主题，内容清晰、准确和精炼；演示文稿框架结构、模板的选择、版式的设计、色彩的运用和素材的组织等都应围绕主题展开。2、从观众角度出发演示文稿最终是放映给观众看的，在设计时，要充分考虑观众的心理。观众愿意看、看得懂、能认同，这样的演示文稿才是一个成功的作品。3、视觉化表达演示文稿的本质是可视化，在设计时要把抽象的、晦涩难懂的文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，即视觉化表达。视觉化表达，能够让观众放松身心，便于理解和容易记忆，在演讲和沟通中胜人一筹。4、整体风格保持一致演示文稿在设计时应把握整体性和一致性。所有的元素应尽量保持一致，字体、版面风格统一，色彩搭配自然协调，图片和音乐的选择符合主题内容与意境，这样才会增强演示文稿的演示效果。5.1.2演示文稿的应用1、PowerPoint表达方式PowerPoint提供文字、图形、色彩、动画和声音等多种表达方式，如图5.1所示。图5.1PowerPoint表达方式2、PowerPoint应用场合演示文稿作为一种最有效的商务沟通方式，用途广泛，而且还在不断的延伸。（1）工作汇报，项目总结、课题总结、学习总结、年终总结……有工作就需要总结，有总结，自然要汇报等。（2）广告宣传，传统的广告宣传通常采用两种途径：平面画报和视频广告。平面画报是平面的、静态的，难以营造整体氛围；视频广告投资成本高，缺乏互动。演示文稿可以弥补这两种宣传方式的不足，动静结合、听说互动、制作成本低廉。（3）项目讲解，演示文稿在项目讲解的商务沟通中应用的最为广泛，也是最理想的工具。（4）教学课件，目前大、中、小学的课堂上，教师普遍都采用PowerPoint制作课件，进行计算机辅助教学，提高教学效率。（5）咨询方案，没有人愿意花费大量的时间去阅读几十页乃至上百页的方案文稿或咨询报告，把研究成果浓缩在一个十几页的演示文稿中，让客户几十分钟就能掌握方案的核心要点，提高效率。（6）竞聘演说，通过演示文稿来展现自我个性与能力，增强演讲者的影响力和观众的注意力。（7）休闲娱乐，包括游戏、动画片、婚庆礼仪、广告片和音乐MTV等，正成为演示文稿创作的热点。5.1.3设置幻灯片页面1、设置页面的大小和方向在新建一份演示文稿时，首先需要确定页面的大小和方向。页面的大小和方向取决于幻灯片放映和演示的方式，在默认情况下，幻灯片页面大小为宽25.4厘米、高19.05厘米，方向为横向，用户可以根据具体需要对其进行设置。设置幻灯片页面的方法如下：（1）单击【设计】→【页面设置】组的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。（2）在“幻灯片大小”下拉框中选择一种预设的页面大小，若需自定义，则直接在“宽度”和“高度”数值框中输入具体的数字。（3）若有需要，则在“幻灯片编号起始值”中输入设定值。（4）若有需要，则在“方向”组中设置“幻灯片”的页面方向或“备注、讲义和大纲”的页面方向。2、设置页面背景在PPT中，用户不仅可以选择系统内置的背景样式，还可以自定义幻灯片背景。单击【设计】→【背景】组中的“背景样式”按钮，在展开的下拉菜单中有12种内置的样式可供选择。党幻灯片应用了不同的模板或主题时，12种内置的背景样式就会随之变化。下面演示以“图片填充方式”为示范，设置幻灯片背景。其他方式可参考此种设计方法。（1）单击要为其添加背景图片的幻灯片。（2）在【设计】→【背景】组中，单击“背景样式”，然后单击“设置背景格式”。（3）单击“填充”，然后选择“图片或纹理填充”。若要插入来自文件的图片，则单击“文件”按钮，找到并双击要插入的图片。（4）若只对所选幻灯片应用颜色，则直接单击“关闭”；若要对演示文稿中的所有幻灯片应用颜色，则单击“全部应用”。（5）在“设置背景格式”格式对话框中，还有一个“隐藏背景图形”复选框，它用于设置是否显示模板中的背景图形，如果只想显示用户自定义的背景，则可以选中此项，否则模板的背景和用户设置的背景将会一同显示在幻灯片中。5.1.4设置幻灯片主题幻灯片主题是应用于整个演示文稿的各种样式的集合，包括颜色、字体和效果三大类。默认情况下，PowerPoint会将普通Office主题应用于新的空演示文稿，通过PowerPoint预置的多种主题，用户可以轻松快捷地更改演示文稿的整体外观。在PowerPoint中选择【设计】→【主题】组，单击“其他”按钮，在弹出的菜单中选择预置的44中主题。如图5.32所示。默认情况下，PowerPoint会将主题应用于整个演示文稿，若要将不同的主题应用于演示文稿中不同的幻灯片，则可先选定相应的幻灯片，然后在某个主题上右击，在快捷菜单中选择“应用于选定幻灯片”除了使用预置的主题，还可以在PowerPoint2010提供的主题上，通过更改颜色、字体或者线条与填充效果来修改它，然后将它保存为用户自己的自定义主题。1、更改主题颜色主题颜色包含4种文本和背景颜色、6种强调文字颜色以及2种超链接颜色，如图5.34所示。（1）在【设计】→【主题】组中，单击“颜色”，然后单击“新建主题颜色”。（2）在“主题颜色”下，单击要更改的主题颜色元素名称旁边的按钮，然后从中选择一种颜色，在“示例”中可以看到所做更改的效果。（3）在“名称”框中，为新主题颜色键入适当的名称，然后单击“保存”。2、更改主题字体更改现有主题的标题和正文文本字体，旨在使其与演示文稿的样式保持一致。（1）在【设计】→【主题】组中，单击“字体”，然后单击“新建主题字体”。（2）在“标题字体”和“正文字体”框中，选择要使用的字体。（3）在“名称”框中，为新主题字体键入适当的名称，然后单击“保存”。3、更改主题效果主题效果是线条与填充效果的组合，用户无法创建自己的主题效果集，但可以选择要在自己的演示文稿主题中使用的效果，在【设计】→【主题】组中，单击“效果”，然后选择要使用的效果即可。4、保存主题效果保存主题，保存对现有主题的颜色、字体或者线条与填充效果的更改，便可以将该主题应用到其他演示文稿。（1）在【设计】→【主题】组中，单击“更多”。（2）单击“保存当前主题”。（3）在“文件名”框中，为主题键入适当的名称，然后单击“保存”。5.1.5设置幻灯片母版演示文稿通过设置幻灯片母版，可以保证所有幻灯片的风格统一。幻灯片母版是一种模板，可以存储多种信息，可以对演示文稿的背景格式、字体格式、页眉页脚等进行统一设置。切换到【视图】→【母版视图】组，单击“幻灯片母板”按钮，可以切换到幻灯片的母版视图，默认情况下，演示文稿的母版由12张幻灯片组成，包含1张主母版和11张幻灯片版式母版，其中主母版的格式规定了所有版式母版的基本格式。1、创建幻灯片母版及样式在幻灯片母版视图中，在【编辑母版】组中单击“插入幻灯片母版”按钮，即可插入一个空白母版。在【编辑母版】组中单击“插入版式”按钮，即可为当前选择的母版创建一个新的版式。在新建的版式母版中，用户可以自定义设计版式的内容和样式。单击“插入占位符”按钮的下拉按钮，在其下拉菜单中有包括内容、文本、图片、图表、表格、媒体等10种占位符可以选择，可根据需要选择合适的选项，当鼠标指针形状变成十字形时，在幻灯片中的适当位置绘制对应的占位符即可。2.修改幻灯片母版及版式修改幻灯片母版的方式与修改普通幻灯片类似，用户可以方便地选中各种元素，设置元素的样式。通常母版中包含有5种占位符，分别是标题占位符、文本占位符、日期占位符、页脚占位符和幻灯片编号占位符。在修改母版后，所有母版的修改属性都将自动应用到各版式中。5.2文字5.2.1文字的输入途径PowerPoint中文字的输入途径主要有两种：占位符和文本框。占位符一般在新建幻灯片时会自动出现，包括标题框和内容框；文本框一般通过【插入】菜单中的【文本框】命令插入，如图5.2所示。图5.2占位符和文本框1、占位符和文本框的格式设置（1）大小调整单击占位符或文本框时，在占位符或文本框的边框上将出现8个空心控点，如图5.2所示，鼠标指向其中的任一控点时，鼠标指针变成双向箭头，按住鼠标左键进行拖动，可以改变占位符或文本框的大小。（2）位置调整鼠标指针指向占位符或文本框的边框时，鼠标指针变成十字箭头，按住鼠标左键进行拖动，即可调整位置。（3）格式设置通过设置占位符或文本框的形状格式，可以为占位符或文本框添加各种效果，以修饰和美化占位符或文本框。选中需要设置的占位符或文本框，鼠标右击，在快捷菜单中选择【设置形状格式】命令进行具体设置。2、占位符和文本框的特点（1）占位符的特点占位符由幻灯片版式确定，不能插入新的占位符。演示文稿中所有的占位符可以在母版视图中进行统一编辑，方便修改，文字如果很多，字号会自动调整，以适应占位符的大小，在大纲窗格里能够清晰的看到每张幻灯片上占位符中文字内容。如果做纯文本型的幻灯片，使用占位符非常适合，制作效率高，但如果进行图表、图片和动画设计就会很麻烦，文本缺乏个性，效果单一。当演示文稿更换设计模板时，占位符中的文本会根据更换后的设计模板默认的格式发生相应的改变。对于已经设计好的演示文稿，在更换演示文稿的设计模板时，可能会带来一些麻烦，需求重新设置占位符中的文本格式。（2）文本框的特点文本框有水平文本框和垂直文本框两种，可以任意插入到幻灯片中。文本框中输入的文字便于设计，和图表、图片以及动画等配合使用，设计方便。当更换演示文稿的设计模板时文本框中的文本效果保持不变，便于修改。若想制作精美专业的演示文稿，推荐使用文本框，毕竟在一张白纸上才能画出精美的图案。5.2.2文字的格式文字的格式设置是指文字的外观属性设置，包括字体、大小、颜色和效果以及文本组成的段落格式等。应根据演示文稿使用的不同场合，选择不同的字体、大小、颜色和效果。1、字体的替换与嵌入（1）字体的替换当需要更改演示文稿中的某种字体时，如果一个个的去修改，工作量太庞大，对此可以使用【替换字体】命令完成。单击【开始】菜单中【替换】命令右侧的下拉箭头，选择【替换字体】，打开【替换字体】对话框，单击【替换】按钮。（2）字体的嵌入如果演示文稿中使用了计算机系统默认字体以外的字体，当该演示文稿在另外的计算机上播放时，就会因为缺乏字体而全部显示成宋体，致使演示文稿的文字格式与效果遭到破坏，所以建议在保存文件时嵌入字体。嵌入方法：单击【文件】菜单，选择【选项】命令，打开【PowerPoint选项】对话框，选择【保存】选项，在右侧勾选【将字体嵌入文件】，如图所示。图5.3PowerPoint选项对话框2、字体大小的设置演示文稿中字体的大小没有固定的标准，由于演示文稿是放映给观众看的，应坚持一个原则：让最远的观众也能看清最小的字，同时幻灯片中字体大小要体现层次性，各级标题之间、标题和正文之间文字的大小应有明显的区分。说明：字号的快速调整：选中需要调整字体大小的文本，同时组合键【Ctr+[】，字号缩小1级，按【Ctrl+]】字号增大1级。3、字体的间距与行距幻灯片中字体间距和行距应设置合理，否则影响放映效果，观众阅读困难，如图所示。图5.4字体行距与间距效果调整字体间距的方法：将占位符或文本框的宽度拉长，单击格式工具栏上【分散对齐】按钮，文字会根据占位符或文本框的宽度自动调整间距。调整段落行距的方法：选定占位符或文本框