浅议教会开会

浅议教会开会2008-04-28作者：单渭祥来源：转载网络点击：179发表评论(0条)教会要实行民主办教,一定要以会议形式来决定教会的许多事宜。随着教务、事务工作的增加，民主意识的提高，教会的会议也不断增加。办好教会，减少矛盾，发扬民主，增进和谐，开好会议是个关健，因此必须进行会议管理。为使教会的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，教会会议制度应本着精简、有效、节俭的原则运行。现代人可以为了减肥不吃饭，也可以为了加班不回家，但不开会那是万万不行，在处处讲究沟通的现代社会，会议是一种太重要的沟通方式，身处社会中的任何一人都会或多或少地参加会议。传统的会议并没有过多的讲究，把问题摆在桌面上，大家一谈了事，对于沟通效果、解决问题的效率则未有考虑。教会要实行民主办教,一定要以会议形式来决定教会的许多事宜。随着教务、事务工作的增加，民主意识的提高，教会的会议也不断增加。可是目前，有的教会会议情况不容乐观，主要出现以下几种情况：⑴会议不及时，一拖再拖，不开会就意味着不够民主，一个、或少数人说了算。⑵会议不规范，没有主题，漫无变际。脚踩西瓜皮，开无轨电车。当与会人数越多时，会议往往就越没效率。不是为了一个不重要的问题陷入争执，就是会议时间冗长，最后却没有办法达成结论。⑶会议不严肃，一开就吵，一吵就闹，一闹就跑！（不欢而散）⑷会议不民主，或无集中。似乎人人都可作主，可最后人人说了都不算；办好教会，减少矛盾，发扬民主，增进和谐，开好会议是个关健，因此必须进行会议管理。为使教会的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，教会会议制度应本着精简、有效、节俭的原则运行。（一）会议种类(A).教会设立四级例会制度1．信徒代表会议。一般根据章程每三或五年召开一次。2．堂务委员会议。每月或每二个月召开一次。3．教牧同工办公会议（碰头会）；可以每周一次。4．堂内各小组或其它工作会议，视需要与可能召开。(B).教会设立其他的会议制度1．工作汇报会；2．信徒座谈会：3．学习讨论会；4．其它交通会。（二）会议管理ⅰ．谁有资格召集或出席会议？不是什么人都可以召集任何人开会的。应当是由本机构的组织代表人（即负责人或某一部门负责人）才有资格召集其所负责范围的相应会议。不是那一个人心血来潮想开会就可以召集的。也不是任何人都有资格出集任何会议的，一些无政府主义者可能认为“既然讲民主，就应当让所有人都来作主（参会）”，这是办不到不现实的。故此，会议根据相应的范围和级别来决定参加会议的人员。谁来定？是应当是本组织机构的常设领导核心。如教堂：由堂务会员会主任牵头，会同副主任商量通气后来决定开会主要内容、议题、时间、地点及出席人员。会议的性质每每决定出席人员的对象与人数。如果会议是一般性的例会，那么，应当有相对比较固定的时间和对象。如堂委会，有的教会每月一次；出席人员一定是全体堂务委员。当然必要时因工作需要可以增少量人选列席，但得事先得与主要负责人商量征得同意，会前得与各位通报，其会议全称也得称为“**扩大会议”。而特别会议，是在特殊情形下，因工作急需召开的非例常会议，也得经主要负责人充分协商考虑后觉得有必要召开才行。ⅱ.谁来主持会议？一般会议是由召集单位的主要负责人或受其委托的人员主持。主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任主管的最简单方式。要如何增加开会的效率，让每个人都能各抒己见、各得其所？ⅲ．谁来进行会议管理？教会堂务委员会（或常务委员会）统一管理会议制度，所有会议均须登记备案。教会会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细则管理。教会堂委会须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算。严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须经主要负责人审核。会议资料需整理、立卷、存档。（三）会议程序(ⅰ).会前准备⑴.对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，会议承办人应有会议前的计划，包括：①.会议名称；②、会议主旨和目标；③、会议议项；④、会议时间；⑤、会议地点；⑥、会议议程；⑦、会议主持人；⑧、出席人员（名单）；⑨、需要向会议说明的情况⑩、（可能）存在的问题、解决方案及要求；等.⑵.会议通知。根据会议要项拟订会议通知，并提前进行报告、张贴或书面发送通知。对重要会议须个别电话或当面通知的，应及时、清楚，并确认是否能如期出席。⑶.会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要是时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须先通知，确保其发言质量。承办人在开会前必须想清楚这次会议的目的、本质和架构。整理成清楚的议程，并最好在会议前让大家传阅。这样才能让与会人员有充分时间准备相关的资料和思想来参会。⑷．材料准备。参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。（四）会议“十要”①．要有时间观念。设定时间，准时开始、准时结束。为了尊重每个人的时间，开会最忌讳的就是拖延，尤其是一些经常性的会议。所以要让会议顺畅的进行，要对每个议题的讨论时间有限制。如果在某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个议题记下来，下次开会时再讨论。另外，如果这次会议一定要达到某些具体结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议，这只会让你的后续动作更困难而已。②．要有明确目标。开会通常是为了沟通和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。不要忘了会议的主要目标，重要的是要以“怎么办”即行动为焦点。例如讨论要采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免长期停留在“为什么”或“谁弄的”上面，这样也许引起争吵，因为这样很可能只会浪费时间。③．要遵黄金规则：即“公开称赞，私下批评”。“可提可不提的意见尽量不提；可听可不听的意见尽量听”。避免公开批评别人的意见，因为这对士气有很大的伤害。会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。此外，大家都在同一个教会事奉，恶意批评别人并不会带来什么好处。除非是到了很不得已的情形下，才可以“当面抵挡！”为了避免会议上恶意批评别人的情况发生，会议前要事先告知同事，这次会议的焦点是什么。遇到有恶意打扰议程的成员，会议主持者不能听之任之，要以坚定而有礼貌的态度，坚持将会议导入原来的议程。④．要存积极心态。在参加会议以前，要培养每一与会者以积极正面的心态参加，要使大家明白开会是一种最直接表现自己能力的机会，人的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。⑤．要有民主氛围。好的领导者应该使用说服，而不是用强迫的方式。不要用命令或强硬、专横的口吻试图影响与会者，做出你想要的结论，更不要只凭你的职衔或权力来搭起自以为“领导”的架势。既要召集大家开会议事，就是没有定论的事，故必须给大家讨论的空间，否则是一种专制。海纳百川，有容乃大。会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。更不能运用某种压力使一些违法或不适当的议案强行通过，教会一定要选择既定的价值观。⑥．要行公私分明。在教会生活中，难免会结交一些自己要好的“朋友”，但是在开会时，就要避免被这些特殊关系影响。在会议中，情感的偏向会使得其他人十分厌恶，更使得会议缺乏效率，甚至引发不必要的矛盾。⑦．要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?(4)是否发言者过于集中于某些人呢?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?(6)是否某个人的发言过于冗长呢?(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?⑧．要提高会议成效：要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。在会议进行中应当引导在预定时间内做出结论。在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。最后应当把会议结论攻把要付诸实行的决议整理出来的交给全体人员表决确认。⑨．要有会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明避免会后互相推诿，影响决议的完成。在会议进行中要做好记录。记录方式为要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。⑩．要有会后落实。要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。附：会议“十不”1.不可长篇大论滔滔不绝2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用传扬道听途说。4.不要轻信期待性的预测。5.不可自高自大人身攻击。6.不可没有礼貌打断发言。7.不可不懂装懂一派胡言。8.不要左右两可没有定向。9.不可对发言者吹毛求疵。10.不要意气用事中途离席。