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CHAPTER1Structureandlayoutofinternationalbusinessletter(介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）7原则7Cs:1.Correctness,正确2.Conciseness,简洁3.Clarity,清晰4.Concreteness,具体5.Completeness,完整6.Courtesy礼貌7.Consideration.体谅信函时间的正确的写法February2,20132February,2013February2nd,20132ndFebruary,2013StructureofBusinessletter：1.TheLetterhead（信头）2.TheDateline（日期）3.TheReferenceandInsideAddress（编号和封内地址）5.TheSalutation（称呼语）7.ThebodyoftheLetter（正文）8.TheComplimentaryClose（结尾敬语）9.TheSignature（签名）10.TheEnclosure（附件）11.ThePostscript（附言）12.TheReferenceLine信件编号13.TheAttentionLine主办人或经办人14.TheSubjectHeading事由行15.TheIdentificationMarks备忘署名16.TheAttentionline（注意项）17.TheC.C.Line抄送(cctoXX)18.Thesubjectline（事由）信头（LetterHead):信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700注意：1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：P.O.BoxNo.1079London,England日期（Date)：应据信头右下角三至六行处。注意：①日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15Jan.,2012（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国）————如，Jan.15,2012②年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）③月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。④月份名称可用缩写，如Aug.代替August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。⑤日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3November,2000（3Nov.,2000）November3,2000(Nov.3,2000)序数：3rdNovember,2000November3rd,2000⑥月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.例如，Oct.1,2000(或October1,2000)30Nov.,2000(或30Novermber,2000)日期的几种常见写法：June5,2000(5thJune,2000)30Nov.,2000(30November,2000)1stOctober,2000(1stOct.,2000或October1,2000)封内地址和行名（InsideNameandAddress):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。3.写封内地址时对公司行名的称呼：①一般用公司全称LondonExportCorporationChinaChemicalCo.②在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如a.写给公司中某一个人的信，例如Mr.CharlesSnowRobinson&Co.b.公司名称中已包括其职衔c.公司名中有定冠词theDr.Haris&Co.TheGraysonElectricalCo.称呼（Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。1.商业函件①用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”③如果是女性公司，则用“DearMadams,”②美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“DearSir”2.公事函件：“DearSir，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”3.半公半私函件，且给个人的信件①给男士，用“Mr.”或“Esq.”a)DearMr.Black,b)Esq.=Esquire。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后DearBlack,Esq.2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,注意：称呼后面的标点一般用逗号（，），，但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也用冒号（：）Mr.和sir是常能碰到的词，意思都是“先生”表示对男性的尊称，但用法有较大的差异，需要认真区别。一、Mr.的用法特点Mr.是mister的缩写形式，Mr.一般与姓氏或姓名全称连用，但不能与名字连用。还常与表示职位的名称连用3.Mr.不能单独使用，单独使用需用sir来代替Mr.。如不可说“Yes,Mr./mister”,可说“Yes,sir”.二、sir的用法特点1、不知姓名，或虽知姓名，但为表明对对方的尊敬，常常用sir，一般性的会话中和严肃的公函中都可使用，2、sir一般单独使用，后面不可接姓氏，但写信时称呼对方可加dear.如：可以说dearsir,不可以说dearsirbrown.如果Sir(大写首字母)后面接姓氏，就不能理解为“先生”，而应理解为“爵士”。3、sir常用于下级称呼上级，服务行业人员称呼顾客等。也有西方人在为别人服务时对所有的人都称呼sir.（五）信的正文（Body)信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段原则：第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。第二段提供信息或说明事实。第三段设计将来的打算和行动。注意事项：①段与段之间一般空一行②如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。5)结尾语（TheClosingSentences):一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。他在正文结束之后，另起一段。A）用分词短语开始的：Awaitingyourgoodnews,weare,Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,注意:句末用逗号，不用句号。B)用完整句子的：Weawaityourgoodnews.Wehopetoreceiveyourearlyreply.Welookforwardtoyourshippingadvice.8.TheComplimentaryClose结尾敬语结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。结束礼词（TheComplementaryClose）①商业函件用：Yoursfaithfully，Faithfullyyours，Sincerelyyours，Sincerelyyours②公事函件用：Respectfullyyours，Yoursrespectfully注意：①结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起②只有第一个字母大写，后面加逗号②欧洲把Yours放前，美国则把副词放前④不能将其单独另页打印，万一出现该况则应重新打印全信。④用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。9.TheSignature（placedtwolinesbelowthecomplimentaryclose.）手签名往往难以辨认，签名一般由手签、打印名和职务三部分组成。1）结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。2）必须由负责人签名。3）打上签名人的姓名。4）打上签名人的职位。格式如下：YoursFaithfully,THENATIONALTRANSPORTCO.T.M.WhiteT.M.WhiteManager5.TheEnclosureNotation附件Whenthereissomethingenclosedwiththeletter,typedtheword“Enclosure”or“Encl.”orEnc.,inthebottomleft-handundertheidentificationmarks(ifany).如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.如：Encl/Enc:2InvoicesEnclosure:(1)Acatalogue(2)InvoiceNo.24533Encls.:1B/Lading(提单一张)1Photo(照片一张)1Certificate(证明书一张)MemoStyle（备忘录式）TO:AllstudentsinthebusinesswritingtrainingseminarFrom:HelenSharp,ProfessorofEnglishSubject:MemoStyleofBusinessLettersDate:March5,2010DearStudents，Influencedbythestyleofmemowhichisusedforinnerofficecommunication,somebusinesscorrespondencesnowadoptmemostyleevenforformalandexternalcommunication.E-mailsoftenusethisstyle.Sincerelyyours,HelenSharpHelenSharpProfessorofEnglish1.Nameoftheaddressee;（收信人姓名）2.Numberandstreet;（门牌号）3.City,stateandzipcode;（城市、州、邮编）4.Country.（国家）注意：1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：Private私人信Personal个人信Confidential机密信1.Commonusedphrases:sample样品withcompliments赠品printedmatter印刷品photoonly内有照片，请勿折叠private亲启personal私函confidential密函registered挂号carboncopy（C.C.）抄送urgentorimmediate急件forward(careof,c/o)请转交introducingMr.….兹介绍……先生kindnessofMr…orperfavorofMr…敬烦……先