费用报销管理制度

1费用报销管理制度1目的为了规范各部门费用报销管理流程,有效控制费用开支,特制定本制度。2适用范围此制度适用于公司各部门。3换版说明本制度为新起草制度。4外来费用凭证审核要求4.1外来费用凭证主要包括以下两类公司外购货物或劳务所取得的发票，如：增值税专用发票、普通购货（劳务）发票、定额发票（如招待费发票）、税务部门的窗口专用发票等。国家行政事业单位开据的营利事业资金往来统一票据，如行政性收费票据、事业性收费票据等。公司与其他单位的经济往来中，开据的收据不得作为费用凭证列支公司的成本费用。4.2单据合法性要求报销费用时，填写公司统一印制的报销单或差旅费报销单。内容填写要清楚完整，一律用蓝、黑色钢笔或中性笔填写，报销金额与所附发票金额要一致或小于发票金额（大小写金额相符），2金额一经填写不得擅自涂改，并准确填写附件的张数、报销日期，报销单上，必须有经办人员以及部门第一负责人或第一负责人的授权人亲笔签字，报销时需要同时提供授权书原件。要求所附的发票及收据必须正规合法，具体要求为：（1）票据合法：发票必须套印全国地方、国家税务监制章，收据必须套印财政监制章；（2）票据合规：套印全国国家税务监制章发票为国税发票，出票方交增值税的单位开具的发票，主要为销售商品的单位和提供加工、修理、修配劳务的单位。套印全国地方税务监制章发票，出票方交营业税的单位开具，常见为住宿、餐饮、邮电、服务类发票。行政事业收据必须套印财政监制章。如果是税务机关代开发票，发票上要加盖收款单位的财务或发票专用章。由税务局代开发票的必须是在业务单位主管税务局代开，否则，要求所有需代开发票的必须到园区地税所代开。种类与报销业务类型不一致时，将无法报销。4.3单据审核控制标准（1)付款单位填写规范：一定要写全称，任何字样短缺都不得报销，对增值税专用发票还要审核公司的税务注册号码、注册地址、开户行、银行账号以及电话号码等是否正确。（2）手写付款单位规范：发票上有“除付款单位名称外手写无效”字样的，可以手写单位名称；发票上有“手写无效”字样，发票上单位名称必须为机打的（个别发票上既没有“手写无效”字样也没有“除付款单位名称外手写无效”字样的可以手写单位名称）；3（3）未填写付款单位时：手写发票原则上发票完全由出票方填写，如果出票方未填写而需要自己填写时，要按照正规程序填写，即，用复写纸复印填写，发票正反面都要有复写纸痕迹。（自动复写发票除外）；（4）发票项目填写规范：发票项目必须填写完整，即，名称、数量、单位、单价、金额（大、小写）、开票人姓名、开票的日期都必须准确完整。如发票未写明细项目，需要同时提供发票清单。发票及清单需加盖清晰的出票方“发票专用章”或“财务专用章”（公章无效）。发票大小写金额要一致。大写金额前用圆圈画X或是全部用大写零（不能用人民币符号等其他符号）封口，小写金额前用人民币符号（￥）封口；定额发票在填写单位名称、日期以及金额时一律用中性笔或钢笔填写。有涂改痕迹的发票不得报销；（5）发票印制日期合理：原则上只报销本年度和上年度印制的发票。（6）附件张数规范：凡是在报销单后面粘贴的原始单据（如：发票、发票清单、出、入库单等）都要作为附件张数来计算（粘贴单除外）。（7）所有购货发票必须将所购每种货物的数量和单价填列清楚，所购货物较多时应在发票后附列购货清单，详细填列每种货物的名称、数量、单价和金额。财务人员在审核时要按每种货物的数量与入库单或验收单上的数量进行较对，对不符合的应拒绝报销。（8）如购买商品单价在200元以上或总额在2000元以上、4提供修理修配劳务在500元以上的必须开具增值税专用发票，否则财务部不予报销。增值税的报销时间是每月25日之前。4.4各项费用凭证的审核控制标准4.4.1普通发票的审核控制标准（1）发票抬头是否为“武汉蒙牛友芝友乳业销售有限公司”，是否盖有税务专用章。（2）发票是否盖有开具单位的发票专用章或财务专用章。（3）发票填列的日期是否为本公司收料日或费用发生日相近（原则上最多不超过1个月），是否遵照规定不跨年度使用。（4）“摘要”所列品名与清购单或采购报销单所列品名是否相同，若为一般费用要审核发票的内容与费用性质是否相同。（5）复核数量乘以单价是否等于总价并与大写金额相等。（6）发票的采购单价是否在公司比价采购控制的范围，对发票价值在200元以上的，采购单价要低于公司控制单价的14.53％，否则要出具增值税专用发票。4.4.2增值税专用发票的审核控制标准除按普通发票的标准进行审核外，还应按以下两条标准进行审核：（1）总价乘以适用税率是否等于应纳税额。（2）价税合计中大写金额与阿拉伯数额是否相符。4.4.3税务部门窗口发票的审核标准凭证名称：地方税务局窗口专用发票审核标准：（1）审核发票抬头是否为本公司。5（2）审核发票的项目是否为本公司实际发生。（3）本公司内部劳务等取得的发票，要审核征收的税率是否在公司规定控制的范围内，取得的外单文的发票，要审核发票金额与报销单核准的金额是否向等。（4）审核发票是否加盖税务机关的窗口发票专用章。（5）审核发票是否由开票人的签章。4.4.4运输费审核控制标准凭证名称：运输专用发票。审核标准：（1）客户是否签收。（2）车号（主）与结款运输部门是否相符。（3）按照路途长短判断运输时间与入厂时间是否异常。（4）运入货物的品名与发票填列的品名是否相符，数量是否一致。（5）运交地点是否相符。（6）依地点、费率、数量核算的金额是否正确。4.4.5铁路装卸杂费的审核控制标准凭证名称：铁路装卸专用发票或定额发票审核标准：（1）所有铁路装卸费用必须取得铁路部门开具的专用发票。（2）审核发票是否加盖地方税务机关的发票监制章。（3）审核发票是否加盖铁路装卸部门的发票专用章。（4）铁路部门无税务机关监制的发票不得接受报销（如铁路的多营公司）。64.4.6招待费审核控制标准凭证名称：发票或定额发票审核标准：（1）在外宴客及招待费用是否有统一的发票或定额发票。（2）审核是否在正当场所宴请,娱乐场所的发票不允许报销。（3）审核应酬是否与公司业务有关，私人应酬或与业务无关的招待费用应不予报销。（4）招待费发票上加盖的发票章必须在发票联完整体现，如兑奖联用去兑奖，必须保证发票章的完整性，否则视为发票不完整不予报销。（5）发生的业务招待费所开具的发票必须与实际招待事项相对应，严禁拼凑或拆分。招待活动发生后5个工作日内填写报销单附发票，对于在以内部承包形式经营的职工餐厅招待外部人员，而餐厅无法提供发票的情况，可以以餐厅出具的凭证为依据，提供其他合规的招待费发票报销入账。（6）严禁任何部门或个人在发生其他费用项目后因无法提供合法发票而以招待费发票代替的事项发生。（7）严格按照上述要求审核业务招待费相关发票及单据，存在不符合事项的不予报销。4.4.7房屋租金费用的审核控制标准凭证名称：房屋租赁发票、合同审核标准：（1）租金支付期限是否重复或遗漏。7（2）租金支付方式与合同书的约定是否相符。（3）租金支付坐落地段与实际及租赁所载是否一致。（4）押金的给付与合同是否相符，合同期满退租时，押金是否收回。（5）逾期缴纳违约金是否与合同规定相符。（6）审核寄存租金时，要验算单价乘寄存数量是否与租金一致。4.4.8邮资的审核标准凭证名称：邮政专用发票，并附邮寄证明或发票附件（如邮政的收据明细）。审核标准：（1）所有邮资费用都必须取得邮政部门开具的邮政专用发票。（2）邮政专用发票必须附有邮政部门出具的收据项目明细。（3）审核发票是否加盖税务机关的监制章。（4）审核发票是否加盖邮政部门的发票专用章或邮戳。（5）审核邮寄报销的内容与“邮寄信件物品登记簿”所载时间，地点、数量、次数是否相符。（6）审核有无私人邮件或非本公司邮寄的其他收据报销。4.4.9电话费的审核标准凭证名称：电信局电话费发票审核标准：（1）审核发票是否为本公司或报销人本人的抬头，并加盖电信部门发票专用章。8（2）审核发票是否由地方税务机关的监制章。（3）审核发票金额是否在公司核定批准的报销限额内。4.4.10市内交通费的审核标准凭证名称：出租车票、公交车票、城铁票、地铁票等审核标准：（1）审核是否经部门主管核准。（2）审核票据是否由地方税务部门的监制章。（3）审核金额合计是否正确。（4）起止时间及目的是否合理及必需。（5）公汽票连号不能超出10张，出租车票据连号面额为5元不得超出6张，面额为10元不得超出4张，面额为20元不得超过3张，机打票不允许连号。（6）凡是出租车发票上明确标明“收款单位盖章有效”字样的，必须加盖业务单位结算专章，否则不予报销。4.4.11书报杂志费的审核标准凭证名称：订阅单、营业事业收据，书报费收据或有效发票审核标准：（1）审核连续性刊物的订阅申请，是否经过上级主管核准，并核对起止期间。（2）审核发票是否有税务部门的监制章。（3）审核支付连续性刊物，期数是否重复。（4）书籍的购买，连续性刊物的新订、续订，是否经专人登记，编号并列入管理程序，人员更换、离职时，是否列入部门财产一并办理移交。94.4.12车辆相关费用的审核标准：凭证名称：购油（含汽油、柴油）发票，修理费，年检费等发票，过桥路费，停车费等发票。审核标准：（1）油料耗用费用，审核是否开具增值税发票，金额合计是否正确。（2）对过桥（路）费，停车费要审核过桥（路）费等收据金额是否与规定相符。（3）审核报销人的总体费用金额是否在公司规定控制的限额内。4.4.13差旅费的审核标准凭证名称：差旅费报销单，交通费发票，住宿费发票等。国内出差报销审核标准:（1）审核差旅费报销单是否按公司的制度进行审核批准。（2）审核报销日期，天数与报销票据所填列是否一致。（3）审核交通费起止地点与票据所列是否一致。（4）审核餐费、交通等杂费报销标准是否依据公司规定计算并凭票据报销。（5）对住宿费未出具凭证者，不予报销住宿费项目。（6）审核报销金额合计是否正确，若事先已借支差旅费，应在其他应收款金额中扣除。国外出差报销审核标准:（1）审核出国前后的国内部分差旅费，应合并于国外差旅费报销单内一并报销。10（2）审核交通费应附有的原始凭证。（3）审核是否于返回后次日计算，在公司财务制度规定的日期内报销，并缴回差旅费差额，逾期应依公司规定办理追缴。（4）审核住宿费超过规定标准时，需按公司制度呈报公司相应负责人核准后方予以报销。（5）出国兑换外汇要有国家规定的合法凭证，外汇费用报销的金额与向公司交回的外汇之和不得超过通过合法凭证所兑换外汇。4.4.14水费的审核标准凭证名称：水费通知联，水费（自来水公司）发票审核标准:（1）审核通知联与发票的抬头是否为本公司。（2）水费发票必需取得增值税专用发票。（3）审核收费期间所属月份是否正确，是否重复支付。（4）审核用水吨数×标准单价是否等于应付金额。（5）审核用水种类口径与实际是否一致。（6）审核通知联与发票所载内容是否一致。4.4.15电费的审核标准凭证名称：电费通知联，电费（供电局所）发票。审核标准:（1）审核通知与发票的抬头是否为本公司。（2）电费必需取得增值税专用发票。（3）审核收费期间是否有重复，所属月份是否正确。（4）审核照明用电电费，单价×使用度数是否等于应付金11（5）审核工业用电，应计算核对明细项目合计是否正确。（6）审核用电数与计费标准是否正确。（7）审核通知联与发票所载内容是否一致。4.4.16广告费的审核标准凭证名称：广告业专用发票车体广告、报纸广告、网络广告、广播广告、DM广告、LCD电子显示屏广告等必须为广告业专业发票且必须附有广告合同，合同制作明细、发布单位必须与发票开具单位相同，各项广告必须附有相应的照片，照片必须能够明显的辨认和区分方可报销。审核标准：（1）审核计价行数与张数的行数是否一致。（2）审核计价行数与计费标准是否一致，刊登天数与发票、合同约定的天数是否相符。（3）审核应付金额是否等于：单价×行数×刊登天数是否有打折。（4）审核收款单位印鉴是否属实。（5）平面广告要审核是否附有全张的实际刊登广告样张，并在广告处以红字标出。关键控制点：合同制作、发布单