公文写作

公文写作技巧（一）公文写作“思路与技巧”（二）公文写作“范例解析”（三）公文写作“格式要求”公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。－－叶圣陶公文写作名言一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。如果商务信函没有把读者调动起来，反而让他们感到厌烦，最后使你无法实现所愿，这就愚蠢至极了。－－马尔科姆·福布斯公文写作名言沟通的定义沟通不是你传递的信息，而是被别人理解的信息。第一步搭建思路搭建思路（一）制定正确的行动目标我希望对方读完这封文件后做些什么？制定正确的行动目标案例分析：总经理让你组织全公司的秘书开会，你确定了时间和地点后发一个邮件给所有秘书。请分析你的行动目标。行动目标－－别人的行动被动目标－－你的意愿“我要在会议前一个星期让每个秘书确认能否参加。”“我要通知每个秘书会议的时间和地点。”制定正确的行动目标二、行政公文写作技巧被动目标行动目标制定正确的行动目标二、行政公文写作技巧练习：你是销售人员。你现在要发一个邮件给部门经理，汇报上个月的销售任务完成情况。请分析你的行动目标。行动目标：部门经理看后能够给出明确指示（肯定或建议）。练习：你是人事部员工。你要收集所有员工的升位之后的身份证号码。请分析你的行动目标。行动目标：在规定时间内收到所有员工的新身份证号码并确认完毕。分析目标读者行政公文写作搭建思路（二）充分分析自己、了解自我充分了解自我与读者人的不同行为是因为我们在执行大脑意识时有不同偏好，偏好建成我们的性格，成为一生中对人对事的重要取向。——荣格《心理类型》作者助人先助己——先了解自己是谁，才有能力了解别人是谁！题号SGZTJZGTZJDZZHZ1D√CAEB2AD√BCE3E√ACDB4DBECA√5BD√EAC6CD√EBA7DAC√BE总计23101支配型老虎表达型孔雀精确型猫头鹰整合型变色龙五型性格解析耐心型考拉以下词语能对各种性格特征的人分别起到激励作用考拉型老虎型孔雀型猫头鹰型帮助需要支持反馈分享一起工作顺利进行按步就班建立共识提高士气团队合作家庭、亲情让我们谈论它做到这件事结果赶快，尽快停止抱怨解决问题底线达到目标工作现在就做利润乐趣古怪另类只是看看冷静下来头脑风暴脑力激荡创新创建灵感无损失日期分析事实细节想一想考虑评价回顾好奇一个惊喜有趣研究决定文章的正式程度搭建思路（三）1、你本人很了解对方吗？2、目标读者地位比你低吗？3、是好消息吗？正式指数一分十分不……是……正式指数：分数越低越正式！形式称谓语气宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单指出下面哪些媒介是正式媒介：宣传册政府公文行文正式的电子邮件附件带抬头信纸电子邮件可粘贴便条手写便笺广告传单正式媒介非正式媒介案例分析：你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。决定文章的正式程度二、行政公文写作技巧练习：你是公司的普通员工，发现经常有员工违反“禁止在会议室吃中餐”的规定，你决定写信给行政部门经理投诉。利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。决定文章的总体风格搭建思路（四）一象限二象限三象限四象限简单型说服型解决问题型艰难型立场一致立场不一致资源充足资源不充足说服矩阵目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？立场资源你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？一象限二象限三象限四象限立场一致立场不一致资源充足资源不充足罗列事实短文即可通知性质多次沟通强调利益所在较长篇幅有问有答较长篇幅不值得花费精力简单型说服型解决问题型艰难型说服矩阵案例分析：场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。简单型场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。解决问题型场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。说服型练习：总经理让你作出一份购买电脑的预算。你认为电脑更新很快，不如租赁电脑，费用也会更低。利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。并分析行动目标和正式程度。说服型二、行政公文写作技巧第二步草拟初稿列出文章的大纲草拟初稿七分想，三分写磨刀不误砍柴工提炼想法，有了骨头不愁肉建立合理次序提纲法轴辐法利用传统提纲来有序的组织思路利用轴辐模型催生新的想法案例分析：你是公司的财务人员。你想报名参加新会计制度讲解的培训班。但是，最近公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请。请写一份邮件给你的经理，希望他支持你的请求。阅读下面的案例。写出行动目标；选择层次；用轴辐法列出大纲。老板同意让我参加研讨会老虎型－结果导向职业发展留住优秀员工哪些成本可以税前列支？避免财务风险哪些风险符合国家法规随时了解会计的变动让客户知道我们在与时俱进第三步生动有效行政公文写作“有效三步法”生动有效（一）情感指数提到目标读者的次数提到自己或公司的次数计算情感指数减去对读者的关注程度“我们很高兴地宣布，我们的新图书馆会在六月份对外开放，欢迎光临！”案例：请计算下面这段话的“情感指数”。读者：0自己：2情感指数：－2“从六月起，您可以使用新图书馆来完善您的研究，我们的图书馆欢迎您的光临。”练习：改写刚才的这段话，使“情感指数”为正。读者：3自己：1情感指数：2读者为尊生动有效（二）非常感谢各位的努力工作，我们公司在05年度超过了预期的销售目标。我很高兴地宣布，我们公司在05年度超过了预期的销售目标比较以下两种说法：我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队，其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。练习：按照读者为尊的原则改写下面这段话。贵方的战略团队将从张良的加入获得有形和无形的好处，其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。我非常乐意向你们推荐他。答案：增加可信度生动有效（三）我们在努力爱护环境。我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力去爱护环境。概括性－实用有效的信息每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算。公司会用几个标准来综合评分。所有的方法都很重要，希望每个员工重视个人的全面发展。请为这一段话添加一些内容，使得整段话更加生动、具体。每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算。公司会用4个标准来综合评分：一、完成任务情况：50％二、客户满意度：20％三、团队合作精神：20％四、沟通能力：10％希望每个员工重视个人的全面发展，在以上的4个方面有显著的成长。57依据《党政机关公文处理工作条例》和国家标准GB/T9704-2012《党政机关公文格式》编写新编党政机关公文写作规范.技巧.范例.评析红旗出版社魏建周编著公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）60g-80gA4型纸每页22行每行28个字黑色常用仿宋版头份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人版头中的分隔线版记版记中的分隔线抄送机关印发机关和印发日期页码公文格式分为：版头、主体、版记三部分，18项要素。主体标题主送机关正文附件说明发文机关署名、成文日期、印章附注附件000001机密★1年特急中国科学院文件科发办﹝2013﹞25号-1-1、份号：6位3号黑体数字，左侧第一行2、密级和保密期限绝密、机密、秘密和保密如不标期限，根据《国家秘密保密期限规定》，30-20-10年。用3号黑体字，版心左侧第二行，秘密等级与保密期限用“★”隔开。3、紧急程度（特急，加急）用3号黑体字版心左侧第三行版头000001机密★1年特急文件科发办﹝2013﹞25号XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX联合行文公文首页板式-1-4、发文机关标志公文版头部分的核心，套红大字居中首页上半部推荐用小标宋体字字号应小于上级机关的发文机关标志联合行文“文件”二字上下居中置于右侧存在问题：标志和字体不规范、发文机关与署名或印章不一致、字号大于上级机关标志。错误案例：发文机关——XX部，署名或印章——XX部XX局或XX部办公厅（室）35mm000001机密★1年特急文件国发﹝2013﹞25号XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-1-5、发文字号制发公文的编号，表明单位、时间和顺序公文管理与统计，查询检索机关代字、年份、发文顺序和“号”字例：国发﹝2013﹞25号——国务院机关2013年25号文件；人厅﹝2012﹞125号——人民日报社办公厅2012年125号文件年份全称，不能简化发文顺序号不编虚位，不加“第”字错误案例：（12）X财字第017号联合行文只标主办机关发文字号3号仿宋字体000001机密★1年特急文件国发﹝2013﹞25号签发人：张三XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-1-6、签发人上行文标注，只标姓名不标职务联合行文，所有会签人姓名3号仿宋字体+3号楷体字（右空一字）距离红色分隔线4mm7、红色分隔线版心等宽，高度不小于0.5mm签发人：张三李四国发﹝2013﹞25号赵五000001机密★1年特急科发办﹝2013﹞25号XXXXX关于XXXXX的通知根据根据根据：根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-1-8、标题“画龙点睛”作用发文机关名称+事由+文种2号小标宋体字体分隔线下空两行，居中标题过长回行时使用“梯形或菱形”，忌长方形和沙漏形9、主送机关标题下空一行，居左顶格+冒号主体000001机密★1年特急科发办﹝2013﹞25号XXXXX关于XXXXX的通知根据根据根据：根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-1-10、正文3号仿宋体，左空二字层次序号“一黑体、（一）楷体、1.（1）仿宋体”忌首页无正文、层次混用或层次过细数字、年份不能回行根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根根据根据。附件：1.根据根据根据根据根据据根据根据根据根据2.根据根据根据根据根据2013年7月1日抄送：根据根据，根据根据根，据根据根根据根据根据根。根据根据根据根据2013年7月1日印发-2-11、附件说明左空二字，后标冒号+附件名称附件名称后不加标点符号14、附件附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”3号黑体字，顶格版心左上角第一行置于版记部分之前与正文页码一起编排12、发文机关署名、成文日期、印章全称或规范化简称，与发文机关一致右空4字，红章，不得空白章联合行文，最后一章下压成文机关与日期不重叠不超出版心公文生效日期，标全年月日，不编虚位上行文、联合下行文均须加盖印章13、附注意义：需要说明的其他事项。上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附注的位置：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根根据根据。2013年7月1日抄送：根据根据，根据根据根，据根据根根据根据根据根。根据根据根据根据2013年