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XX软件股份有限公司文书管理制度第一章总则第一条为确保公司的文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第二条本制度所指文书，包括以下内容：1、高层决策文件以及对基层下达的文件2、会议文件、纪要与传阅文件3、公司规定的各项基本制度4、业务工作往来公文、信件、传真5、公司购置的图书、报刊、杂志第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得占有。第四条必须严格保守公司文件的机密。第五条凡公司重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以书面形式进行。第六条文件的起草、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。第二章文件的起草第七条凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。第八条公务文件应简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。第九条文件的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文件起草只是一个“文书化”的过程与结果。第十条文件上应有公司制发单位规定的编码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处理。第十一条在文件有必要加盖公司印章时，须经主管同意批准后，去印章保管员处申请加盖公司印章。第十二条公文印章加印在发文日期中间。第十三条制作文件的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4规格。第十四条保密文件注明密级。第十五条附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第十六条文件书写需符合公文种类，使用规范格式，详见附表1。第三章文件的签发第十七条公司文件按类别分为公司经营管理类文件，财务业务档案类文件，组织人事档案类文件，普通文件等。第十八条公司经营管理类文件（如公司股东会议文件、决策委员会文件、执委员会文件、行政人事任免调整通知、经营计划书、合同书、公司制定的规章制度等）原则上由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。第十九条公司类财务业务档案文件（如年度决算报告，软件注册证等业务用公文等）由财务部门起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十条公司组织人事档案类文件（如短期劳动协议书、劳动合同书、保密合同等）由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十一条公司普通文件（如部门提案、会议纪要、通知、申请等）由各部门负责起草、办公室审核编号，部门负责人签发。第二十二条文件的署名按下列规定进行：1、公司内文件，一般往来文件只需主管署名；单纯的上报文件，或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；重要文件，按责任范围由董事长、总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。2、对外文件，如合同书、责任状、回执、公告等重要对外文件，一律署董事长职务与姓名。如果是董事长委托事项可由指名责任者署名。第二十三条文件经审核、签发，由行政办公室校对无误后方能复印、盖章。第四章文书的收发第二十四条公司所有文书的收发管理工作均由行政部统一负责。第二十五条收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、信件、传真的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。第二十六条文书由行政办公室指定专人负责签收，并分类登记。第二十七条签收人应于接件当日即按文书的要求报送给有关部门和人员，不得积压迟误，属于急件的，应在接件后即时报送。第二十八条对于贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。收件登记表详见附表2。第二十九条写明各部门或个人收启的，如系公文应主动送行政部登记处理。第三十条未经登记的文书材料，不得先行使用、阅读。第一节文件管理第三十一条公司文件分为电子文档和纸质文稿两种形式，按其重要性和机密程度，由行政办公室确认以一种或两种形式发放，分类处理和归档，保存备查。第三十二条不宜向公司以外人员透露内容的文件属于机密文件，核稿人应注明“保密”字样，并请示签发人，确定报送范围。机密文件按保密规定，由专人印制、报送。第三十三条普通文件无秘级，可在公司员工层内部流通，供员工参考。第三十四条文件统一由办公室负责专送或邮寄。送件人应将文件名称、报送日期、签发部门（人）、接件人等事项登记在册备查，并向文件签发人报告报送结果。机密文件应由专人按核定的范围报送。文件发放登记表见附表3。第三十五条有必要在各部门传阅的文件，必须附上“文件阅办登记表”，按规定栏目填写，并最终交还文件管理人。文件阅办登记表见附表4。第三十六条个人不得保存公司文件，借阅文件应及时归还，调离公司的员工应将文件清理移交。第三十七条对于公司领导做出指示的文件，行政办公室应及时组织传达和落实。第三十八条下发的与部门有关的文件，在处理意见上如果存在分歧，应上报或请示上级领导，由上级裁决。第二节图书管理第三十九条公司对所有购置的图书资料进行统一管理。凡公司内各部门购买的图书，均需到行政办公室登记编目，备案后方能允许借阅。第四十条员工购买业务类应用书籍需公司报销的，应遵循公司图书管理的统一流程。第四十一条购书人须提出申请，提供所购书籍明细单，由部门经理签字；第四十二条图书管理员审核公司是否已有此类书籍；第四十三条购书人携所购书籍及发票到行政办公室办理入库登记（内容包括书名、价格、购书人签字）；第四十四条行政办公室根据购买图书资料发票逐一登记、编号、加盖公章。第四十五条图书借阅时限为1个月，借书人应在期限内及时归还图书；如需续借，到行政办公室办理续借手续；第四十六条图书归还时要完好无缺，如图书有损坏则由借书人按损坏程度赔偿；第四十七条图书为公司的公共财产，不得据为己有。第五章文件的存档与废除第四十八条公司经营管理类文件的存档、编辑与废除工作原则上由行政办公室办理。第四十九条文件在结办后3天内，交行政部专职人员归存。第五十条文件的存档应按照文件的编号进行分类编辑归档。第五十一条按年度计，年底将重要的、经整理编号的文件按类别进行汇总，装订成册，存入档案。第五十二条保存期限按下列规定确定：1、永久保存。凡属于规则、指令、决议及人事劳资文件，都归为“永久保存”文件。2、保存五年。没有必要永久保存的文件，保存期从编辑日起算，可保存五年。第五十三条保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文件，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报董事长认可，由行政办公室予以登记执行。